Desarquivamento
TJ acata sugestões da OAB/SP sobre desarquivamento de processos
No relatório entregue ao presidente do TJ, a OAB/SP propõe oito medidas:
1. fornecimento de um kit para acesso a web para cada diretor de Cartório, que passará a ser o responsável pelo encaminhamento da Ordem de Serviço com a relação dos processos para desarquivamento;
2. Até a implantação e o fornecimento do kit, deverão ser disponibilizadas às Subsecções da Ordem dos Advogados, as Ordens de Serviço já enviadas;
3. A empresa, ao receber a caixa-arquivo, deverá efetuar a conferência de seu conteúdo;
4. A empresa deverá disponibilizar em seu site, semanalmente, a relação dos processos desarquivados e enviados às comarcas, assim como também os não encontrados;
5. Os cartórios deverão informar à empresa os processos com mais de um volume, de forma que seja facilitada sua localização, bem como, acondicioná-los senão em uma só caixa, ao menos, disponibilizá-los em caixas de numeração seqüencial;
6. Deverão ainda os Cartórios, quando do envio da O.S., indicar o maior número possível de dados para facilitar a localização dos processos;
7. De imediato, que os cartórios forneçam à Ordem dos Advogados, as relações das Ordens de Serviços já emitidas, para que fiquem as mesmas a disposição dos Advogados;
8. Aos processos envolvendo partes contempladas pelos benefícios da Assistência Judiciária, que seja atribuída prioridade na busca e remessa dos autos, haja visto possuírem os Advogados prazo de 30 (trinta) dias para propositura das ações, conforme cláusula contratual com a Procuradoria Geral do Estado de São Paulo (Convênio P.G.E.).
“ São viáveis as providências solicitadas pela OAB/SP. Todas as medidas relativas ao contrato entre o TJ e a empresa Recall já estavam sendo tomadas. E agora nós vamos acrescentar estas que foram sugeridas pela OAB/SP. Nós vamos também levantar os problemas quanto aos cartórios dizerem que enviou o processo e a Recall dizer que não chegou. Já tomamos providência para que isso não mais aconteça porque o relatório dos autos arquivados serão responsabilidade do cartório”, explica Tâmbara. O presidente do TJ também confirmou que a proposta de discriminar nas caixas-arquivo, a relação dos processos, será uma medida adotada em todo o Estado, estando este procedimento, atualmente, em fase de teste nas cidades de Jundiaí e Bauru.
Para o conselheiro Henrique Crivelli Alvarez, a medida inicial adotada é positiva. “ O advogado vai poder conferir se o processo que ele requisitou o desarquivamento consta naquela ordem de serviço ou não, porque até então ele não tinha acesso a esse documento. Esse é um documento interno da administração. Então a ordem de serviço ficava na diretoria. Fornecendo-se uma cópia ao advogado, ele vai ter como conferir. Ele vai poder chegar na subsecção e falar: o meu processo está aqui ou o meu processo não está. Dessa forma, ele pode ir ao cartório e checar porque o processo não foi relacionado. É mais um serviço que nós acreditamos que ajudará a solucionar o problema”, pondera.
O presidente da OAB/SP esteve no TJ, acompanhado da vice-presidente Márcia Regina Machado Melaré e do diretor tesoureiro, Marcos da Costa, além dos membros da Comissão especial para averiguar os problemas referentes ao arquivo do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo - integrada pelos conselheiros Laerte Soares, Paulo Roberto Chenquer, Henrique Crivelli Alvarez e por Fernando Guimarães Souza, Presidente da 39ª Subsecção de São Bernardo do Campo.
Conheça a íntegra do relatório.
Ao Excelentíssimo Senhor Doutor Luiz Flávio Borges D’Urso
DD. Presidente do Conselho Seccional da Ordem dos Advogados do Brasil
Prezado Senhor.
Em cumprimento às nomeações realizadas por Vossa Excelência, vimos apresentar o Relatório resultante da visita realizada no dia seis de abril à empresa Recall do Brasil Ltda, sediada na cidade de Jundiaí, e responsável pelo armazenamento, guarda e gerenciamento dos processos arquivados nas Comarcas do interior do Estado de São Paulo.
A referida empresa foi contratada pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, no dia 24 de novembro de 2003, para armazenar, guardar e realizar o gerenciamento informatizado de todos os processos arquivados em varas de primeira instância das Comarcas do interior do Estado.
A visita da Comissão foi originada por uma série de reclamações encaminhadas à OAB/SP por parte de inúmeras Subsecções, de advogados individualmente e requerimento de Conselheiros, sobre a demora no desarquivamento dos processos que, embora tenham prazo contratual de cinco dias úteis para serem entregues, vem demorando vários meses para retornar às mãos dos advogados.
Na empresa, a Comissão visitou todas as dependências conhecendo procedimentos de arquivamento e desarquivamento dos processos, interagindo ainda com os funcionários que trabalham em todas as etapas do serviço.
Posteriormente, a Recall realizou uma exposição sobre os dados que colheu ao longo do último ano de trabalho e as etapas detalhadas do desarquivamento dos processos, inclusive efetuando uma simulação.
O volume de atendimentos de desarquivamentos de processos, segundo a Recall, atualmente se encontra em 2.700/dia ou 54 mil/mês.
No ano passado, no início do atendimento, foram registrados 1.600 pedidos/dia, que foi reduzido durante a greve dos servidores do judiciário para 800/dia, propiciando uma demanda sobrecarregada no período posterior, vindo a ultrapassar o total de três mil solicitações/dia.
Um dos grandes problemas detectados pela Comissão da OAB/SP foi o fato da empresa ter controle apenas das caixas-arquivo e não de seu conteúdo. Dessa forma, quando é realizada a solicitação do desarquivamento do processo, ele pode estar ou não na caixa indicada, que recebe um código, após a sua localização.
Em uma das auditorias realizadas pela empresa, dos 165 pedidos de processos, 12 não foram encontrados. Segundo a empresa, entre 2% e 20% não são localizados. Somente quando o processo é resgatado pela primeira vez, ele passa a ter “vida” no sistema, ou seja, passa a ter todos os seus dados cadastrados e inseridos na base de dados da empresa.
Quando a empresa informa que o processo não foi encontrado, não são tomadas medidas para sua localização. A busca é encerrada, o que nem sempre é comunicado ao advogado.
Informou ainda a empresa que, ao ser enviada a resposta para o cartório da não localização do processo, não se efetuará nova busca sem que sejam fornecidos dados novos a facilitar a localização.
O arquivamento por caixa também suscita outro problema: do envio de um só volume, quando o processo é composto por mais de um, e que não é informado pelo Cartório na Ordem de Serviço.
O envio dos processos em caixas fechadas sem discriminação e checagem de seu conteúdo, foi detectada pela Comissão como sendo um dos principais problemas causadores da demora. Não há responsabilização. Não há conferência do conteúdo. A empresa abre a caixa, não encontra o processo e não há um procedimento que aponte responsáveis por esta falha.
Esta técnica de arquivamento foi adotada pelas partes por resultar em custo mais baixo, porém, vem criando problemas insolúveis.
A título de experiência piloto, em Jundiaí, começarão a ser indexados todos os processos inseridos na caixa-arquivo através de uma relação fixada externamente. Segundo a Recall, a experiência vai ser implantada posteriormente em todas as Comarcas, onde os funcionários da justiça receberão treinamentos.
Uma vez solicitado o desarquivamento, o Cartório responsável providencia uma relação e a envia à Secretaria do Foro que, por sua vez, emite uma Ordem de Serviço, que é enviada on-line, com utilização de senha, para a empresa solicitando o desarquivamento. Cada OS pode incluir até 50 documentos. A Recall informou que somente recebe por processo localizado.
A Comissão da OAB/SP questionou a qualidade do treinamento dos funcionários da Justiça para enviar esta requisição do desarquivamento por meio eletrônico e se há controle sobre o envio dessas ordens, inquirindo ainda, se o funcionário pode solicitar várias vezes o mesmo documento, procedimento que segundo a empresa, não seria aceito pelo sistema.
Na avaliação que a Recall fez para a OAB, alguns problemas extras surgiram no processo do gerenciamento e guarda dos processos. Um deles está, no aumento do número de volumes de processos estimados inicialmente em 1,4 milhão de caixa-arquivo, cada uma delas contendo entre 10 e 15 processos, mas que aumentou para 1,9 milhão. Outro fator, foi o prazo para implantação do sistema e conclusão do remanejamento físico do acervo, que era de 180 dias e acabou se estendendo para 270 dias.
Assim Senhor Presidente, esta Comissão após discussão e avaliação da visita a Recall, definiu como prioritárias as seguintes sugestões:
1. Deverá a empresa fornecer um kit para acesso a web para cada diretor de Cartório, que passará a ser o responsável pelo encaminhamento da Ordem de Serviço com a relação dos processos para desarquivamento;
2. Até a implantação e o fornecimento do kit, deverão ser disponibilizadas às Subsecções da Ordem dos Advogados, as Ordens de Serviço já enviadas;
3. A empresa ao receber a caixa-arquivo, deverá efetuar a conferência de seu conteúdo;
4. A empresa deverá disponibilizar em seu site, semanalmente, a relação dos processos desarquivados e enviados às comarcas, assim como também os não encontrados;
5. Os cartórios deverão informar à empresa os processos com mais de um volume, de forma que seja facilitada sua localização, bem como, acondicioná-los senão em uma só caixa, ao menos, disponibiliza-los em caixas de numeração seqüencial;
6. Deverão ainda os Cartórios, quando do envio da O.S., indicar o maior número possível de dados para facilitar a localização dos processos;
7. De imediato, que os cartórios forneçam à Ordem dos Advogados, as relações das Ordens de Serviços já emitidas, para que fiquem as mesmas a disposição dos Advogados.
8. Aos processos envolvendo partes contempladas pelos benefícios da Assistência Judiciária, que seja atribuída prioridade na busca e remessa dos autos, haja vista possuírem os Advogados prazo de 30 (trinta) dias para propositura das ações, conforme cláusula contratual com a Procuradoria Geral do Estado de São Paulo (Convênio P.G.E.)
Sendo o que tínhamos a relatar.
Henrique Crivelli Alvarez
Laerte Soares
Paulo Roberto Chenquer
Fernando Guimarães Souza
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