Foi publicada no DEJT desta segunda-feira, 19, resolução 235, do Conselho Superior da JT, que dispõe sobre o recolhimento e eliminação de documentos no âmbito da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus. A edição do texto foi aprovada em sessão do dia 22 de fevereiro.
A resolução objetiva orientar o "desenvolvimento planejado e eficiente" dos seguintes procedimentos: classificação e avaliação de documentos judiciais e administrativos visando à destinação final, movimentação da documentação identificada como de caráter permanente para ambientes apropriados ao seu tratamento e preservação; e, eliminação de documentos considerados sem valor administrativo, fiscal, legal, informativo e probatório.
Para os efeitos da resolução consideram-se:
Gestão de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Preservação de documentos - conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que visam a garantir a integridade dos suportes e do conteúdo dos conjuntos documentais ao longo do tempo;
Arquivo corrente - conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
Arquivo intermediário - conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente, aguardam, por ainda conservarem interesse jurisdicional ou administrativo, a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Arquivo permanente - conjunto de documentos de valor histórico, probatório e(ou) informativo que devem ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados; VI - eliminação de documentos - destruição de documentos considerados sem valor administrativo, fiscal, legal, informativo ou probatório;
Guarda permanente - manutenção definitiva de documentos com valor histórico, informativo ou probatório, aplicando-se medidas especiais de preservação;
Tabela de temporalidade - instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda de documentos, tendo em vista os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação;
Corte cronológico - marco temporal, estabelecido conforme aspectos históricos, sociais, econômicos ou políticos, que define a guarda permanente de um documento, independentemente do assunto de que trate ou da classe a que pertença;
Selo Histórico - instrumento para indicar para guarda permanente documentos que possuam reconhecido valor informativo e histórico e que não estão classificados para preservação na Tabela de Temporalidade
Amostra estatística representativa - formada por autos judiciais findos que, embora elimináveis, serão preservados permanentemente, para retratar o funcionamento e a trajetória da Instituição.
De acordo com o texto, a eliminação de documentos em fase intermediária produzidos no âmbito da JT será formalizada por meio de processo administrativo mediante autorização do Presidente ou do Órgão Colegiado do respectivo Tribunal, após análise do parecer da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e dos órgãos técnicos de tratamento documental.
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