Durante muitos anos trabalhando nesse segmento, pude observar que existem medidas simples que podem serem tomadas, para poder evitar a quebra de fundos de formatura, ou até mesmo, evitar desvios.
A primeira delas é:
- Não deixar seu dinheiro na conta de fornecedores, que não sejam especializados no assunto/ façam apenas a arrecadação.
Como o mercado de formaturas é gigante, existem muitos fornecedores que prestam serviços específicos voltados apenas a arrecadação de valores para formatura. Esses fornecedores cobram um valor fixo, e prometem ser os guardiões dos formandos pelo tempo necessário, até se formarem. Eles emitem boletos, prestam contas e podem até mesmo auxiliar na revisão dos contratos.
A segunda delas é:
- Em consequência da primeira, nunca deixar integralmente o valor nas mãos dos fornecedores, de maneira antecipada, uma vez que não existe qualquer garantia de que esse dinheiro será guardado em prol do seu evento, ou será misturado a de outros eventos, e ainda exija uma certidão negativa de débitos do SERASA e de tributos.
Infelizmente no mercado de formatura ainda são poucos os fornecedores que estão preparados a trabalhar de maneira organizada, separando os valores dos fornecedores de maneira clara, o que garante uma segurança de onde os valores estarão alocados, e que não serão utilizados para outras turmas, por isso o dinheiro que vem sendo arrecadado, deve ficar exclusivamente na conta do CNPJ da comissão.
Importante manter o fornecedor, sob supervisão, exigindo dele certidões negativas de débitos, de maneira atualizada a cada pagamento, o que ajuda a acompanhar a saúde financeira dos fornecedores.
A terceira delas é:
- Criar um estatuto com a definição de todos os integrantes do fundo, e informar a maneira de movimentar dinheiro arrecadado.
Essa medida é muito utilizada, para evitar que duas ou três pessoas, em desvio de finalidade, empreguem esforços em prol de usar o dinheiro arrecadado por todos, para outras finalidades, que não, as de formatura.
A quarta medida é:
- Sempre tenha um advogado especialista que possa fazer a leitura do contrato, e evitar as pegadinhas, e que ele leia todo o contrato e explique para todos, os itens de maneira pormenorizada.
Tenho visto muitos contratos de formatura, onde fornecedores maliciosos, não descrevem todos os serviços, e acabam apresentando 90 dias antes do evento, uma nova conta a ser paga! Isso ocorre muito por se aproveitarem de pessoas inexperientes que acabam assinando extensos contratos, sem a oportunidade de uma boa leitura técnica e atenda de advogados especialistas.
A quinta e última dica, é:
- Sempre abra um CNPJ em nome da TURMA, para movimentação financeira e celebração de contratos.
Existem muitos, muitos fornecedores de formatura que exigem significativas quantias para pagamentos de eventos de maneira antecipada, o que aumenta o risco da Turma. Exija sempre que os valores sejam pagos de maneira escalonada: entrada e intermediárias anuais, deixando o mais próximo do evento possível as demais parcelas.