O Registro de Preços é o sistema por meio do qual se registra formalmente os preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras, utilizando-se, para tanto, de licitação na modalidade concorrência ou pregão.
Já a Ata de Registro de Preços, nos termos do decreto 7.892/13, é o documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se formaliza a vinculação do vencedor aos preços e condições a serem praticados, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e nas propostas apresentadas.
Assim sendo, trata-se de um instrumento de caráter estimativo acerca de potencial compra, utilizado rotineiramente pela Administração Pública, o qual torna as contratações mais céleres, bem como mais eficientes, haja vista que possibilita ao gestor a aquisição parcelada de bens, sem que, para isso, ocorram bloqueios no orçamento do ente participante.
Por outro lado, embora a Ata facilite a aquisição dos bens ou a prestação do serviço, ela possui inúmeras limitações, tais como duração máxima de 12 (doze) meses, impossibilidade de ser aditivada em quantitativos, o que acaba por engessar a Administração Pública. O parágrafo 3º do art.12, do decreto que regulamenta o Registro de Preço, por sua vez, prevê que os contratos oriundos de Ata observarão o previsto na lei 8.666/93:
Art. 12. O prazo de validade da ata de registro de preços não será superior a doze meses, incluídas eventuais prorrogações, conforme o inciso III do § 3º do art. 15 da lei 8.666, de 1993.
§ 1º É vedado efetuar acréscimos nos quantitativos fixados pela ata de registro de preços, inclusive o acréscimo de que trata o § 1º do art. 65 da lei 8.666, de 1993.
§ 2º A vigência dos contratos decorrentes do Sistema de Registro de Preços será definida nos instrumentos convocatórios, observado o disposto no art. 57 da lei 8.666, de 1993.
§ 3º Os contratos decorrentes do Sistema de Registro de Preços poderão ser alterados, observado o disposto no art. 65 da lei 8.666, de 1993.
§ 4º O contrato decorrente do Sistema de Registro de Preços deverá ser assinado no prazo de validade da ata de registro de preços.
Ato contínuo, a lei 8.666/93 permite tanto a realização de aditivos, quanto a realização de prorrogações contratuais, observados os devidos requisitos, respectivamente, nos arts. 65 e 57. Logo, ao assinar Contratos Administrativos oriundos do Sistema de Registro de Preços possibilita-se à Administração Pública maior mobilidade na gestão do contrato.
Outrossim, é de se observar que para assinar o Contrato, a Ata de Registro de Preços necessita estar válida, bem como possuir saldo, haja vista que o valor contratado deve seguir o saldo restante da Ata. Em contrapartida, ao assinar o Contrato Administrativo o prazo de validade passa a ser regido pela previsão contratual, não ficando vinculada à validade de 12 (doze) meses.
Observe-se que se a vigência do contrato coincidir com a da Ata, o fornecedor/licitante não pode se opor à assinatura do contrato. Porém, caso o prazo de validade contratual extrapole o prazo da Ata, o contratado poderá se opor ao prazo de vigência contratual.
Por outro lado, o Contrato Administrativo gera obrigações recíprocas para as partes. Assim, ao assinar o Contrato, a Administração fica vinculada ao quantitativo nele previsto, de modo que abrirá mão de realizar aquisição parcelada de bens ou serviços.
Ainda, a lei 8.666/93 determina que é obrigatória a formalização de contratos administrativos no caso de licitações na modalidade concorrência e tomada de preços. Sendo assim, Ata de Registro de Preços formalizada por meio de concorrência obrigatoriamente deverá gerar assinatura de instrumento contratual.
Por fim, vale ressaltar que a nova Lei de Licitações (lei 14.133/21) regula o Sistema de Registro de Preços mais pormenorizadamente, ao contrário do que ocorreu até então com a lei 8.666/93 (art. 15, II), no entanto, a sua utilização passa a ser uma discricionariedade da Administração Pública, que deve utiliza-lo quando pertinente (art. 40, II, da Nova lei).
Portanto, conclui-se que, embora a assinatura de contrato possa trazer alguns ônus para a Administração Pública, ela é uma estratégia que pode ser adotada naqueles casos em que o ente público necessita de prazo maior para organizar nova licitação, mas o prazo de vigência da Ata está se exaurindo, de modo que o gestor terá como se organizar, sem que, para isso, fique desabastecido ou desassistido.
Cabe pontuar, ainda, que apesar de a Ata ter sido formulada para simplificar o processo de compras da Administração Pública, percebe-se que há, ainda, grande dificuldade de diversos órgãos públicos em operacionalizar referido instrumento. Com a nova regulamentação oriunda da lei 14.133/21, é imperioso que a Administração Pública busque adequar seus procedimentos e treinar a sua equipe para garantir que as compras se adequem ao planejamento de compras exigido, o que torna a Ata um instrumento ainda mais necessário.
Além disso, cabe aos fornecedores também melhor observar os editais de atas de registro de preço e buscar maiores informações sobre a sua operação, principalmente quando se verifica as grandes repercussões que uma ata pode impor no fluxo de contratos de um fornecedor. Logo, todos os agentes envolvidos devem ter o devido suporte para que haja clareza sobre as vantagens e desvantagens de se executar e participar de uma licitação nestes termos.