Algumas das boas práticas adotadas podem garantir a alta performance de toda equipe, cada vez mais exigida na era digital. Profissionalizar a gestão da banca com a ajuda de um software jurídico é um dos pilares do sucesso da advocacia na atualidade.
Ao investir em um software jurídico que opera na nuvem, como o SAJ ADV, gestores e advogados conseguem gerenciar dados e informações de forma remota. Basta acessar a plataforma via dispositivos móveis conectados à internet. Dessa forma, é possível obter maior controle de processos judiciais e registrar os dados dos atendimentos, atividades, processos e até as finanças do escritório.
No entanto, para obter sucesso na utilização do software jurídico contratado é importante garantir o engajamento dos colaboradores. Afinal, para automatizar a gestão, os dados e informações da banca devem ser inseridos no sistema. Quanto mais completas as informações na plataforma, melhor será a atuação da equipe. Isso também vai garantir o aumento da produtividade dos profissionais e agilidade na prestação do serviço jurídico aos clientes.
Como forma de auxiliar os advogados a utilizarem os recursos disponíveis para atender as necessidades do escritório, o SAJ ADV, solução desenvolvida pela Softplan, dispõe de equipe especializada para fornecer treinamento aos profissionais para que todas as funcionalidades contratadas sejam utilizadas corretamente.
Dicas para otimizar o controle de processos judiciais
1 - Registre todas as informações no sistema
Ao implementar a solução, promova uma força-tarefa para inserir as informações no sistema. Quanto mais profissionais envolvidos para importação dos dados de todas as áreas do escritório no software, mais rápida será a adaptação. Uma boa dica é lembrar sempre que o software jurídico vai agilizar a rotina de todos. Em pouco tempo, todo o esforço empenhado será recompensado, já que várias atividades se tornam automatizadas e o tempo de toda equipe será melhor aproveitado.
Toda a equipe do Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial, de Itajaí (SC), esteve engajada na tarefa de migração de sistema. Em apenas um mês, os funcionários realizaram o cadastro de 2.218 processos no SAJ ADV, o que correspondeu a 74% do total do escritório — a tarefa foi concluída no segundo mês de uso do sistema. Depois que as informações estão inseridas no software, a gestão do escritório torna-se descomplicada. Os usuários podem criar tarefas que ajudam no controle de processos judiciais e das atividades, atendimentos e finanças.
Falando em equipe, o SAJ ADV oferece um time de apoio para ajudar a avaliar como a tecnologia pode ajudar um escritório específico. Assim o gestor pode buscar no mercado tecnologias que ofereçam um período de teste, e assim definir em conjunto com os colaboradores a melhor solução a ser implementada no escritório. O SAJ permite uma avaliação gratuita de 15 dias para que a banca possa conhecer as funcionalidades, verificar se elas atendem às suas expectativas e analisar se, de fato, o sistema irá melhorar a atuação dos advogados.
Uma das funcionalidades presente no SAJ ADV para que os profissionais do escritório consigam manter o sistema atualizado é o cadastro retroativo das tarefas. A partir desta melhoria, torna-se ainda mais simples e fácil alimentar o sistema, fazendo bom uso do software.
2 - Controle a movimentação processual
A utilização do software jurídico SAJ ADV, permite a integração das informações e dos dados das variadas áreas do escritório. Dessa forma, a gestão de processos funciona melhor, e tanto os gestores quanto os colaboradores obtêm um maior controle de processos judiciais, acompanhando a evolução deles diretamente no sistema.
Com apenas alguns cliques, é possível desde verificar os prazos até produzir as peças. Com o software, tudo está integrado e o acesso às informações pode ser feito de dispositivos conectados à internet. Por meio da "Central de captura processual" do SAJ ADV, é possível cadastrar os processos e acompanhar a movimentação deles de forma automatizada, por meio de robôs que fazem a captura dos processos nos sites dos tribunais.
Essa funcionalidade possibilita que os profissionais sejam notificados sobre qualquer informação atualizada dos processos que tramitam nos sites dos tribunais. Para isso, é preciso acessar o módulo "Processos" e depois "Central de captura processual", para adicionar o número do processo.
Para promover uma boa gestão de escritório de advocacia, o ideal é adotar um controle dos andamentos processais. Dessa forma, quando o gestor for notificado sobre o andamento processual, ele poderá delegar tarefas a outros profissionais do escritório caso seja necessário adotar uma ação específica, como comparecer a audiências, reuniões e anexar documentos.
Além disso, o SAJ possibilita que as informações atualizadas sobre o andamento processual sejam disponibilizadas para os clientes dos escritórios utilizando o recurso "Área do Cliente", que pode ser acessada remotamente via dispositivos móveis conectados à internet.
3 - Inove a metodologia de trabalho
Após a contratação do software jurídico, o SAJ ADV disponibiliza um profissional com conhecimento amplo do sistema para orientar a equipe sobre como usar melhor a ferramenta. O técnico começa a entender as necessidades do escritório e ajuda a equipe a traçar a meta principal. Essa é a maneira mais rápida e eficiente para que advogados fiquem mais familiarizado com a tecnologia.
Ao personalizar o software para descomplicar a rotina do escritório, a equipe pode se preparar para propor uma nova dinâmica ou metodologia de trabalho. A implantação de indicadores de desempenho, os KPIs já está sendo incorporada por bancas para aumentar a produtividade e melhorar os serviços prestados. Com a ajuda da tecnologia, é possível ter equipes de alta performance em escritórios de advocacia.
Com a modernização na gestão por meio do uso da tecnologia, os líderes conseguem inovar o modelo de gestão atual do escritório. Isso garante um diferencial e torna a banca mais competitiva no mercado jurídico. Com um software, o gestor passa a se dedicar inteiramente ao sucesso do escritório.
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___________*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.