A empresa Macdata Tecnologia desenvolveu um sistema, o MacDigi, capaz de eliminar grandes quantidades de papel e transformá-los em arquivos eletrônicos, incrementando a produtividade de escritórios de advocacia. A ferramenta não apenas digitaliza, mas também garante a integridade do conteúdo e sua acessibilidade via internet.
De acordo com o consultor organizacional Fábio Orzi, o sistema possuiu dez etapas que garantem o sucesso da operação. Veja abaixo o passo a passo:
1. Recepção - Ao chegar à Macdata, a documentação enviada pelos clientes passa por manuseio e triagem.
2. Arquivamento - Todo o material em papel é guardado em arquivos de aço com classificação e etiquetagem destinadas a evitar extravios.
3. Preparação - Devido à multiplicidade de formatos, os documentos em papel recebem padronização pré-escaneamento.
4. Escâner - Além da tarefa de escanear, página por página, o operador monitora as imagens a fim de que as gravações preservem a máxima qualidade de leitura.
5. Indexação - Depois de escaneados, os documentos recebem código de barras e indexação por assunto, data e outros indicadores capazes de facilitar sua recuperação.
6. Depósito - Os papéis, após digitalização, são mantidos encaixotados em estantes até decisão sobre seu destino.
7. Descarte - No caso de descarte, a papelada é embarcada em caminhões para posterior picotagem.
8. Acesso - A documentação em formato eletrônico é disponibilizada na internet com armazenamento no UOL, com quem a Macdata mantém parceria.
9. Tela - O documento fica ao alcance de usuários devidamente munidos de login e senha.
10. Coordenação - O consultor organizacional Fábio Orzi planeja e customiza a implantação do MacDigi nos clientes da Macdata.
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