Com a crescente elevação dos custos imobiliários, ficou ainda mais atraente a gestão eletrônica de documentos em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, administrativos, financeiros, RH e outros. “Não faz mais sentido armazenar papelada em grandes áreas de escritório. Isso onera pesadamente os orçamentos das empresas”, argumenta o economista Fábio Orzi, consultor organizacional da Macdata Tecnologia. Com longa vivência nas áreas de auditoria e administração, Orzi prova por cálculos matemático-financeiros que a solução digital oferece de longe a melhor relação custo/benefício, um indicador capaz de fazer a diferença positiva na hora do balanço.
“Um espaço de 40 m² numa área nobre de São Paulo, por exemplo, chega a custar por volta de R$ 4 mil mensais, incluindo aluguel, condomínio e IPTU. Se forem somadas despesas com pessoal, transporte de documentos, seguro e outras, o valor sobe ainda mais”, mostra o consultor da Macdata voltado a atender as necessidades dos clientes. Quando o cliente adota a solução MacDigi, todos os volumosos processos armazenados em pastas passam a ser digitalizados. “Temos capacidade para digitalizar e indexar cerca de 50 mil páginas diariamente.” Os benefícios podem ser imediatamente sentidos nos escritórios, pois as informações digitalizadas são paulatinamente disponibilizadas pela internet.
Preparo
Processos judiciais e documentos administrativos recebem meticuloso tratamento da equipe Macdata, pois muitos chegam à sede da empresa, na Granja Viana, com imperfeições e formatações diversificadas. No escaneamento, o operador também realiza o tratamento das imagens. “Todas as informações precisam ser recuperadas. Então é importante esse monitoramento e controle de qualidade na hora de transformar papel em informação eletrônica”, explica Orzi. Os documentos recebem código de barras e são indexados por data, assunto e outros indicadores que tornam automática sua recuperação via sistema de busca.
Outra característica do MacDigi é que o sistema dispensa uso de servidor próprio do cliente. “Todas as informações contam com a segurança do UOL, com quem a Macdata estabeleceu parceria. O risco de perda de conteúdo é zero”, garante o consultor. Esse acesso via Internet permite que os usuários habilitados, mediante login e senha, acessem os dados do escritório ou de qualquer outro ponto do Planeta via notebook, tablet ou smartphone.
Integração
O MacDigi pode ser integrado com outros sistemas da Macdata de administração de processos e também com os mais avançados softwares de gestão existentes no mercado e adotados internacionalmente. “Se os benefícios do MacDigi podem ser usufruídos imediatamente após o início da implantação, o retorno do investimento financeiro do cliente ocorre, em média, após seis meses da assinatura do contrato”, afirma Orzi.
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