Imagine que você é um gerente jurídico de uma grande empresa e, assim como a maior parte do mercado, luta para fazer mais por menos. O orçamento é um constante limitador da sua performance e a intensidade das demandas tende a aumentar. Não será possível a terceirização de todo o trabalho. O advogado corporativo que assumia a posição de ‘gestor de escritórios’, o que por si só já ocupava quase todo o seu tempo, passa a incorporar também em suas funções a execução direta de inúmeras tarefas. Isso sem contar as recorrentes reuniões solicitadas pelos clientes internos e o acompanhamento de projetos liderados por outras áreas.
Você confidencia a um advogado de sua confiança a sua preocupação. O último relatório do orçamento escancara a impossibilidade de manter todos os prestadores de serviços jurídicos com o mesmo ritmo de demandas até o final do ano.
O pedido feito é bastante específico: ‘precisamos rever – leia-se reduzir -todos os honorários’.
O caso ilustrado é baseado no dia a dia de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos e faz parte da realidade de grande parte da comunidade jurídica.
Agora, olhando para o outro lado, qual seria a sua reação na posição de sócio de uma das assessorias jurídicas prestes a ser cortada pela pressão do orçamento?
Por certo que um bom parceiro de negócios sempre estará disponível para esse tipo de conversa, mas a simples revisão do preço de todos os fornecedores resolveria de forma eficiente o problema? Provavelmente, não.
No caso de uma empresa em expansão e que tende a avolumar demandas consultivas, principalmente as relacionadas a contratos, o pedido de redução dos honorários possivelmente ajustaria a situação momentaneamente, mas, meses mais tarde, o aumento crescente do volume de trabalho esbarraria novamente no orçamento.
Tecnologia não é sinônimo de inovação
Automatizar algumas rotinas seria uma excelente solução, mas iria de encontro com o problema original de limitação de orçamento.
Vamos aos dados! Essa seria possivelmente a direção indicada por um advogado 4.0.
As etapas passariam por acompanhar o volume de demandas recebidas pelo departamento pelos seus clientes internos; colher e organizar informações de um longo período para garantir a assertividade dos dados e escapar de eventuais distorções; formatar a base e principalmente identificar os grandes funis de demanda.
As soluções aplicadas devem atender aos requisitos de serem de fácil implementação, com resultado em curto prazo e custos reduzidíssimos.
Nesse contexto pode ser estudada a aplicação de treinamentos para dar autonomia para os departamentos não jurídicos executarem com um risco controlado algumas demandas de contratos. Nessa hipótese, uma consultoria jurídica adequada é capaz de garantir a criação de um banco de minutas que promove – com segurança – a autonomia das equipes internas para formalização dos seus contratos.
Além disso, a criação de uma matriz de autonomia, onde as áreas técnicas teriam liberdade para negociar as condições comerciais desde que respeitado o nível concedido, atenderia ao desafio proposto. Em complemento, a construção de um fluxograma de gerenciamento de contratos, no qual as áreas poderiam obter respostas normalmente direcionadas ao jurídico interno. Nesse modelo, um relevante volume de contratos seriam coordenados dentro do fluxo pelas equipes solicitantes sem a necessidade de sobrecarregar a equipe legal. Dentro do próprio fluxo seriam sugeridas redações de cláusulas para as situações normalmente enfrentadas.
Atendendo à necessidade do nosso personagem, as soluções propostas têm o potencial de reduzir de forma expressiva demandas rotineiras e possibilitam dedicar mais tempo para demandas estratégicas.
Soluções mais sofisticadas como a implementação de um chatbot construído para guiar as dúvidas mais frequentes questionadas ao jurídico, a automatização de contratos e utilização de IA para revisão de minutas seriam excelentes alternativas. Contudo, não atenderiam ao prazo e budget estabelecido pelo cliente.
Alcançar uma solução inovadora em todos os sentidos, que resolve o problema, cria uma solução eficaz, ágil e com viabilidade de implementação dentro do budget, nem sempre passa pela tecnologia. Reduzir custo e aumentar a eficiência, quase sempre passa pela análise de dados.
Acertar rotinas e construir processos que geram valor para os clientes, reduzem custos e aceleram tarefas burocráticas também é inovar.
A simplicidade que transforma realidades é inovação.