A implementação de um canal de denúncias é um passo crucial para garantir a integridade e a conformidade dentro das organizações. Estabelecido pela lei anticorrupção (lei 12.846/13) e regulamentado por seu decreto, o canal de denúncias não é apenas uma formalidade, mas um componente vital de um programa de integridade corporativa. Neste artigo, exploramos a importância desse canal e fornecemos um guia sobre como implementá-lo efetivamente em sua empresa.
Por que investir em um canal de denúncias?
O cumprimento das normas e a manutenção de uma cultura ética e transparente são essenciais para qualquer organização. No entanto, estabelecer diretrizes e valores éticos não é suficiente por si só. É fundamental que a empresa adote estratégias para garantir que essas diretrizes sejam seguidas e para permitir que os colaboradores participem ativamente da manutenção dessas práticas.
Um canal de denúncias eficaz ajuda a:
- Fortalecer a cultura de compliance: Facilita a adesão às normas internas e externas, promovendo um ambiente de trabalho mais ético.
- Promover a ética nas relações de trabalho: Oferece um meio seguro para que os colaboradores relatem práticas inadequadas ou ilegais.
- Melhorar o Clima Organizacional: Reduz conflitos e descontentamentos ao fornecer uma via para resolver questões de forma transparente.
- Proteger a imagem da organização: Demonstra o compromisso da empresa com a integridade e a legalidade, melhorando sua reputação no mercado.
- Detectar e corrigir práticas ilegais: Permite a identificação rápida de condutas impróprias e a implementação de medidas corretivas antes que se agravem.
Características de um canal de denúncias eficiente
Para ser eficaz, um canal de denúncias deve ter certas características que assegurem sua funcionalidade e confiança:
- Acesso simplificado: Disponível por diversos meios, como telefone, e-mail e plataformas digitais, e acessível tanto para colaboradores quanto para terceiros.
- Confidencialidade e anonimato: Garantir que as identidades dos denunciantes sejam protegidas e que as informações sejam tratadas com sigilo.
- Análise de risco: Avaliação e categorização das denúncias conforme sua gravidade e natureza.
- Participação ativa do comitê de ética: O Comitê deve analisar as denúncias e tomar as ações apropriadas, assegurando a resolução efetiva dos problemas relatados.
Como implementar um canal de denúncias?
Para garantir que o canal de denúncias funcione corretamente, é necessário seguir alguns passos fundamentais:
- Criação de um comitê de ética: Forme um grupo diversificado, incluindo profissionais de auditoria, recursos humanos, comunicação e jurídico. Este Comitê será responsável por supervisionar o canal e lidar com as denúncias recebidas.
- Elaboração de um código de ética: Desenvolva um documento claro que defina as práticas aceitáveis e inaceitáveis dentro da empresa. O Comitê de Ética deve supervisionar a criação e atualização deste Código e assegurar que todos os colaboradores tenham acesso a ele.
- Definição de estratégias e procedimentos: Estabeleça as estratégias para o canal de denúncias e defina os procedimentos e responsabilidades envolvidos. Planeje os recursos necessários e justifique o investimento para os gestores da empresa.
- Criação do canal de denúncias: Escolha os meios de comunicação adequados, como um número de telefone dedicado, um serviço de chat seguro, um e-mail específico ou uma plataforma online. Considerar canais externos pode garantir maior independência.
- Promoção do canal: Realize campanhas internas para promover o uso do canal e aumentar a confiança dos colaboradores no sistema. Inclua o canal em treinamentos de compliance e em outras iniciativas de comunicação interna.
- Implantação de um programa de compliance: Integre o canal de denúncias em um programa de compliance abrangente que inclua práticas e recursos para assegurar uma gestão ética e transparente.
Conclusão
Um canal de denúncias bem-implementado é um componente essencial para a gestão ética e a conformidade dentro das organizações. Ao seguir os passos para sua criação e promover sua utilização, as empresas não apenas cumprem suas obrigações legais, mas também reforçam sua cultura de integridade e transparência.