Em 31 de janeiro desse ano, fora lançado o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP), que permite acesso a distância de documentos em todo o Brasil. Graças à integração facilitada pelo sistema, os interessados não precisam mais se locomover aos cartórios para a obtenção de documentos que, além de em muitos casos demandarem viagens, ainda demoravam a ser disponibilizados.
O sistema inaugurou um momento muito importante anteriormente preconizado pela lei 11.977/09 em seu artigo 37, demarcado pela modernização dos procedimentos e conexão dos diversos cartórios, proporcionando agilidade na comunicação entre eles. Assim como seus bancos de dados que permitem a efetiva integração.
Qualquer ato registrado em cartório pode ser fiscalizado eletronicamente, podendo haver transferência eletrônica de documentos e informações entre o cartório e seus usuários, inclusive entre as autoridades públicas, sendo a regulação de todo esse sistema realizada pela Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Não obstante, se mostra ainda possível a utilização de extratos eletrônicos contendo dados estruturados, eliminando a necessidade de apresentação de documentos físicos para realizar o registro, garantindo a eficiência, praticidade e detalhamento dos atos e operações formalizadas no cartório, podendo ainda acessar remotamente todas as unidades dos registros públicos, por meio da internet, cabendo ao CNJ indicar quais documentos poderão ser consolidados em extratos e quais as informações constarão neles de forma padronizada.
O Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP) funciona como um cartório online que une o sistema de todos os serviços notariais do país, aprovado pelo Senado Federal por meio da edição da Medida Provisória (MP) 1.085/21, tendo ocorrido a sua implementação no dia 31 de janeiro de 2023 e a sua regulamentação no 01 de fevereiro de 2023, através do Provimento 139.
A implementação do SERP tem por escopo unificar todos os sistemas notariais do país, permitindo o registro e consultas via Internet. Além disso, tornou-se possível a utilização de assinaturas eletrônicas avançadas para acessar e transmitir informações por meio do sistema.
A MP 1.085/21 de 31 de maio de 2022 efetiva o SERP para unificar os sistemas dos cartórios em todo o país e permitir registros e consultas pela internet, segundo a referida Medida Provisória, o SERP deve conectar as bases de dados de todos os tipos de cartórios. Tem-se, portanto, que o intuito do sistema é reunir todos os serviços burocráticos realizados por cartórios de registro civil, de títulos e de imóveis. Além disso, tem-se por inequívoco ainda, que o acesso remoto e unificado às informações sobre segurança pessoal e patrimonial ajudará a reduzir custos e taxas de crédito.
Diante da implementação do SERP, os certificados podem ser extraídos por meio de reprodução (como fotocópias) ou eletronicamente, o que significa dizer que o registrador está dispensado de imprimir certidões (cidadania ou título), devendo então serem criados certificados digitais de acordo com as normas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) utilizando tecnologia que permite aos usuários imprimi-los e identificar sua autenticidade.
Quanto à forma, como o SERP funciona como notários online, em princípio será responsável por conectar bancos de dados de todos os tipos de notários. A implementação e administração do sistema é realizada por oficiais de registros públicos nacionais, que são membros obrigatórios, de modo que a operação do sistema é realizada por meio de organizações sem fins lucrativos que reúnem esses oficiais.
Por sua vez, a Corregedoria do CNJ é responsável por regulamentar as entidades que operam com recursos captados em fundos para implantação e custeio do sistema eletrônico de registros públicos (Fics).
O SERP exige o uso de assinaturas eletrônicas avançadas e a expansão do acesso a serviços digitais exigirá o uso de assinaturas eletrônicas. Modalidades que podem ser utilizadas pelos cidadãos para acessar registros públicos e enviar informações. Este tipo de assinatura eletrônica, previsto na lei 14.063/20, exige o uso de certificados digitais, identidades eletrônicas corporativas e pessoais.
Se o notário e a autoridade pública tiverem previamente acordado, esta pode conceder acesso aos dados de identificação civil. A utilização de tais informações objetivará a verificação da identidade do usuário no serviço SERP.
O referido banco de dados inclui informações sobre dados biométricos, federais, CPF, cartórios eleitorais, cabendo destacar que em todas as situações devem ser seguidas as regras da lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e o Código Nacional de Identidade (ICN).
O uso de SERP encurta o prazo para a realização de serviços de registro. Por exemplo, para emissão de certidões, o prazo legal atual é de 5 dias, mas por aprovação da MP 1.085/21, a duração máxima do serviço de registro será consideravelmente reduzida.
Por exemplo, no caso de uma certidão eletrônica que contenha todo o conteúdo da matrícula do imóvel, o prazo para emissão é de 4 horas. Para certidões com situação jurídica de imóvel atualizada, o prazo é de 1 dia. Para transcrições e outros casos, resta um prazo de 5 dias.
Ademais, a MP também abreviará o prazo de registro das escrituras de compra e venda de imóveis. Assim, não havendo pendências ou falta de pagamento de emolumentos, cláusulas especiais, escrituras sem disposições especiais, o prazo é reduzido de 30 para 5 dias. Finalmente, outras escrituras têm vencimento de 10 dias, enquanto as hipotecas múltiplas têm vencimento de 30 dias.
Com relação aos extratos eletrônicos, praticamente qualquer cartório pode aceitá-los para registro ou averbação de fatos, atos e negócios jurídicos por meio do SERP. O notário é, portanto, responsável por qualificar o título pelos elementos, termos e condições contidos no extrato. O tabelião também deve fornecer ao requerente informações sobre a certificação de registro em formato eletrônico.
De fato, o acesso digital aos documentos já estava disponível em muitos dos registradores do país por meio da plataforma registradores.onr.org.br, mas até então, a padronização da prestação de serviços estava longe de ser concluída. A formalização do SERP não só contribui para a padronização, como também obriga todos os registros brasileiros a aderirem ao sistema, conforme determina a Medida Provisória 1.085/21, que é responsável por estabelecer as regras do sistema, além de contribuir para o acesso às informações.
Atendendo à obrigatoriedade, a tão almejada integração contribui para agilidade, praticidade, economia e principalmente na localização de informações básicas, o que com o sistema atual implica, não raramente, em grandes despesas com viagem.
De acordo com a nota informativa do Gabinete de Política Económica do Ministério da Economia sobre o SERP, o atual sistema de registros públicos válido no país, ainda se encontra estruturado para a conjuntura econômica local, estando o ato de registro limitado a vários cartórios notariais distribuídos pelo país, sendo em cada caso, necessária a presença física do usuário.
Essa configuração dificulta e onera o acesso da sociedade a dados e serviços cadastrais, principalmente em um ambiente econômico digital e global.
Com a implantação do Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP), será possível identificar bens pessoais e imóveis vinculados a CPFs e CNPJs específicos. E nessa perspectiva, dado que as informações estão disponíveis publicamente, resultará em uma maior facilidade para se identificar possíveis ônus sobre o imóvel, como hipotecas, penhoras, execuções e outras restrições.
Além disso, o SERP permitirá a modernização técnica e segura dos serviços de registro público, garantirá a validade e a confiança pública dos certificados digitais e garantirá a fé pública dos documentos arquivados e eletronicamente enviados.
Igualmente importante é o efeito desta medida na recuperação econômica de nosso país que ainda sente os efeitos da pandemia. A padronização dos procedimentos de registro e a possibilidade de realizá-los remotamente, deve trazer ganhos de produtividade para o país e para todos os usuários. Por exemplo, os trabalhadores em todo o país se beneficiarão de custos reduzidos e prazos de registro mais rápidos, resultando em menores custos de financiamento e moradia para todos.
A Secretaria de Política Econômica do Ministério da Economia considera a proposta de estabelecimento de sistema eletrônico de registros públicos como parte da estratégia de médio a longo prazo da carteira para corrigir deficiências e tornar os mercados de crédito mais eficientes para todos os agentes. Isso porque, o sistema poderá aumentar a eficácia e a transparência da concessão de crédito.
Além do uso de assinaturas eletrônicas seguras e acessíveis, divulgação dos bens dados em garantia, padronização de procedimentos, redução de custos de transação e consolidação de registros pessoais e imóveis em um único ponto aumentará a segurança das transações.
Também é importante ressaltar a necessidade urgente de se facilitar uma recuperação econômica rápida e eficiente em um país que ainda sente os efeitos da pandemia de COVID-19, o que exige o fortalecimento de um ambiente de negócios seguro e eficaz.
Nesse contexto, melhorias propostas como padronização dos procedimentos de registro, criação de certidões e extratos eletrônicos nas condições acima também contribuirão para o processo de retomada da atividade econômica no curto prazo. Outro ponto fundamental é que o Sistema de Registros Públicos e o CNJ se prepararam para garantir sua imediata produção de seus efeitos, e as adaptações necessárias para sua plena entrada em vigor.
Portanto, as mudanças e inovações propostas irão aumentar a modernização e segurança dos negócios baseados em informações cadastrais e garantir a melhor retomada possível do crescimento econômico, aproximando o país das melhores práticas internacionais. Todas essas medidas visam desburocratizar, popularizar o registro eletrônico e promover a divulgação da composição dos bens dados em garantia e dos direitos patrimoniais.
Com a implementação do SERP, as leis 6.015/73, 6.766/79 e 13.465/17 foram alteradas para serem exatamente compatíveis com os novos formatos de prestação de serviços de registros públicos eletrônicos e digitalizados e da lei 4.591/64, por meio da qual, mesmo em caso de atraso na entrega ou não entrega das obras após a construção ou da destituição do incorporador, permite a instituição do condomínio edilício, sem necessidade de registro autônomo.
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ANOREG. Sistema Eletrônico de Registros Públicos – Serp, altera serviços de cartórios no país. Disponível em: https://www.anoreg.org.br/site/sistema-eletronico-de-registros-publicos-serp-altera-servicos-de-cartorios-no-pais/ Acesso em 13 fev. 2023.
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BRASIL. Medida Provisória nº 1.085, de 27 de dezembro de 2021. Dispõe sobre o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos - SERP, de que trata o art. 37 da Lei nº 11.977, de 7 de julho de 2009, e altera a Lei nº 4.591, de 16 de dezembro de 1964, a Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, a Lei nº 6.766, de 19 de dezembro de 1979, a Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, a Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil, a Lei nº 11.977, de 2009, a Lei nº 13.097, de 19 de janeiro de 2015, e a Lei nº 13.465, de 11 de julho de 2017. Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/medida-provisoria-n-1.085-de-27-de-dezembro-de-2021-370315879. Acesso em 13 fev. 2023.