Manter os prazos em dia, acompanhar todos os processos e intimações, atender as demandas que vão aparecendo diariamente, conseguir resolver tudo e ainda prospectar novos clientes, em meio a tantas tarefas, é difícil não é? É nesse momento em que surge a pergunta: como conseguir bons resultados e ainda aumentar a produtividade do seu escritório?
É importante saber que diversos fatores contribuem para o crescimento e reconhecimento profissional e a organização é um dos aspectos principais na hora de intensificar a capacidade produtiva do seu escritório de advocacia.
Tudo deve ser o mais estruturado possível, desde os documentos até a jornada de trabalho, sua e a de seus colaboradores. Assim, não é desperdiçado tempo e energia com tarefas que não trarão retorno positivo.
Separamos 5 dicas para você que, além de otimizar e aumentar a eficiência, será possível melhorar a qualidade do serviço e criar um ambiente mais leve e agradável ao trabalho.
#1 Diminua a quantidade de documentos em papel
Escritórios de advocacia mais antigos acumularam uma grande quantidade de documentos impressos. É complicado manter a organização e encontrar as informações que você precisa com rapidez e praticidade diante de tanto papel. Além disso, com o tempo, esses registros podem acabar se deteriorando.
É importantíssimo digitalizar todos os documentos físicos que você tem. Além de ser muito mais seguro, economizar espaço, é muito fácil de localizá-los quando for necessário.
#2 Organize documentos digitais
Os documentos digitais têm que estar organizados para uma consulta. É necessário se atentar na hora de nomear os arquivos, utilizar sempre critérios de catalogação como datas, nomes, tipo de processo, para facilitar quando precisar fazer uma busca. Excluir o que não é mais relevante e a atualização de backups devem ser feitas semanalmente.
#3 Tenha um bom relacionamento com os clientes
Manter o contato com o cliente é uma tarefa importantíssima. O profissional tem que ter o perfil desejado para a função e treinamento específico para o cargo que vai ocupar. Entenda que o cliente precisa confiar ao escritório todos os seus dados, por isso, a relação entre você e ele tem que ser ótima. É fundamental que ele seja bem tratado, que tenha um auxílio antes, durante e após o processo.
O envio de um relatório periódico para todos os clientes com informações relevantes, como o andamento processual atualizado, por exemplo, é uma boa prática. A grande dica aqui é utilizar a tecnologia como uma aliada, substituindo o trabalho repetitivo, mecânico e desnecessário.
A assistência pós-processo também é super importante, ter um feedback do cliente é fundamental para que o serviço prestado seja sempre melhor.
#4 Invista no relacionamento com colaboradores
O ambiente do escritório deve ser descontraído, permitindo que as pessoas exerçam suas atividades com tranquilidade. Trabalhar sob pressão constante pode comprometer a produtividade acabando com o clima organizacional.
Ter colaboradores desmotivados impacta diretamente no crescimento do seu escritório. Um bom líder sabe quando é hora de dar uma pausa no trabalho e fazer o time relaxar. Aproveite a relação interna entre as pessoas para criar um espaço agradável.
Se preocupe com seus profissionais, eles estão ali para ajudar a empresa a crescer. Essa pode ser uma forma prática e efetiva para que a produtividade vá acima do desejado.
#5 Use a tecnologia a seu favor
Muitos profissionais ainda lutam contra a ideia de adotar um software jurídico. Mas esse facilitador pode ser capaz de multiplicar a produtividade de seu escritório. Além de ser excelente organizador de informações, um software jurídico moderno oferece imensas vantagens e facilidades para sua rotina.
Hoje em dia usar a tecnologia a seu favor é imensamente importante. Ela permite que os advogados destinem seu período de trabalho apenas às atividades jurídicas e ajuda a reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e retrabalho, tornando seu escritório mais ágil e produtivo.
Novidades tecnológicas também diminuem a probabilidade de erro humano nos seus processos, como o preenchimento de informações erradas, por exemplo, aperfeiçoado a qualidade dos seus serviços.
A introdução de softwares e aplicativos pode ser um diferencial no seu escritório de advocacia. Usar essas ferramentas permite entregar mais resultado, em menos tempo, usando menos recursos, com um custo menor.
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*Suzana Mazzio é assistente de comunicação da Advise. Jornalista, auxilia na produção de conteúdos buscando ajudar ainda mais os advogados a otimizarem suas rotinas