A importância dos indicadores nos escritórios de advocacia

Um dos aspectos que orienta a implantação da controladoria jurídica no escritório de advocacia é a imediata transformação em relação ao ganho de eficiência e produtividade. Com isso setor desenvolve diariamente atividades técnicas e de gestão jurídica. Vale ressalvar que além disso a função de análise de resultados e de desempenho é extremamente relevante para o gerenciamento do escritório de advocacia de modo integrado.

Por isso, a cultura empreendedora de uma organização a fim de lutar contra as incertezas e ameaças dos concorrentes detêm uma crença inovadora na conquista de novos mercados. E para que as mudanças sejam efetivadas é preciso desenhar uma cultura de acordo com os objetivos e valores da organização.

Ocorre que, diante das intensas mudanças proporcionadas pelas inovações tecnológicas o cenário jurídico tem desenvolvido uma barreira de proteção para não enxergar as melhorias do futuro.

A razão disso decorre dos comportamentos que desenvolvíamos quando éramos crianças, fazíamos apenas o que precisávamos sem analisar sua prioridade, com atividades programadas. Não pensávamos em uma única coisa e não pensamos além do que nos era proporcionado.

Desse modo verificamos comportamentos "padrões" dentro da advocacia que prejudicam diretamente seu negócio. Como: "simplesmente temos de fazer", "atarefados demais", "ocupados demais", "compromissados demais". Ou seja, uma rotina massacrante envolvida diante de uma condição coletiva que dificulta as tomadas de decisão.

O que realmente importa?

A questão é que nos ocupamos com o que não é relevante para o negócio jurídico, permanecemos presos à procedimentos que hoje não geram diferença no resultado da prestação de serviço. A grande mudança do cenário jurídico trouxe um modelo novo para advocacia no que diz respeito a prestação dos serviços e do próprio modelo organizacional.

E ter um indicador de desempenho auxilia a gestão para que o sucesso de determinado procedimento seja focado no "como" e a importância dele para o crescimento - bem como- alcance dos objetivos traçados pelo escritório. Em suma, os KPI's (Key Performance Indicator) são indicadores definidos pelo gestor para acompanhamento de procedimentos implantados.

Além disso, é um facilitador na transmissão da visão e missão do escritório aos funcionários/colaboradores/advogados para que permaneçam engajados com todos os setores. Com esses dados a equipe traçará os planos de ação necessários para que as mudanças sejam efetivadas e para assegurar que a estratégia utilizada está sendo efetiva na produção de resultados.

Contudo, a operação do Software Jurídico apresentará relatórios, informações concretas das ações e da equipe jurídica responsável pela produção.

Como definir um KPI?

A construção desses indicadores deve, necessariamente, ser embasada em dados mensuráveis para a produção de resultado qualitativos e quantitativos. E diante dessa natureza da mensurabilidade adota-se o método SMART, derivado da língua inglesa, uma ferramenta que proporciona com objetivo a adequação de todas as fases do processo.

Em suma, é preciso definir com especificidade o motivo para alcançar esse objetivo e quais as pessoas envolvidas no seu cumprimento. Bem como, a avaliação mensurável de como alcançar a mudança por meio desses indicadores. Dentre esses objetivos elencar resultados que possam ser alcançados - juntamente com a relevância envolvida com o escritório em busca desse novo resultado. E, não menos importante, a definição do tempo determinado para essa realização.

Qual a diferença dos KPIS para o OKR?

O OKR (Objectives and Key Results) é uma ferramenta de definição das metas e sua metodologia é eficiente no cumprimento, pois diante de muitos planejamentos a falta de foco pode prejudicar o alcance delas. Ou seja, sua atividade é desenvolvida na cultura da empresa - por meio desses métodos durante o período de criação dos novos projetos podemos garantir o engajamento de todos.

Essa análise de resultados apresenta dados do dia a dia e proporciona por meio de novos procedimentos que as atividades sejam produtivas e pouco estressantes. A base de sua metodologia e os dados para gerar os resultados a serem analisados serão desenvolvidos por critérios projetados pela própria equipe, com ciclos trimestrais, com metas (definidas pelo método SMART),e total transparência entre procedimentos.

Logo, seus componentes são extraídos entre objetivos e key results. Os objetivos englobam descrições qualitativas do que deseja atingir, sendo curtos, inspiradores e envolventes. E os key results são o conjunto de métricas que direcionam seu progresso para a cada objetivo cumprido.

Quais são seus medidores?

 Salienta-se que a eficiência e produtividade são características em constante análise pelos gestores, conseguir alcançá-los a fim de garantir a lucratividade e rentabilidade do escritório. Ainda assim, as tomadas de decisão não são estritamente racionais na interpretação das informações apresentadas.

A fim de evitar que o viés cognitivo leve a distorção perceptiva e de discernimento nas tomadas de decisão. Por exemplo, imagine que você esteja em uma reunião e precise tomar uma decisão sobre o escritório. De acordo com os dados que detêm hoje, provavelmente, não seria fácil entregar essa resposta com precisão em um curto tempo.

Contudo, o objetivo de usar os softwares jurídicos no auxílio na produção desses indicadores por meio de gestores que produzirão é entregar com precisão dados que irão auxiliar a tomada de decisão.

Os indicadores no escritório de advocacia irão medir o modelo organizacional por meio de indicadores de capacidade e produtividade. O indicador de capacidade avaliará os projetos da banca e o prazo de entrega, logo o de produtividade diante do resultado da análise entre as entradas dos projetos e o prazo de entrega em determinado tempo.

Por isso, é preciso implantar no mínimo três indicadores de análise dessas metas. Pois tão importante quanto acompanhar o que está fazendo, é tão importante quanto a definição do que deve ser feito.  Afinal, tudo que não consegue medir - não consegue controlar.

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*Kamille Ziliotto é consultora em Produção Jurídica da Selem Bertozzi Consultoria. Advogada especialista em implantação e gestão da Controladoria Jurídica. Palestrante e autora de artigos em Gestão Legal.