Controladoria jurídica como ferramenta que garantirá produtividade eficiente

São muitos os benefícios trazidos pela CJ - desde uma melhora significativa na precificação dos honorários à produtividade - que passa a ser maior, com mais qualidade e menos custo (operacional, de pessoas com processos).

Veja bem, quando tem na sua banca um departamento cujo escopo é garantir mais qualidade e servir como apoio para o setor técnico, você consegue melhorar o desempenho quantitativo e qualitativo da equipe. Ajuda evitar erros comuns que podem acontecer em qualquer escritório, inclusive nos mais diligentes. Perda de prazos, audiências, protocolos errados, trabalho fora do padrão são consequências, muitas das vezes da falta de um manual de procedimentos, uma má distribuição de tarefas, ou seja, falta de gestão na produção. E, descobrir o cerne desses problemas, solucioná-los e geri-los faz parte do trabalho da CJ.

Como setor de qualidade, a CJ estabelecerá de forma planejada e estratégica, a padronização do trabalho e, com o setor técnico focado na atividade fim, garantirá, também, a especialização do serviço, tudo isso somado a banca terá como resultado aumento na produção e mais qualidade no trabalho prestado.

Ademais, num mercado acirrado, diferenciar-se positivamente dos demais, aumenta as chances de sucesso e é com o auxílio da CJ, que a banca pode atingir e conquistar o certificado ISO 9001 - que é o certificado de garantia de qualidade, aumentando com isso, seu potencial competitivo.

Como apoio ao setor técnico, a CJ irá otimizar o trabalho, deixando nas mãos dos advogados as atividades puramente técnicas e o resultado desse planejamento é: setor técnico com mais tempo e foco na execução da atividade fim do escritório.  A grande sacada é a possibilidade de com o mesmo número de profissionais, o escritório poder assumir mais compromissos, agilizar causas sem abarrotar as pessoas envolvidas e/ou perder na qualidade do serviço.

Os manuais de trabalho são fundamentais em qualquer organização. Ter todo o procedimento bem definido facilita e viabiliza a execução e ajuda a evitar erros. É de competência da CJ contribuir na elaboração dos manuais do escritório. Digo "contribuir" pois na criação desse documento, o envolvimento do setor técnico é fundamental.

Ferramentas como softwares jurídicos, time sheet, trello, evernote, e técnicas como pomodoro, teoria de pareto, método 5W2H, GTD entre outros ajudam aumentar a produtividade se bem aplicadas. E a escolha da ferramenta/técnica adequada partirá de um planejamento estratégico desenvolvido pela CJ juntamente com o setor a ser transformado.

Verifica-se então que são muitos os benefícios trazidos com a CJ, um incremento que se tornou questão de sobrevivência para os escritórios. Tenha uma equipe preparada, esteja pronto para entregar o que o cliente exige e veja sua banca se destacar.

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*Monique Souto  é advogada, controller jurídico, palestrante e consultora da Hipólito Consultores Gestão Legal na Advocacia.