A legislação brasileira determina que, anualmente, os sócios das sociedades empresárias, como as anônimas1 e as limitadas2, bem como os membros de sociedades e associações civis reúnam-se, em caráter obrigatório, para discussão e deliberação relativa às demonstrações financeiras e resultados econômicos levantados pela contabilidade sobre o último exercício social em que atuou a administração da sociedade.
Tais reuniões deverão ocorrer todo ano, em até quatro meses após o encerramento do exercício social da sociedade3, o que, em geral, coincide com o ano civil. Em outras palavras, costuma-se realizar tal reunião e fazer a aprovação das contas da administração até o mês de abril de cada ano.
As atas dessas reuniões realizadas pelos sócios serão arquivadas, no caso de sociedades empresárias, perante a junta Comercial do estado da sede da sociedade, e no caso de associações ou sociedades civis, no cartório em que se encontram registrados seus atos constitutivos e demais alterações.
A lei das sociedades anônimas exige também que tais atas sejam posteriormente publicadas no Diário Oficial do Estado e em jornal de grande circulação na região de sua sede4.
Ainda, antes mesmo da ocorrência da reunião e do registro da ata, a lei impõe a necessidade de publicar as demonstrações financeiras nos mesmos jornais anteriormente mencionados, e arquivar ambas as publicações na Junta Comercial junto com as atas das respectivas reuniões5.
Por fim, com relação às sociedades anônimas, importante atentar para a exceção feita pela lei, que dispensa a companhia fechada com menos de vinte acionistas e patrimônio líquido inferior a um milhão de reais de publicar as demonstrações financeiras e balanço patrimonial.
A lei não estabelece nenhuma forma de sanção às empresas que deixam de registrar, tempestivamente, a aprovação do balanço patrimonial. Entretanto, terceiros e sócios minoritários poderão alegar prejuízo em razão da falta de oportunidade de análise das contas e lucros da sociedade da qual participam. Ainda, o descumprimento dessa obrigação pode ensejar a responsabilidade civil dos administradores em virtude do prejuízo causado à sociedade e aos sócios pela falta de arquivamento e publicação das deliberações financeiras da sociedade.
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1 Art. 176 da Lei 6.404/76: “Ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras (...): I - balanço patrimonial; II - demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados; III - demonstração do resultado do exercício; e IV – demonstração dos fluxos de caixa; (...) “
2 Art. 1.072 da Lei 10.406/02: “As deliberações dos sócios, obedecido o disposto no art. 1.010, serão tomadas em reunião ou em assembleia, conforme previsto no contrato social, devendo ser convocadas pelos administradores nos casos previstos em lei ou no contrato.”
3 Art. 1.078 da Lei 10.406/02: “A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de: I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; II - designar administradores, quando for o caso; III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia (...)”.
4 Artigo 289 da Lei 6.404/76: “As publicações ordenadas pela presente Lei serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia.”.
5 Artigo 133 da Lei 6.040/76
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* Dmitrii Petrovich e André de Almeida são advogados do escritório Almeida Advogados.