Quando escrevi o texto "Os 10 erros mais comuns dos escritórios de advocacia", recebi o retorno de diversos colegas que trabalham em escritórios dizendo que, realmente, muitas condutas apontadas eram verdadeiras, mas que nós, advogados internos, também deveríamos fazer o nosso mea-culpa.
Pois bem, eles estavam certos. Também temos muito a melhorar como gestores, contratantes e parceiros. Sendo assim, busquei apresentar neste texto algumas dicas que podem ser aplicadas pelos advogados internos das empresas (inclusive, por mim!), atendendo aos pedidos dos meus queridos colegas:
1. Não dar um retorno ao escritório sobre os serviços prestados seria uma delas. Não digo somente retorno sobre a qualidade ou o teor do trabalho, mas também quanto ao resultado dele. Às vezes precisamos de suporte para a resposta de uma notificação super complicada, desenhamos uma estratégia em conjunto com o escritório, revisamos cada palavra, aprovamos a redação final, protocolizamos a resposta e ... sumimos! Um tempo depois recebemos um retorno do órgão informando que a resposta foi aceita, processo deferido, empresa inteira em festa. E o retorno ao escritório dizendo que foi tudo bem e dando parabéns pelo trabalho? Nada?
2. Da mesma forma, muitas vezes acabamos não dando um retorno aos nossos próprios clientes internos. Sabe aquele assunto que não achamos tão importante? Você pensa: "ah, outro dia eu respondo". Ou aquele chato que vem com preocupações absurdas? "Melhor deixar esperando para ver se ele desiste!" Mas não é bem assim. Não é à toa que eles são chamados de clientes internos. E clientes precisam ser tratados como tal, sempre. O assunto pode parecer bobo ou absurdo para você, mas para aquela pessoa é algo importante e ela precisa de um suporte jurídico. E este é um dos motivos pelos quais você foi contratado. Não se esqueça.
3. E que fique uma coisa bem clara: o Jurídico tem de ser visto como um parceiro das demais áreas e não como um "empecilho". Nada de "ihhh vamos ter que envolver o Jurídico nisso??", quando o certo seria "vamos perguntar para o Jurídico agora, assim fazemos a coisa certa e evitamos riscos desnecessários?". Uma das responsabilidades do advogado interno é trabalhar para que a cultura do "jurídico parceiro" prevaleça na empresa.
4. Pela minha experiência, uma das atitudes que mais aproxima os clientes internos da nossa área é ter uma conversar aberta, olho no olho ou por telefone, de forma clara e direta. Nada de grandes sustentações, frases bonitas e excesso de juridiques. Deixe isto para os seus professores do mestrado. Diga que vocês estão tomando as medidas necessárias para suspender a dívida e não que "será apresentada uma exceção de pré-executividade para suspensão da execução fiscal".
5. Uma coisa é certa: se a empresa de vocês precisa de financiamento, procure um banco e não o coitado do escritório, cuja receita anual corresponde à receita mensal de onde você trabalha. Muitas vezes eles acabam adiantando despesas para facilitar o nosso dia a dia, com valores altos para os padrões deles. Talvez R$100 mil não faça diferença para o fluxo de caixa de onde você trabalha, mas para o deles, pode fazer. Não adiantar o valor ou demorar para pagar este tipo de despesa pode ter um impacto importante para o escritório e às vezes nem nos damos conta disto.
6. Não vivemos reclamando que os escritórios precisam ser mais parceiros? Será que também não precisamos ser mais parceiros deles? Por exemplo, não custa nada avisar se um pagamento de fatura for atrasar em virtude da burocracia da empresa ou porque um aprovador saiu de férias e ninguém viu. Outra atitude bacana é agradecer pelo envio da proposta de honorários, mas explicar educadamente que, para aquele trabalho, outro escritório será contratado. Gentileza nunca é demais e só fortalece a parceria.
7. Aqui entre nós: vamos parar de competir quem escreve mais bonito em contratos? Cada um tem um estilo e não custa nada abrir um pouco a mente e aceitar a forma de escrever do outro. Celebrar e firmar tem quase o mesmo sentido. Colocar "a presença de duas testemunhas" não vai expor a sua empresa a mais riscos do que "juntamente com duas testemunhas". Claro que tem diferença, eu sei. Mas vamos focar em coisas mais importantes, como talvez uma limitação de danos, melhor pontuação das responsabilidades etc.
8. Vocês não têm ideia de quantos feedbacks eu já recebi dos meus clientes internos de que o Jurídico fica muito em cima do muro! De tanto eles falarem, agora estamos aprendendo. Mas é um processo difícil, já que muitas vezes apenas mostramos os riscos a que a empresa está exposta em determinada situação, e não cabe a nós decidirmos se a empresa deve correr tal risco naquele caso. Mas tudo bem. Mensagem entendida. Agora em minhas recomendações, procuro sempre pontuar os riscos e termino com a minha opinião sobre o que devemos fazer ou qual decisão seria a melhor.
9. E nada de engavetar mandados de intimação, citações e intimações em geral! Depois mandamos de última hora para o escritório terceirizado e eles precisam fazer milagres para cumprir o prazo. Planejamento, tempo e ações coordenadas são essenciais para o sucesso de qualquer demanda.
10. Uma vez ouvi de um diretor o seguinte: "Juliana, um não, não me ajuda em nada". E ele tem um ponto. Às vezes, cabe ao advogado interno ter a postura mais conservadora possível, para tentar minimizar todo e qualquer risco. Por outro lado, não podemos parar a operação, não lançar produtos, não fechar negócios... às vezes, a melhor solução não é a que não traz menos risco para a empresa e sim aquela que permite a continuação do negócio com o melhor risco, desde que gerenciável.
Pronto, mea-culpa feito. Ainda tem muita coisa que pode ser dita (e escrita) sobre o delicado relacionamento entre os departamentos jurídicos, seus clientes internos e os escritórios externos, mas tenho a certeza de que ao colocar em prática algumas das dicas acima, já teremos melhorado e muito o nosso relacionamento.
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*Juliana Marques Kakimoto é gerente jurídica regional da Givaudan do Brasil Ltda. e faz parte do grupo Jurídico de Saias.