Os 10 erros mais comuns dos escritórios de advocacia

Ser advogado de empresa parece fácil, mas não é. Cliente interno é um desafio em vários sentidos, além de entenderem de assuntos que o advogado não domina. Tratar de advogado para advogado é moleza. Mas se fosse necessário resumir o que é necessário para ser um bom advogado interno, diria o seguinte: "conheça muito bem o negócio da sua empresa e tenha um escritório bom como seu parceiro".

Se você respeitar estas duas regrinhas será meio caminho andado para o sucesso. A primeira é fácil e só depende de você. A segunda, entretanto, está cada vez mais difícil. Empresa pequena, média, grande, não há Jurídico que esteja completamente satisfeito com os serviços prestados pelos escritórios (se você estiver, por favor, me mande o telefone deles!).

E em tese não deveríamos ter esta dificuldade, afinal de contas, a prestação de serviços é o core business do escritório, não é mesmo? Seria a mesma coisa que a Nestlé fazer chocolate ruim ou a Embraer fazer avião sem segurança. Não dá.

Então por que cada dia está mais difícil encontrar um parceiro estratégico? Será porque os escritórios não conhecem a realidade dos advogados internos?

Para tentar ajudá-los nesta missão, aqui vão os 10 erros mais comuns que os escritórios de advocacia cometem:

1. Chegar atrasado é um clássico. Todo mundo sabe que não pode, mas continua acontecendo. Não adianta colocar a culpa no trânsito, na portaria demorada, no estacionamento cheio. Na maioria das vezes é imperdoável, ainda mais quando pessoas de outras áreas também foram convocadas para a reunião. Aí temos que ficar inventando desculpas até o consultor chegar e a credibilidade dele foi para o ralo antes do começo da reunião. Quando ele começar a falar, ninguém mais presta atenção.

2. Por mais incrível que pareça, não enviar a fatura de honorários de forma adequada é um dos erros mais comuns. Nós temos um budget que precisamos gerenciar com cuidado e os atrasos das faturas prejudicam todo o planejamento. Às vezes chegamos a receber a cobrança mais de quatro meses depois que o serviço foi prestado. Quando muda o ano então, piorou tudo! Vai explicar a despesa de 2011 no ano de 2012. Cansa só de pensar.

3. Não retornar as ligações ou os e-mails e não posicionar o cliente sobre o andamento do assunto é outro erro gritante. Vai demorar, tudo bem, mas precisamos estar cientes do quanto. Nós, advogados internos, normalmente consultamos os escritórios para suporte ao business e precisamos de uma previsão sobre o tempo de resposta. Ter de ficar fazendo follow up com escritório externo é uma preocupação que definitivamente não deveríamos ter.

4. Outro erro é não deixar clara a sistemática de cobrança - quantidade de horas que será utilizada para determinado trabalho, valor de cada hora etc. Nada como um "isto é simples, então não se preocupe que não cobraremos nada" ao final da ligação. Ou então um "acho que vou utilizar umas duas horas para realizar esta pesquisa, tudo bem?" Novamente, o planejamento do budget é muito importante e não podemos receber uma cobrança de honorários inesperada no valor da nossa previsão de gastos para o mês.

5. A rotina de um departamento jurídico é muito dinâmica e nossos maiores clientes internos são pessoas de negócios, finanças, marketing, etc. Quando precisamos de uma consultoria, não há necessidade de enviar um parecer para sustentação de uma tese no STF. Deixem isto para os nossos recursos, caso eventualmente tenhamos mesmo de chegar ao STF. Aqui a regra do "quanto mais, melhor" não vale. Questões pontuais do dia-a-dia precisam ser respondidas de forma clara, direta e objetiva.

6. Falta de pró-atividade. Você conhece o negócio do seu cliente? Sabe quais leis estão sendo publicadas que podem afetar o negócio? E quais decisões dos tribunais podem trazer um impacto, seja no campo regulatório, trabalhista ou de responsabilidade em geral? Esperamos este tipo de atitude em nossos escritórios parceiros. Os que fazem isto (e são poucos) com certeza possuem um diferencial.

7. Dizer que o sócio pessoalmente gostaria de apresentar o escritório e no dia enviar um advogado que não entende o negócio da empresa, não sabe como o escritório pode apoiar o Jurídico e não consegue responder qualquer pergunta que não seja da sua área de atuação é pedir para não ser contratado. Também não vale mandar cinco advogados de uma vez, um de cada área. Vai parecer um interrogatório e não uma reunião de apresentação.

8. Que os relatórios de auditoria são chatos todo mundo sabe. Mas padronizá-los a ponto de não atender as solicitações dos clientes ou ainda, enviar informações desatualizadas, não dá. Muitas vezes precisamos de alguma informação adicional e é impossível fazer com que o escritório customize o relatório para atender ao nosso pedido. Vai no padrão mesmo. E a gente que fique feliz. Depois temos que ficar ligando, confirmando o que foi reportado e perdendo tempo. Isto quando não recebemos informações equivocadas, valores não atualizados, percentuais de êxito que não correspondem à situação do processo. ... Por exemplo, não é o valor da causa para fins de custas que deve ser considerado para fins de provisão e sim o valor que efetivamente poderá ser desembolsado pelo cliente. Parece óbvio, não? Mas não é o que acontece. Nada como um relatório inteligente para suportar nossas discussões com o Diretor Financeiro.

9. Tratar o cliente com arrogância ou impaciência é imperdoável. Não é porque você é filho do ministro, porque o seu escritório patrocina o Eike Batista ou porque você está conversando com o estagiário da área que não deve tratar o cliente com gentileza. Cliente é cliente.

10. Nem precisamos dizer, mas é bom reforçar. É muito importante apresentar um trabalho de qualidade. Contratos mal analisados, sem observância às regras da empresa, pareceres sem matrizes de risco, recomendações considerando somente a fiel leitura da lei e não o que acontece na prática podem manchar a imagem de qualquer escritório. As informações repassadas por vocês, muitas vezes, são utilizadas como base para a prestação de serviços do Jurídico às demais áreas da empresa. E se o Jurídico perder, vocês perdem também. E ninguém quer ter a imagem abalada porque o escritório não foi diligente, certo? Cuidado nunca é demais.

E se ao final deste texto você tiver se identificado com alguns destes "deslizes" e estiver disposto a rever a sua estratégia para melhorar os serviços prestados, parabéns. Tenho certeza que em breve o seu escritório estará cheio de ligações de advogados de empresas querendo contratá-lo!

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*Juliana Marques Kakimoto é gerente jurídica regional da Givaudan do Brasil Ltda. e faz parte do grupo Jurídico de Saias