Preâmbulo Tech explica os benefícios do workflow para a advocacia

Na última edição da Fenalaw Digital Week, a Preâmbulo Tech em parceria com advocacia, ministrou o case "Gestão com Workflow: O que muda?", que trouxe para o público os benefícios da implementação do workflow nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das organizações, referentes à gestão de alta performance e inovação na operação.

A ferramenta que atua no fluxo de trabalho, com uma sequência de ações e passos necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas pelo escritório, permitindo que sejam transmitidas entre o time, ainda é novidade para muitas empresas e escritórios.

Entre os benefícios do workflow estão a otimização de rotinas, fluxos e procedimentos. Além disso, alguns relatos de usuários mostram que, após a implementação, tiveram um aumento na produtividade na ordem de 30%.

"Identificamos aumento de qualidade no cumprimento de cada ato processual ou extrajudicial e gestão do aumento de receitas, com atuação direta dos próprios advogados, e não apenas da diretoria do escritório. Mais importante que redução de custos é que há redução do risco, e é isso que o workflow proporciona. Conseguimos identificar avanço na gestão de informação, maior produtividade e, principalmente, qualidade na prestação de serviço", afirma Izabela Rücker Curi, advogada de escritório parceiro da Preâmbulo Tech

Em conjunto com Andreia Andreatta, diretora Comercial e de Marketing da Preâmbulo Tech, a advogada Izabela Rücker Curi apresentou como foi a transição para gerenciamento de processos de negócio com workflow, ao desenhar os fluxos com a metodologia BPMN (Business Process Model and Notation - que estabelece um padrão para representar os processos operacionais de forma gráfica, por meio de diagramas) e com o motor de workflow do CPJ-3C que processa estes fluxos, dando vida ao desenho e entregando as tarefas aos usuários.

"O workflow analisa o fluxo, decide para quem deve ser entregue a próxima tarefa, e minimizada a necessidade de treinamento sobre as particularidades de cada carteira. Já os gestores, passam assumir uma posição mais ativa no monitoramento da operação, através de indicadores, propondo melhorias contínuas. Isso significa enxergar os processos operacionais de forma holística e compreender que o resultado é fruto do engajamento entre diversos departamentos da organização, com o objetivo de gerar valor para o escritório e para o cliente e promover uma experiência positiva", ressalta a advogada.

Andreia Andreatta acrescenta que o workflow requer dedicação e, em conjunto com os usuários, a definição do fluxo ideal da operação, pensando nas exceções.

"Um ponto positivo é que a ferramenta programa as condições dos próximos lançamentos de forma automática compondo a operação, garantindo que o processo não fique engessado, gerando um aprofundamento nos métodos de organização da estrutura do escritório, como um todo", emenda a diretora.

Desde a sua fundação, em 2016, o escritório já tinha em seu DNA a gestão de processo operacional de forma automatizada, por meio de manuais e procedimentos operacionais padrões para os advogados, em todas as equipes e o financeiro. A automação de fluxos passou a ser uma realidade com o implemento dos workflows no CPJ.

Além dos benefícios operacionais do processo, o escritório observou que é possível criar opções de redução de custos para o cliente final. Os advogados responsáveis por análise dos processos sob o ponto de vista de viabilização de acordos, estão mais focados em definir estratégias de economia para ao cliente.

Para Izabela Rücker Curi, com a implementação do workflow endereçado pelo CPJ, a controladoria passou a ter tempo para focar sua atuação na auditoria interna, estudo e análise das alterações de entendimento dos Tribunais em questões processuais, não precisando mais cumprir tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.

"Um dos principais benefícios que identificamos na utilização do workflow foi o de retirar dos advogados que analisam processos e elaboram peças processuais e pareceres, definem estratégias, das atividades repetitivas e padrão. Cada profissional está focado e dedicado no que é de sua responsabilidade principal, ou seja, teses, análise dos subsídios, aceleração do processo, acompanhamento de perícias, orientações, estudos, pesquisas, memoriais, sustentações orais e jurisprudências", finaliza Izabela Rücker Curi.

_________