As vantagens da inserção tecnológica

A discussão sobre a utilização de ferramentas tecnológicas de informação (TI) voltadas à gestão estratégica de escritórios de advocacia ganha um novo enfoque a partir do momento em que entrou em vigor a Lei 11.419/06 (clique aqui), que regulamenta o processo de informatização do Poder Judiciário.

O advogado e empresário do setor de tecnologia, Angelo Caldeira Ribeiro, idealizou o Law Office, primeiro ERP jurídico, desenvolvido no Brasil, para profissionais da advocacia. Ribeiro é graduado pela USP e especialista em administração pela FGV. Entusiasmado, enfatiza: "o escritório que não aderir às tecnologias de maneira eficiente não atingirá competitividade do ponto de vista de custo-benefício para o cliente".

- A falta de conhecimentos básicos de administração entre os advogados sócios de escritórios pode desestruturar o ambiente de trabalho?

Ribeiro - Pode, sim, principalmente quanto à organização, administração de pessoal e à perspectiva de crescimento e rentabilidade do escritório.

- Onde estão os "nós" da administração de um escritório?

Ribeiro - Principalmente no planejamento organizacional e no fluxo de documentos. É o planejamento que propicia a boa organização, divisão da equipe, delega tarefas, controla sua execução, o que é não é tarefa simples, pois a profissão exige a revisão atenta de todo trabalho realizado pela equipe. Se o planejamento não for bem feito, atrapalha a evolução dos casos e impede o crescimento. Na maioria das vezes, os escritórios começam bem, os advogados são competentes e conseguem conquistar vários clientes. Mas os advogados se complicam na entrega dos serviços, provocando atrasos, o que exige a contratação de estagiários e profissionais. A produtividade continuará baixa em função da ausência de controle e organização correta das funções.

Quanto ao fluxo de documentos, os escritórios precisam ter um sistema de armazenamento de documentos, principalmente eletrônicos. Hoje, os escritórios produzem mais documentos eletrônicos que em papel. E os que transitam em meio físico apresentam problema em termos de armazenagem, organização e consulta. Se o escritório não tem um fluxo correto de documentos, vê-se em uma situação complicada para dar prosseguimento aos casos. Sistemas eletrônicos e soluções internas de organização constituem ajuda essencial.

- Afeta o controle financeiro e a definição de rentabilidade?

Ribeiro - Em relação a este ponto os escritórios precisam atentar para o fato de que não basta faturar. Segundo consultores americanos, o mais importante para um escritório de advocacia não são os honorários mas os gastos. Urge aprender a controlar os gastos, e isso não significa fazer economia com a contratação de advogados pela metade do preço. É necessário saber quais casos estão sendo rentáveis e quais estão apenas gerando trabalho para o escritório sem retorno financeiro respectivo. Sem isso, o escritório dificilmente prosperará. Ganhará muito dinheiro com alguns clientes para pagar o prejuízo de outros.

- Já existe a percepção de que a utilização de fichários para verificação de andamentos processuais é fisicamente mais vulnerável que a informação eletronicamente armazenada, além de mais dispendiosa em função dos gastos com recursos humanos?

Ribeiro - Muitos advogados ainda acreditam que fichários e fichas de acompanhamento dos processos são mais confiáveis e menos vulneráveis que o acompanhamento eletrônico. Essa é uma percepção completamente equivocada. O papel não oferece mais segurança pois pode queimar, ser danificado por substâncias líquidas e corre o risco de ser perdido. O documento eletrônico gera mais facilmente cópias de segurança, não depende da estrutura física e é mais seguro do ponto de vista de armazenamento. Com uma política correta de manejo desse material, pode-se limitar o acesso a ele. É menos vulnerável, mais seguro e facilita a busca por informações.

Essa mudança ocorre progressivamente. A advocacia começa a perceber, como os profissionais liberais e outros setores da economia, que o arquivo eletrônico compensa mais. Principalmente porque a quantidade de informações gerada no escritório de advocacia, não importa se por fax, petições, conversas por telefone ou e-mail, é muito maior do que antigamente, da mesma forma que as informações recebidas. Cópias de processo, documento eletrônico, documento para revisão, várias versões do mesmo documento, aumentaram exponencialmente na última década. O advogado está afogado em informações e documentos. Se não tiver uma ferramenta eletrônica que o ajude efetivamente a organizar o acervo, corre o risco de se perder em meio a montanha de papéis. Ficará o dia manuseando papéis, sem tempo para fazer o mais importante: advogar.

- Existem processos inúteis, atividades demasiadamente rotineiras e cansativas, que pouco ou nada auxiliam nas questões essenciais a um escritório de advocacia?

Ribeiro - Há atividades que poderiam ser eliminadas se a organização do escritório seguir pelo caminho da informatização. Se o escritório se informatiza, muitos procedimentos e rotinas essenciais podem ser suprimidas.

Ao passar para uma organização centrada em um sistema eletrônico de gerenciamento, e que elimina várias rotinas, automaticamente os advogados disporão de mais tempo para executar o seu próprio trabalho. Passarão a trabalhar menos e render mais. Se trabalharem a mesma quantidade de horas, irão render ainda mais.

- Que tipo de rotinas seriam essas?

Ribeiro - Revisão de documentos físicos, arquivamento de papéis, retirada de arquivo do papel, busca de informações e documentos de cliente. Há casos de clientes que têm dez rolos de documentos no escritório. Quando se precisa de algo não muito solicitado, perdem-se duas horas de um estagiário para procurar e tirar uma simples cópia do documento. São rotinas de segurança e organização imprescindíveis.

- É possível imaginar o exercício da Advocacia sem o desgaste físico e os danos emocionais decorrentes de atividades desgastantes e repetitivas?

Ribeiro - É perfeitamente possível. A informatização é alternativa concreta para a realização desse feito. Se for feita de maneira planejada e correta, dispensa rotinas que atrapalham e trazem desgaste físico e emocional. O advogado sai do escritório com a impressão de que não conseguiu fazer o que precisava. Fica com a impressão de que não realizou, em uma semana, o deveria ter feito. O estresse é resultado de uma série de ineficiências e, portanto, desnecessário. A informatização pode eliminar algumas das rotinas, permitindo ao advogado trabalhar menos em questões burocráticas e administrativas, que não agregam valor nem para ele e nem para o cliente.

- Como os escritórios de Advocacia têm assimilado a Tecnologia da Informação (TI)?

Ribeiro - Nos últimos anos, observa-se um aumento da busca por tecnologias. Na década de 90, os escritórios mudaram de fax para e-mail e abandonaram a máquina de escrever. A partir de 2000, cresceram as demandas por tecnologia da informação - sistemas de gestão, gerenciamento de documentos, agenda eletrônica, débito e cobrança automático, de horas e acompanhamento financeiro, entre outros. Tudo isso é transportado para o meio eletrônico com enormes ganhos de produtividade. Em breve, o escritório que não aderir às tecnologias, ou o fizer de maneira pouco eficiente, não atingirá competitividade, do ponto de vista de custo-benefício para o cliente.

- A substituição do sistema manual pelo informatizado é sugerida para escritórios a partir de quantos advogados? Os custos com hardware e software compensam o investimento?

Ribeiro - Para escritórios com qualquer número. Um advogado que trabalha sozinho, com organização e facilidades tecnológicas, pode se tornar bastante competitivo. A informatização permite que o pequeno e o grande sejam colocados em pé de igualdade em questão de mensuração. O advogado em um escritório menor pode ter uma equipe de suporte enxuta e atingir um nível de produtividade capaz de atender mais clientes com a mesma eficiência do grande. E os grandes escritórios podem, através da informatização, conseguir a mesma agilidade dos pequenos. O resultado dessa conta é que o investimento retorna pois os advogados irão produzir mais e melhor.

- O custo realmente compensa para o pequeno? Como deve ser essa implantação?

Ribeiro - Os advogados têm dificuldades em mensurar o retorno dos investimentos em tecnologia. Mas a maior parte dos escritórios que implanta corretamente as tecnologias e define metas e objetivos com clareza conseguem observar mudanças significativas. Faturam mais e gastam menos. Esses números variam de um escritório para outro. O escritório pequeno tem um investimento em tecnologia menor e a estratégia deve ser a de realizar o investimento aos poucos: um investimento menor que aumenta à medida que o escritório vai crescendo. A melhor opção é colocar o custo no fluxo.

- Planejar o escritório estrategicamente pode ser um caminho para expandir os negócios?

Ribeiro - Sem dúvida. Um escritório, como uma empresa, não vai bem se não tiver um rumo bem traçado. Isso não quer dizer imutável. O administrador, no caso o advogado, pode revisar e repensar as diretrizes, e traçar novos planos sobre metas a alcançar. O planejamento estratégico deve ser o macro. Com o rumo definido fica mais fácil criar rotinas, modelos e fluxos de trabalho que serão re-processados de um caso para o outro, aumentando a rentabilidade do escritório. No longo prazo, essa é a diferença entre o escritório que fracassa e outro que atinge o sucesso.

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