Arrumar a casa para 2007
Da Redação
quinta-feira, 14 de dezembro de 2006
Atualizado às 08:19
A cena é comum: pilhas e pilhas de papéis sujeitas às condições do clima, extravios e até mesmo perdas, amontoadas em prateleiras, armários e estantes. No mundo jurídico, o manuseio diário de documentos oferece significativa contribuição para que os preceitos normativos - legais e processuais - sejam atendidos. Para que tudo funcione como deve, o tempo e o número de pessoas mobilizadas para trocar a capa de processos, grampear papéis e transportar volumes de autos pelos corredores dos escritórios e tribunais são significativos.
Com a proximidade do final de ano, é tempo de planejar novos desafios. O conceito de gestão, mais do que nunca, se firma como essencial à sobrevivência dos escritórios de advocacia do país. A globalização exacerbou a competitividade e os advogados são, agora, obrigados a lidar com um cliente mais exigente. Qualidade do serviço, tempo hábil e preço adequado podem ser decisivos na conquista do cliente.
Bento Ribeiro, consultor em gestão para escritórios jurídicos, idealizador do Law Office, da Lawsoft Desenvolvimento de Sistemas, primeiro ERP jurídico produzido no Brasil, diz que os escritórios do país estão passando por uma transição e começam a ser vistos como um negócio. "A profissionalização da gestão dos escritórios trouxe competitividade aos pequenos. As tecnologias começam a nivelá-los aos médios e grandes", afirma.
Ele explica que uma gestão eficaz é fundamental à longevidade do negócio. Especialmente em um ramo que exige monitoramento constante e permanente controle da papelada, como o da advocacia. "Gerir com excelência as áreas internas, desde o financeiro ao acompanhamento processual, resulta em produtividade no serviço jurídico, que é o objeto de faturamento do escritório", afirma. Para o sócio, segundo Ribeiro, é cada vez mais importante acompanhar a atividade, desde o estagiário até o advogado que está atendendo cada caso. O especialista elege alguns pontos que podem servir de guia para a "faxina" de final de ano.
1. De onde viemos, onde estamos e para onde vamos
O primeiro passo é analisar onde o escritório pretende chegar. Para isso, é importante fazer uma retrospectiva da sua trajetória. Responder a perguntas, do tipo: de onde viemos, em relação a valores e investimentos? Qual a missão do escritório? Quais as aspirações? Que clientes deseja atender em 5 e em 10 anos? Quais as características do escritório que precisam mudar para se alcançar esse objetivo?
2. Ambiente Externo
O segundo passo é analisar a concorrência. O escritório é, antes de tudo, um negócio, que visa o lucro, em um cenário de competitividade cada vez maior. É importante ter uma visão clara de que outros escritórios atendem ao mesmo tipo de cliente, conhecer o preço cobrado, o tipo de serviço e como a concorrência tem se comportado para se destacar no mercado. Que ameaças e oportunidades o mercado irá apresentar em 2007? Nessa etapa, é importante desenhar cenários: se a lei 5828/01, que informatiza o Judiciário, for aprovada, o que vai mudar no dia-a-dia? E se a economia recuar? Se os escritórios se modernizarem, como ficará a concorrência?
3. Ambiente Interno
Depois de analisar a concorrência, é hora de olhar com mais cuidado para dentro de casa. Como é o serviço prestado pelo escritório? Qual o faturamento? Qual a relação dos profissionais com o escritório? E dos profissionais entre si? Que vitórias e derrotas enfrentamos até aqui? Qual o comprometimento necessário para alcançar os objetivos? Quais os pontos fortes e fracos?
Outra vez, traçar cenários se torna importante: se perdermos o nosso principal cliente, que mudanças afetarão nossa realidade? Se conquistarmos mais clientes do que podemos efetivamente atender, que medidas e planos deveremos pôr em prática para mantermos o padrão de qualidade dos serviços?
4. Objetivos, metas e plano de ação
Após estabelecer a identidade da empresa, urge resgatar valores, identificar pontos favoráveis e desfavoráveis, bem como identificar os concorrentes e suas ações, além de fixar objetivos a longo prazo. Ou seja, é hora de programar um plano de metas para 2007.
Os objetivos são aspirações com base em decisões estratégicas. Neste momento, listam-se as metas a serem cumpridas pelas áreas da empresa. Seja no campo de recursos humanos, administrativo/financeiro e até mesmo na limpeza. O bom desempenho depende das responsabilidades de cada um.
As táticas devem ser estrategicamente implementadas e os objetivos, estabelecidos por área de interesse. Se há um setor de operações, deve ser dito quais os objetivos inerentes a ele. Os colaboradores devem se comprometer a cumpri-los. Os objetivos comuns a várias áreas também devem ser listados, com a indicação das devidas responsabilidades.
Os objetivos se enquadram na esfera do planejamento. Já metas são passíveis de mensuração. Podem ser medidas através de números (valores monetários), significado, equilíbrio e responsabilidade (politicamente corretas, devem ser seguidas para o bem-comum). Se alguma área da empresa já atua próximo ao ideal, pode-se manter a meta daquela atividade, manter o padrão.
Após todas essas etapas, a empresa visualizará mais claramente o que deverá realizar em 2007 e quais investimentos deverá fazer para alcançá-los, conclui Ribeiro.
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