Tecnologia de ponta da BCS para gestão dos processos e rotinas da advocacia é opção para escritórios
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Da Redação
terça-feira, 20 de junho de 2006
Atualizado às 09:08
Lucro
Escritório dobra de tamanho e reduz distorções financeiras apostando na tecnologia de ponta da BCS para gestão dos processos e rotinas da advocacia
A Staben e Associados, escritório de advocacia especializado em contencioso de massa, com larga experiência nas áreas cível, defesa do consumidor e trabalhista, equipou-se tecnologicamente para garantir crescimento e elevar os níveis de satisfação dos seus clientes. Depois de avaliação criteriosa, escolheu o Sisjuri - um sistema completo para gestão de advocacias, da BCS Informática e Associados - garantindo estrutura que apenas as grandes bancas possuem. Antes da implantação, a banca, sediada em Salvador e com filial em Recife, atendia 2.500 casos. Hoje, são 5 mil, mas a estrutura instalada pela BCS Informática e Associados foi projetada para suportar, um aumento imediato de sua carteira de ações, sem a necessidade de qualquer investimento, em até 200%.
De acordo com Hermann Staben, sócio fundador da Staben, a solução gerencia rotinas administrativas e de casos, dentro de um modelo empresarial eficiente e profissionalizado, o que gerou melhorias significativas e crescimento. "Além de agilizar processos internos, prover diagnósticos precisos e corrigir distorções financeiras, o projeto, que está em fase de conclusão e foi iniciado em 2005, introduziu uma nova cultura", comenta.
Na avaliação de Décio Sartori, diretor da BCS Informática e Associados responsável pela implantação do Sisjuri na Staben, a integração de informações e a disponibilidade de acesso foram os ganhos mais significativos. "O contencioso cível e defesa do consumidor, áreas fortes da Staben, acarretam uma grande demanda para controlar, organizar e administrar, evidenciando a necessidade de implantar tecnologias avançadas, para tornar-se mais competitivo", avalia Sartori.
Além disso, o trabalho de consultoria da BCS Informática e Associados que antecedeu a implantação foi extremamente importante. Durou cerca de seis meses, sendo responsável pela introdução de conceitos que ajudaram a organizar o escritório, provendo alicerce para as transformações que viriam. Segundo o Dr. Staben, a BCS Informática e Associados foi um divisor de águas, na medida que catalisou o processo de amadurecimento do negócio e ajudou a dimensionar a estrutura necessária para crescer, sem gerar perda de qualidade.
As rotinas estruturadas pelo sistema também imprimiram um novo ritmo à banca. Neste sentido, a nova cultura foi tão bem incorporada que todos os 20 advogados passaram a registrar seu trabalho no time-sheet, mesmo que a cobrança dos clientes não seja baseada nele. Assim, os dados deste registro provêem informações valiosas para a gestão, inclusive, para avaliar a lucratividade do cliente e a performance do profissional. Além disso, foi possível redesenhar e redefinir a estrutura de TI, inclusive com a indicação de medidas que contribuíram para a racionalização e economia como, por exemplo, em telecomunicações. Com a contratação do plano de telefonia celular e a instalação de um tarifador, a Staben registrou um corte de gastos mensais de R$ 5 mil para R$ 2 mil, atendendo o dobro de demanda. O projeto também ajudou no aprimoramento da segurança da informação, com a instalação de soluções mais eficientes de back up, antivírus e certificação digital, por exemplo. Outro benefício desta redefinição foi a melhoria no atendimento. "É possível dizer que o verdadeiro retorno do investimento foi a crescente satisfação dos clientes", argumenta.
A tecnologia da BCS Informática e Associados, por sua vez, disponibiliza dados gerenciais e traz uma grande diversidade de informações, de forma ágil, sobre problemas que a banca não imaginava que existissem. Um bom exemplo disso são os custos individuais por processo. O Sisjuri ajudou também a controlar despesas reembolsáveis que, muitas vezes, não eram cobradas e geravam perda de receita. Com os recursos do Sisjuri, as despesas são inseridas no sistema que as incorpora, automaticamente, na fatura do cliente. E, até mesmo casos, por falta de controle, deixavam de ser cobrados, o que também foi extinto. "O ERP jurídico sofisticou o controle da cobrança e de reembolsos", comenta.
Além disso, o controle do arquivo físico, que era um dos problemas crônicos do Staben, passou a ser feito pelo Sisjuri, que provê um sistema de carga, onde são registradas as retiradas, indicando com quem se encontra cada pasta. Vale destacar que a solução integra os dados do módulo financeiro e do jurídico, permitindo cruzar informações, monitorar custos e a produtividade dos profissionais. Desta forma, é possível gerenciar efetivamente a equipe, inclusive estratificar a mão-de-obra. Baseada em dados reais, a Staben corrigiu distorções como atribuições aquém da capacidade do profissional ou redistribuição dos trabalhos, de forma mais equânime, aumentando a produtividade.
O projeto todo prevê investimento estimado de R$ 300 mil, incluindo Metaframe e GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, já contratados e que devem ser instalados nos próximos meses. O GED vai colocar o Staben junto ao seleto grupo de advocacias, freqüentado quase que exclusivamente pelas grandes bancas, que possuem o sistema. Em breve, a advocacia vai instalar o módulo de Gestão de Processos via Web, que também faz parte do projeto e, assim, viabilizar o acesso de seus clientes a informações dos casos, remotamente.
Outro fator positivo destacado pelo advogado radicado na Bahia, foi que a consultoria prestada pela BCS Informática e Associados permitiu que o escritório implantasse infra-estrutura de qualidade como o banco de dados Oracle; estações de trabalho e servidores HP; cabeamento da 3Com e telefonia digital padrão Siemens. A implantação exigiu também comprometimento e preparação da equipe, que passou por treinamentos ministrados pela BCS Informática e Associados e que foram fundamentais para a mudança da cultura corporativa, bem como, para conhecer os inúmeros recursos da solução. "Para que um projeto de TI tenha sucesso é imprescindível, além da tecnologia avançada, ter atendimento personalizado, aliado ao profissionalismo e competência dos fornecedores", finaliza.
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