Sucesso no home office implantado por escritório demonstra potencial da prática

No meio jurídico, a flexibilização dos horários e a possibilidade de se atender colabores, colegas de trabalho e clientes à distância, preservando o profissionalismo e a credibilidade, já angariou simpatizantes. É o caso dos advogados do escritório Barretto Ferreira e Brancher - Sociedade de Advogados (BKBG).

Planejamento e Foco

Contando com um rigoroso e moderno processo de gestão, e tendo sua base de dados 100% digitalizada, inclusive em todos os processos das áreas de contenciosos do escritório (cível, comercial, societário, tributário, administrativo, incluindo arbitragem e mediação), a banca possui sistema totalmente móvel desde 2012, quando foi implantado o BKBG Mobile - fruto do projeto piloto "Getting Mobile", desenvolvido em 2011.

Após consultar os profissionais do escritório e identificar as necessidades para que o sistema fosse viável e regulamentado, iniciou-se o preparo da infraestrutura e da organização de trabalho dos advogados.

"Foram adquiridos novos servidores mais potentes, multiplicou-se a quantidade (3 links) e qualidade da VPN, para acesso remoto. Foram identificadas as necessidades de infraestrutura fora do escritório, como qual tipo de porta ou velocidade de rede seria necessária para o advogado trabalhar fora. Levantamos quais seriam os itens de segurança necessários em termos de acesso a informações e regras (...) Foram adquiridos laptops e celular para todos os advogados e implantada telefonia corporativa móvel. Os desktops foram desativados. Os pontos de acesso direto que eram fixos, foram transferidos para os celulares. Foram despersonalizadas todas as salas do escritório (os advogados deixaram de ter seus nomes na portas das salas), desde o mais alto nível de sócios do escritório, ainda assim mantendo salas individuais, duplas, triplas e estações de trabalho em espaço aberto, para atender às necessidades dos vários níveis de advogados. Ou seja, toda as instalações do escritórios são compartilháveis", explica a advogada Ana Carolina Gazoni, administradora de BKBG e coordenadora do projeto.

Resultado: os nomes nas portas das salas foram substituídos por números; as mesas individuais foram trocadas por armários personalizados; o espaço físico foi reduzido pela metade, sem redução de pessoal ou produtividade; os custos diminuíram; a qualidade de vida e satisfação pessoal e profissional aumentaram.

Apesar dos benefícios do trabalho remoto, a estrutura de remuneração dos advogados continuou a mesma, e a compensação financeira se tornou um diferencial do escritório na atração e manutenção de talentos.

Funcionamento

"Não é possível implantar o sistema de mobilidade sem ter controle e mecanismo de acompanhamento e metas. Os profissionais elegem quando estarão trabalhando nas dependências do escritório e quando estarão trabalhando remotamente, preenchendo uma planilha de controle. A produtividade e eficiência aumentaram, e a disponibilidade da equipe jurídica para os clientes aumentou."

Para Ana Carolina, responsável pelas áreas de Responsabilidade Social (advocacia pro bono) e serviços jurídicos de Compliance da banca, uma das chaves para o sucesso do processo é manter-se organizado e alinhado à cultura desenvolvida na empresa.

Como ponto positivo, a causídica cita a apresentação da política de trabalho da banca: o escritório tem Plano de Carreira para os advogados instituído desde 2007, Plano de Bem Estar dos Advogados, implantado em 2006 e Plano de Carreira para o Setor Administrativo, implantado em 2013. Todos os integrantes de BKBG realizam um treinamento quando passam a fazer parte do escritório e, de acordo com critérios pré-estabelecidos, passam por uma avaliação de 360 graus a cada ano, com base na qual são alocados dentro do respectivo Plano de Carreira.

"Nós também temos hoje, contratadas, cinco salas de reunião virtuais, além das salas de reunião físicas, utilizando o produto Webex da Cisco, viabilizando reuniões internas e com clientes à distância. (...) Há muita facilidade de acesso dos clientes aos integrantes da banca. Enfim, o sistema de mobilidade está implantado e estruturado com base em documentação detalhada e se provou um grande sucesso, com eliminação total de papel e aumento exponencial da qualidade de vida de seus integrantes que produzem mais e mais felizes."

Resultados

A satisfação gerada pela mudança do esquema de trabalho não se limita ao escritório. A banca realiza anualmente uma pesquisa de satisfação e o resultado demonstra em número os benefícios que o sistema mobile trouxe a cliente e advogados.

Pesquisa de Satisfação de Clientes 2012 (Ano de implantação do BKBG Mobile)

Pesquisa de Satisfação de Clientes 2014

Pesquisa de Satisfação de Clientes 2012 (Ano de implantação do BKBG Mobile)

Pesquisa de Satisfação de Clientes 2014

Gestão financeira e qualidade

Em relação ao controle de gestão financeira, e como parte integrante do projeto de mobilidade, Ana Carolina explica que BKBG desenvolveu seu sistema ERP, sobre a plataforma Dynamics da Microsoft, por meio de customização que levou 1 ano, estando implantado desde 2012, permitindo aos advogados que lancem seu timesheet com acesso remoto. Os sócios de BKBG conseguem gerenciar e emitir faturas no final de cada mês, remotamente, finalizando todo o processo de faturamento em 48 horas. Além disso, os dados financeiros diários do escritório estão atualizados e disponíveis aos sócios on-line.

Sobre a manutenção dos padrões de qualidade, Ana Carolina afirma que "BKBG é um dos únicos escritórios de advocacia brasileiros com Política de Qualidade certificada com base na norma ISO 9001:2008, pela Fundação Vanzolini, já há 9 anos. O escritório está certificado 100% em toda sua atividade, desde a Administração até a prestação dos serviços jurídicos".

Base de dados - Nuvem

Ainda de acordo com a advogada, "BKBG também já deu os primeiros passos para migrar toda sua base de dados para Nuvem (Cloud computing). O Outlook já roda no sistema 365 da Microsoft há 2 anos, com alta velocidade, não sofrendo qualquer interrupção, aumentando muito a qualidade necessária para um trabalho remoto. Proximamente, os servidores de BKBG operarão apenas como redundantes e toda a operação do escritório migrará para a Nuvem".