Comprovação de boas práticas demandará investimentos em gestão documental

Nos termos da nova lei anticorrupção, a lei 12.846/13, se da prática do ato considerado lesivo à administração pública resultar benefício para a empresa, ela poderá ser penalizada, mesmo na ausência de dolo e não tendo sido responsável diretamente pela ação ou omissão.

Assim, tomando-se o hipotético - e condenável - exemplo de um escritório de advocacia oferecer vantagens pecuniárias ou presentes a um oficial de justiça, imaginando assim facilitar o andamento da causa de alguma empresa cliente, em lugar de beneficiá-la poderá prejudicá-la em grande medida.

E ao falar em penalidades, vale lembrar que a lei vem sendo considerada extremamente rígida por especialistas: prevê a responsabilização objetiva de pessoas jurídicas, multas altíssimas e até a dissolução da empresa em caso de reincidência. Por todas essas razões, advogados vêm afirmando que a lei inaugura uma nova fase para as empresas brasileiras, que terão que se preocupar com as chamadas boas práticas tanto em seu ambiente interno como no ambiente de seus parceiros comerciais.

Compliance

Nesse contexto ganha evidência o compliance, expressão utilizada para definir o programa interno de verificação de adequação das condutas dos funcionários de uma organização, como exaustivamente comentado desde os primeiros momentos de discussão da lei - o inciso VIII, do art. 7° da própria lei 12.846/13 o arrola como uma das atenuantes a serem levadas em conta no momento de aplicação da sanção.

Em paralelo, a nova lei exige do empresário o desenvolvimento de processos contínuos de investigação e monitoramento das condutas dos terceiros com quem a empresa mantém relacionamento. São as chamadas due dilligences.

Conforme destacado pelo advogado Rafael Mendes Gomes, do escritório Chediak, Lopes da Costa, Cristofaro, Menezes Côrtes, Rennó e Aragão Advogados, "A empresa passa a ser a maior interessada em prevenir e descobrir os desvios e violações à lei, até porque, mesmo sem a empresa ou seus dirigentes terem instruído ou tido conhecimento, a ação de um terceiro que supostamente a beneficie pode, de forma muito mais gravosa, prejudicá-la."

Essa investigação seguirá um alto padrão técnico, e será capitaneada por profissionais treinados especificamente para esse fim. Levará em conta inúmeros dados, desde punições e sanções já sofridas pela empresa até mesmo a imagem da organização na mídia e na internet.

Gestão documental

Mais do que simplesmente adotar boas condutas internas e certificar-se das boas práticas por parte de seus contratados, caberá à empresa ser capaz de prová-lo de maneira hábil diante de um eventual procedimento administrativo e/ou investigatório.

Mesmo uma empresa de médio porte terá que lidar com uma quantidade considerável de documentos. Nesse caminho uma atividade ganhará importância: a gestão documental. Todos os documentos referentes às atividades cotidianas da empresa e suas relações com os parceiros comerciais terá que ser consistente, robusta, e deverá ser arquivada e preservada de maneira a comprovar tanto as boas práticas internas quanto a adoção de todas as cautelas recomendadas pela prudência no relacionamento com terceiros.

Em suma, o novo cenário exigirá de todo empresário - e nesses termos até mesmo dos escritórios de advocacia - um processo contínuo de coleta, tratamento e guarda de informações, do qual dependerá a sua sorte em um eventual procedimento administrativo à luz da lei 12.846/13.