Gerenciamento eletrônico de documentos auxilia na organização de arquivos jurídicos

Gerenciamento eletrônico de documentos auxilia na organização de arquivos jurídicos

O departamento jurídico do Banco de investimentos BBM adotou tecnologia Worksite de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, implementada pela BCS Informática, especializada em soluções para a área jurídica. O programa entrou em operação há 2 meses e já foram inseridos 300 documentos na estrutura. Cada arquivo é único, o que garante o fim da duplicidade de arquivos, reduzindo o espaço necessário para armazenamento.

De acordo com Elton Lemos, gerente de TI do BBM, o volume de arquivos seria muito maior sem o sistema de gestão.

"A área jurídica também tinha dificuldade para localizar e compartilhar documentos, com a segurança exigida. Com o Worksite, além de garantir segurança, foi possível organizar os documentos e ainda prover aos usuários recursos eficientes de compartilhamento, o que resultou em aumento da produtividade", explica Elton Lemos.

"Utilizamos a estrutura de servidores já existente no Banco. Inicialmente o projeto incluiu o departamento jurídico do Banco, mas possivelmente o projeto será expandido para outras áreas" explica Carlos Machado, gerente da BCS.

O programa é integrado ao MS Office, especialmente ao Outlook, que permite aos usuários visualizar os documentos diretamente no aplicativo. Segundo Lemos, foi o próprio jurídico que solicitou à área de tecnologia um software de gestão de documentos. Após a escolha, a solução foi implementada em apenas um mês e, o jurídico conseguiu alcançar seu principal objetivo, que era a organização da informação, além da disponibilidade de recursos avançados de busca e pesquisa, que têm contribuído para a produtividade da equipe.

Outro benefício veio do módulo de controle de versões. O departamento jurídico tem perfil de advocacia, sendo assim, os documentos que origina são petições, cartas, minutas de contrato social e com clientes, análises e avaliações de contratos, das operações que o banco faz. No processo interno, estes documentos são revisados por vários advogados. Antes da implantação do GED, a cada vista salvava-se uma versão, de forma que era necessário um procedimento de controle não-automárico para identificação da posição atual do documento. Com o aplicativo, um link é enviado para o e-mail do destinatário. Este link cai diretamente no gerenciador e, apenas quem tem a ferramenta consegue usá-lo, o que evita alterações indevidas e provê controle efetivo.

Além disso, o Worksite organizou os documentos. Um dos maiores complicadores no armazenamento de arquivos era a falta de uniformidade. Cada advogado criava uma estrutura de pastas individual na rede, sem obedecer nenhum tipo de critério, que muitas vezes eram diferentes até para o mesmo usuário, que ora colocava espaço ou ora abreviava. Este tipo de procedimento foi totalmente extinto, os recursos da solução, em especial a possibilidade de se utilizar uma estrutura de pastas em conjunto com as fichas de documentos utilizadas em sistemas de GED tradicionais, trouxeram grande facilidade tanto para armazenar como para localizar os arquivos.

Para Lemos o jurídico já se tornou dependente da ferramenta e a tendência é estender o uso para outras áreas, como Produtos e Comercial. "Paulatinamente, estamos fazendo a importação do histórico, sob demanda. Desta forma, cada usuário vai importar os documentos, na medida que for usando", explica.

O departamento jurídico do BBM tem uma configuração exemplar nas estações de trabalho, com Windows XP, Office 2003 e, agora, o Worksite 8.0, que é a última versão existente. O custo por pessoa foi de U$ 300.

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