Atenção deve ser redobrada com a Escrituração Contábil Digital (SPED)

Fabio Rodrigues de Oliveira*

As empresas normalmente deixam a entrega de suas obrigações acessórias para a última hora. Isso se deve, em parte, pelo grande número de obrigações a que estão sujeitas, o que impossibilita um bom planejamento para entrega das declarações.

É muito comum que surjam dúvidas na entrega das declarações, mas quando deixadas para a última hora, dificilmente elas poderão ser sanadas. Para não perder o prazo de entrega, e ficarem sujeitos a multas e outras penalidades, os contribuintes entregam as declarações ao Fisco, mesmo com erros.

Essa prática, apesar de não recomendável, é muito comum e não gerava grandes conseqüências, pois em regra, as declarações podiam ser facilmente retificadas. Ou seja, se a empresa constatar que entregou sua declaração com incorreções, basta entregá-la novamente, mencionando que se trata de uma retificação. Não é nem mesmo necessária a autorização do fisco para isso, e quando há alguma penalidade pela correção de erros, ela é tão irrisória, que não desmotiva tal prática.

Esse mau hábito terá que ser revisto com o SPED. Como se sabe, em breve as empresas passarão a ter suas informações prestadas de forma digital, dispensado a utilização do papel. Assim será com a escrituração contábil, com a escrituração fiscal e com as notas fiscais. O fisco receberá essas informações de forma bem mais ágil e prática, o que facilitará a sua análise, principalmente com a utilização das diversas ferramentas de cruzamento de dados.

Isso, por si só, já seria o bastante para a revisão dos procedimentos adotados pelas empresas, mas não é especificamente sobre isso que trataremos. Neste texto, buscamos informar sobre a impossibilidade de retificação da Escrituração Contábil Digital, mais conhecida pela sigla ECD.

Na nova modalidade de escrituração contábil, a empresa, após efetuar todos os lançamentos de determinado exercício, deve enviar o arquivo que contém a escrituração diretamente ao SPED, que é um banco de dados administrado pela Receita Federal, onde ficarão armazenadas todas as informações do contribuinte. Com essa nova forma de armazenamento das informações, fica dispensada a impressão dos livros contábeis em papel, o que até agora era obrigado, mesmo pelas empresas que utilizavam sistemas de processamento de dados.

A entrega do arquivo com a escrituração contábil, no entanto, se difere da apresentação das demais declarações ao fisco, pois uma vez entregue, ele será logo encaminhado à Junta Comercial, que ficará encarregada de autenticar esses livros, como sempre fez com os livros em papel.

Ocorre que uma vez autenticado, os livros contábeis não poderão mais ser alterados ou substituídos, conforme prevê a Instrução Normativa nº 107 de 2008, do Departamento Nacional do Registro do Comércio (clique aqui). Ou seja, se o contribuinte constatar que cometeu um erro em sua contabilidade, por exemplo, apenas no ano seguinte, após a devida autenticação do livro na Junta Comercial, não poderá alterá-lo ou substituí-lo.

A correção do erro terá que ser feita na escrituração do exercício em que verificado o equívoco, seguindo as Normas Brasileiras de Contabilidade, que se encontram previstas na Resolução CFC nº. 596 de 1985. Portanto, não bastará apenas a entrega de um novo arquivo, como sempre foi hábito.

Em condições normais, a entrega da primeira ECD deverá ocorrer até o final do mês de junho de 2009. Os contribuintes não poderão deixar para solucionar suas dúvidas na última hora, pois a retificação dos erros deverá seguir um processo mais rígido e formal, e as informações enviadas ficarão armazenadas no SPED, além de macular a própria escrituração contábil.

Portanto, é hora de despertar para essa nova realidade, que exigirá uma radical mudança de procedimentos por parte das empresas, que deverá investir, mais do que nunca, no constante treinamento e atualização da equipe.

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*Consultor de tributos federais, direito societário e contabilidade da FISCOSoft Editora