"Break Even Point" dos sistemas jurídicos

Décio Sartore*

O 'Break Even Point' das tecnologias para advocacias é mais rápido do que se pensa, seja em relação a se pagar em pouco tempo ou à mudança cultural que impõe. De fato, o testemunho de quem utiliza é uníssono: não há como trabalhar sem elas! Ainda mais com o já bastante próximo processo digital. A experiência junto a bancas de direito mostra que em três meses é possível garantir as primeiras medições e, entre seis meses e um ano, o sistema se paga porque os benefícios da implantação de soluções para gestão de rotinas, casos e processos, os ERPs (Enterprise Resource Planning), são muitos.

Como qualquer plataforma tecnológica, o ERP Jurídico tem um tempo de implantação, maturação e equilíbrio, o break even point. E da mesma forma que acontece com outras soluções, o tempo de implantação não tem regra, varia de acordo com o projeto e os recursos que vai utilizar. Mas, na média, em projetos padrão que contam com módulo de faturamento; financeiro, que inclui contas a pagar e a receber, caixinha, orçamento e gestão de cobrança; módulo de acompanhamento de processos; módulo de time sheet, de arquivo, que organiza as pastas físicas, e de controle de contratos; a primeira etapa da instalação leva três meses.

É possível dividir a implantação em três fases. Na primeira, definem-se as regras de negócios do escritório, que inclui a preparação do sistema; a organização das informações e a parte técnica de instalação e configuração do software para que sejam inseridas nessa pré-formatação. Compreende a estruturação do projeto e serve para entender como o escritório funciona e para criar regras. Também, monta-se um cronograma de implantação. Na segunda fase, começa a produção. Leva mais dois meses. Aqui, é possível consolidar dados em relação ao sistema. Portanto, em média em torno dos três meses de implantação, o sistema começa a fornecer medições. A terceira é a consolidação e a etapa de resultados.

Os melhores ERPs do mercado, acompanhados de consultoria experiente, obviamente, conseguem transformar o fazer dentro de um escritório. Primeiramente, porque ajudam na sua organização e métodos que são planejados previamente. Ora, tudo irá passar pelo sistema e esta preparação, a definição de atividades e criação de regras já leva a repensar o 'modus operandi'. Faz com que as advocacias, logo nos primeiros três meses, que é o tempo médio dessa primeira fase, melhorem sua estrutura organizacional. O princípio da automação está na participação de todos para que as informações cheguem ao sistema de forma eficiente. Essa definição de papéis é muito importante, também.

Assim, um setor fica responsável por fazer o cadastro do cliente e o sistema, automaticamente, cria a pasta, um diretório para salvar documentos. Deste modo, ao diminuir o trabalho e a preocupação das pessoas, acaba sendo recebido com entusiasmo. Ora, esta tecnologia além de automatizar as rotinas, inclusive avisando dos prazos por e-mail, fornece dados importantes para a gestão da advocacia. Na verdade, inverte os pólos e, via de regra, supera as expectativas.

Estes benefícios ajudam também a dissipar barreiras culturais, que têm sido superadas com mais facilidade. Normalmente, o escritório já utiliza algum software, mesmo que simples. Mas ao implantar soluções mais robustas, passa a ter visão do que se perdia na rotina, da quantidade de correções e retrabalho, o que ajuda na mudança cultural e do 'fazer' de advogados e colaboradores.

Os benefícios não param por aí. A gestão melhora os controles, de forma geral. A informação não se perde. O escritório passa a saber o que gasta, com que cliente e quando. Permite apurar a rentabilidade dos clientes do escritório, gerir a movimentação financeira e, por se integrar com outras soluções, permite controlar cópias, impressão e até o uso do telefone para alocar automaticamente à conta do cliente ou para conhecimento gerencial.

Há, ainda, ganhos indiretos como redução da equipe e agilização do trabalho em função de menos correções e re-trabalho e da eficiência nas informações enviadas para os clientes. Estes benefícios começam a aparecer depois de seis meses. Após um ano, a massa de dados é maior, o que melhora as apurações. É neste período, inclusive, que a solução se paga e há um ponto de equilíbrio.

A partir do primeiro ano de implantação, o escritório deixa de perder, melhorando a rentabilidade, além de deixar de ter prejuízos. Como se sabe, hoje, com as margens tão apertadas, quem chega a ter 20% de margem está muito bem no mercado.

O nível de profissionalização é alto, hoje em dia. As bancas funcionam como uma empresa. Para ser ter uma idéia, com sistemas jurídicos integrados, os ERPs, a advocacia mantém, para o mesmo volume de processos, 200% amenos de pessoal que uma outra sem a tecnologia. Vale destacar, também, que implantar o sistema e deixar lá, não adianta. É necessário ter um bom serviço de consultoria para ajudar a diminuir um possível 'gap' entre a expectativa (normalmente recoberta de imediatismo) e a realidade da implantação de projetos abrangentes.

E, quando os sistemas jurídicos atingem e ultrapassam o break even point, é a vez das advocacias verificarem como anda o seu ponto de equilíbrio. Muitos escritórios buscam este ponto, mas não têm ferramentas para administrar. Por isso, a solução de relatórios do ERP é fundamentais para prover Business Intelligence - BI - e medir sua eficiência.

Nenhum empreendimento, independente de seu tamanho ou complexidade, será bem sucedido se não houver a implementação de uma solução integrada.

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*Gerente Regional da BCS Informática e Associados do Rio de janeiro.