O uso do WhatsApp como ferramenta de comunicação profissional: Aspectos práticos e jurídicos

O avanço das tecnologias de comunicação transformou a dinâmica das interações profissionais. Entre essas tecnologias, o WhatsApp se destaca pela ampla aceitação e uso nas empresas. 

Este artigo busca justamente discutir o uso do WhatsApp como ferramenta de comunicação profissional, abordando aspectos jurídicos e principalmente diretrizes operacionais práticas necessárias para garantir um uso adequado, respeitoso e eficaz de tal instrumento.

Inicialmente, podemos discutir a criação de grupos no WhatsApp para fins de comunicação profissional. A criação de grupos para comunicação regular entre integrantes de equipes ou profissionais recrutados para um trabalho específico, dentre outros, é algo muito comum. Contudo, é necessário que seja respeitada a diretriz do uso exclusivo para atividades laborais. Essa prática minimiza riscos jurídicos, assegurando que as interações se mantenham dentro do escopo do trabalho, exigindo-se a observância de outras diretrizes internas (como horário determinado, assuntos, integrantes e outros). 

Aliás, a exigência de aprovação e administração por um gestor da empresa é recomendável e tem como objetivo justamente garantir a supervisão e a relevância das interações, protegendo tanto a empresa quanto os colaboradores.

Recomenda-se, assim, que a responsabilidade pela administração dos grupos seja centralizada em um gestor designado pela própria empregadora. Essa prática não só assegura uma melhor supervisão das comunicações, mas também delimita a responsabilidade da empresa em relação a grupos não autorizados. Ao evitar discussões familiares ou informais em canais de comunicação destinados ao trabalho, a empresa pode resguardar-se de práticas que possam comprometer a ética e a produtividade.

Existem também considerações importantes relacionadas ao conteúdo e ao horário das mensagens. Para manter a eficácia da comunicação, e evitar riscos como pedidos de horas extras e outros, as mensagens devem ser enviadas dentro do horário de trabalho, exceto em situações que demandem urgência. O envio de mensagens fora do horário convencional pode ser considerado invasivo e prejudicial, impactando o bem-estar dos funcionários e, consequentemente, a dinâmica do ambiente de trabalho, podendo ser considerado, inclusive, para fins de controle de jornada, o que de toda forma é matéria controvertida.

Sobre o tema, trazemos julgados onde é possível verificar uma divergência sobre o controle de jornada via WhatsApp, senão vejamos:

"TRABALHO EXTERNO. ART. 62, INCISO I da CLT. EXISTÊNCIA DE COMUNICAÇÃO SOBRE CONCLUSÃO DE TRABALHOS POR GRUPO DE WHATSAPP. APLICAÇÃO DO ART. 6º, PARÁGRAFO ÚNICO DA CLT. A adoção de meios telemáticos de comando, controle e supervisão do trabalho se equiparam para os fins do controle de jornada a meios pessoais e diretos, nos termos do art. 6º, parágrafo único da CLT, de modo que a distribuição do trabalho, acompanhada da informação de sua execução em grupo de WhatsApp é suficiente para denotar a possibilidade de controle da jornada. Recurso ordinário do reclamante a que se dá provimento." (TRT-2 - ROT: 10010376720225020204, Relator: BIANCA BASTOS, 9ª Turma, publicação DJ 26/09/2023)

"SERVIÇO EXTERNO. TELEFONE CELULAR. MENSAGENS DE WHATSAPP. CONTROLE DA JORNADA NÃO CONFIGURADO. Insustentável reconhecer no telefone celular um instrumento válido de controle de jornada, seja por meio de telefonemas, seja por meio de mensagens de whatsapp. Meios esses apontados pelo autor em depoimento e que são de absoluta ineficácia para tanto. Não foi demonstrada, sequer mencionada no depoimento pessoal, a existência de aplicativo voltado ao controle de jornada do autor. Logo, declaração testemunhal isolada, de existência de aplicativo para outros cargos que não o do autor, não sustenta um decreto condenatório de horas extras. Impositivo, pois, o enquadramento do autor, incontroversamente trabalhador externo, na hipótese do artigo 62, I, da CLT. Sentença reformada." (TRT-9 - ROT: 00004985120195090068, Relator: SUELI GIL EL RAFIHI, 6ª Turma, publicação DJ 19/06/2020)

HORAS EXTRAS. INTERAÇÃO EM APLICATIVO DE MENSAGENS. GRUPO DE CONVERSA NO WHATSAPP. REQUISITOS PARA CONFIGURAR SOBRELABOR. O aplicativo de mensagens whatsapp pode ser utilizado como verdadeira ferramenta de trabalho, tornando-se uma via de comunicação entre os trabalhadores e o empregador. A prova de que o trabalhador ficava à disposição do empregador de forma telemática exige alguns requisitos: criação ou direção do grupo pelos superiores hierárquicos, exigência de interação e respostas às mensagens e que tal fato ocorra fora da jornada habitual/contratual. Caso fique demonstrado que a sua utilização ocorria como mero mural de avisos e que as manifestações dos trabalhadores ocorriam de forma espontânea, não há falar em horas extras." (TRT-12 - ROT: 00005344820215120001, Relator: CESAR LUIZ PASOLD JUNIOR, 3ª Câmara, Publicação DJ 09/03/2023)

"JORNADA EXTERNA. COMPATIBILIDADE COM CONTROLE DE HORÁRIO. O que enseja o enquadramento do trabalhador na exceção consagrada no art. 62, I, da CLT, não é a ausência do controle de jornada, mas sim, a impossibilidade de sua realização. No caso, a prova testemunhal foi determinante para elucidar que, embora a reclamada não adotasse nenhum sistema de registro de horário, era plenamente possível, por meios indiretos, exercer o controle da jornada praticada pela obreira, pois poderia valer-se, para tanto, do registro de acesso ao sistema de vendas (que era feito por meio de login e senha), dos relatórios das visitas realizadas, além do acompanhamento direto por meio dos grupos de whatsapp e telegram, nos quais eram enviadas fotos e informações sobre as visitas diárias realizadas. Assim, se a reclamada optou por não implementar a fiscalização e o controle da jornada, o fez no seu próprio interesse, não podendo se beneficiar de tal omissão, até porque trata-se de uma obrigação legal do empregador (art. 74, § 2º, da CLT) e não de uma faculdade. Logo, nenhuma reforma merece a sentença que condenou a demandada ao pagamento de horas extras e ao tempo do intervalo interjornada suprimido, ambos com reflexos, com base nos horários declinados na petição inicial, porquanto a reclamada não logrou se desincumbir do ônus de comprovar a prática de jornada diversa. Apelo patronal desprovido." (TRT-23 - ROT: 00006731920205230004, Relator: ELINEY BEZERRA VELOSO, 1ª Turma, publicação DJ 13/07/2023)

O que se sugere diante das divergências entre as decisões dos Tribunais Trabalhistas sobre a matéria é que as regras para utilização do aplicativo, assim como a gestão dos grupos, quando de conhecimento da empregadora, sejam sistematizadas em documento escrito e de conhecimento de todas as partes (regulamentos internos, códigos de conduta e diretrizes etc.).  

Esse mesmo documento deve trazer regras sobre o horário de envio de mensagens, sobre o envio de mensagens irrelevantes, correntes e piadas que podem prejudicar o ambiente profissional e criar desconforto entre os colaboradores, destacando-se que não há impedimento algum, quando estamos falando de um instrumento para o trabalho de fixação de restrições claras quanto ao conteúdo das mensagens, que ao nosso ver devem ser concisas, pertinentes ao assunto em questão e devem refletir uma comunicação eficiente, evitando distrações que podem ser prejudiciais ao fluxo de trabalho. O mesmo documento também pode tratar das regras sobre a comunicação profissional pelo WhatsApp na esfera individual, não havendo que se falar em afronta à privacidade a partir do momento em que as partes tenham ciência de sua utilização para o trabalho, permitindo-se uma comunicação respeitosa e eficaz.

Aliás, a promoção de uma comunicação respeitosa é um dos pilares para garantir um ambiente de trabalho saudável. Evitar o uso de caixa alta, que geralmente é interpretado como grito no meio virtual, assim como abster-se de temas polêmicos, como política ou religião, que podem gerar desentendimentos desnecessários, é imprescindível. 

De se destacar, também, que as conversas realizadas em grupos de WhatsApp que envolvem questões profissionais devem ser tratadas com confidencialidade, sendo possível que o próprio instrumento que traga as diretrizes aborde o tema. 

A divulgação de mensagens para terceiros, independentemente de seu teor, pode resultar em consequências jurídicas significativas, sendo, portanto, essencial que os colaboradores sejam instruídos a manter a privacidade das discussões e a resolver conflitos de forma particular, garantindo um ambiente harmonioso e seguro.

Em caso de descontentamento de algum colaborador ou ofensas, a conduta recomendada é a comunicação imediata com o administrador do grupo. O gestor do grupo e da ferramenta, como responsável pela supervisão, deve realizar uma mediação adequada para resolver situações conflituosas. O gerenciamento adequado desses conflitos é essencial para a manutenção da integridade do grupo e a continuidade de um ambiente de trabalho positivo.

Destacamos, também, que os colaboradores possuem o direito de expressar suas opiniões sobre a utilização do grupo, desde que isso ocorra de maneira construtiva e diretamente ao administrador. O estabelecimento de responsabilidades individuais para infrações é fundamental, já que cada membro deve entender seu papel e o impacto de suas ações na comunicação do grupo. O administrador tem a autoridade para aplicar sanções conforme necessário, visando sempre a manutenção da ordem e do respeito nas interações.

Diante do exposto, concluímos que o uso do WhatsApp como uma ferramenta de comunicação profissional pode trazer inúmeros benefícios, mas também requer a implementação de diretrizes que assegurem um uso responsável e adequado. A abordagem desses aspectos jurídicos e operacionais é crucial para preservar a integridade das comunicações e o bem-estar dos colaboradores, mantendo a eficácia nas interações e, consequentemente, promovendo um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Em um cenário cada vez mais digital, a adoção dessas diretrizes fixadas em documento escrito e de conhecimento de todas as partes poderá resultar em um diferencial competitivo e um ambiente harmonioso para todos os envolvidos.