Quando o escritório de advocacia deve buscar um software jurídico?

A revolução tecnológica vem acelerando sobremaneira todas as áreas profissionais. Os inúmeros recursos digitais adotados na última década proporcionam muito mais eficiência operacional, organização de informações e precisão nas tomadas de decisão. Esse conjunto de fatores leva a uma melhoria intrínseca na produtividade e consequentemente nos lucros.

Diante destes fatos, fica evidente que utilizar ferramentas tecnológicas é um caminho sem volta e que ao mesmo tempo induz a melhoria contínua de quem as utiliza. Essa onda de mudanças está gerando grandes mudanças na rotina de diversos profissionais.

No mercado jurídico esse movimento é igualmente real. Muitos sócios e gestores têm utilizado ferramentas como planilhas e serviços de computação em nuvem para gerenciar a banca jurídica, mas a prática mostra que recursos distintos e não integrados mais dificultam do que ajudam.

Lançar mão de recursos digitais para a gestão de escritórios de advocacia e de departamentos jurídicos não é mais uma questão de "se", mas de "quando". E decidir o momento ideal para implantar essa tecnologia pode ser uma tarefa desafiadora. Afinal são muitas variáveis e critérios que se deve levar em consideração. 

Utilizar software jurídico é uma premissa essencial tanto para a digitalização dos fluxos operacionais e administrativos do escritório quanto para a aplicação de uma gestão jurídica profissional. Porém esse caminho não é tão simples e demanda compreender alguns fatores importantes.

O que é software jurídico?

Há muitos anos as grandes empresas começaram a utilizar os ERP, sistemas de gestão que permitem acesso fácil, integrado e confiável a todos os processos e dados de todos os setores de uma empresa. Esse conceito que elevou a eficiência das empresas chegou à advocacia sob o nome de software jurídico.

Desde o início da década de 2010 a utilização desses sistemas se expandiu em larga escala no mercado. Com isso as soluções ofertadas passaram a contar com funcionalidades mais e mais específicas para atender escritórios de todos os tamanhos.

Portanto o software para advogados (como também é chamado) se tornou uma solução que digitaliza e automatiza os fluxos operacionais e administrativos das bancas. Dessa forma, as diversas tarefas repetitivas do dia a dia são agilizadas e aceleradas, liberando os advogados para se dedicarem às atividades estratégicas e intelectuais.

O que faz um software jurídico

Partindo do conceito do ERP, os softwares jurídicos nasceram como ERP, sistemas de gestão integrada, ou seja, necessariamente devem ter funcionalidades que atendam a todas as demandas operacionais e administrativas do escritório. E obviamente deve fazer isso de forma integrada, ou seja, que as áreas funcionais e os fluxos operacionais troquem dados uns com os outros.

Nesse sentido, a função mais elementar do sistema para advogados deve ser a de dar suporte às rotinas da produção jurídica e da controladoria. Ou seja, visualizar e gerenciar todos os processos e casos sob patrocínio do escritório, organizar documentos e provas, controlar prazos, fazer a gestão de tempo da equipe, realizar pesquisa jurídica e busca automática de publicações nos diários oficiais e sistemas dos tribunais.

No âmbito administrativo/financeiro, o sistema precisa gerenciar as diversas rotinas administrativas, supervisionar o fluxo de caixa, emitir cobrança de honorários, gerar controles financeiros, emitir relatórios e acompanhar o relacionamento com clientes.

A citada integração significa que todas essas funcionalidades de ambas as duas áreas macro (administrativo e controladoria) precisam estar conectadas, de modo a relacionar prazos, honorários, compromissos, documentos, histórico e clientes aos processos ativos.

Quando adquirir um software jurídico

Atualmente toda a justiça trabalhista opera em sistemas digitais. Nos tribunais federais e TJs o índice de digitalização supera os 90%. Portanto não resta dúvida de que a necessidade de digitalização dos escritórios é tão somente uma questão de tempo. No entanto essa decisão de quando começar envolve uma série de critérios que precisam ser levados em consideração, de modo a não desperdiçar tempo, dinheiro e recursos.

Como já foi dito, tanto a digitalização quanto a gestão profissional do escritório culminam na adoção de um software jurídico. Dessa forma, cada advogado e cada banca têm de compreender o seu próprio tempo de lançar mão dos recursos digitais. Os critérios mais relevantes para decidir quando adquirir um software jurídico são:

• As planilhas de controle já não estão dando conta;
• Informações e documentos importantes estão desorganizados;
• O controle financeiro está defasado;
• Se perde muito tempo com tarefas manuais repetitivas;
• O volume de processos do escritório está aumentando;
• Os advogados estão perdendo prazos;
• O cliente não está sendo atendido em tempo hábil;
• Existe o desejo de aumentar o escritório e contratar novos colaboradores
• O advogado não consegue dar atenção às questões estratégicas do negócio jurídico;
• Os sócios já desenvolveram uma mentalidade digital.

A utilização de um software jurídico sempre se mostra altamente benéfica. Essa necessidade irá chegar a todas as bancas, cedo ou tarde. No entanto sua implementação não é uma tarefa simples, pois o mercado dispõe de muitas opções. Cada sócio ou gestor precisa entender minuciosamente seu fluxo operacional a fim de identificar quais recursos buscar em um software jurídico.

Quais recursos buscar em um software jurídico

Antigamente, quando alguém se dispunha a adquirir um bem ou serviço, se perguntava: Qual a melhor opção do mercado? Pois bem, seja em produtos ou serviços de qualquer setor mercadológico, esse absolutismo não existe. Visite uma loja de tênis e se depare com as dezenas e dezenas de modelos específicos para diversas práticas e confirme essa afirmação. Essa premissa vale para tênis, molhos de tomate, aparelhos celulares e tudo o mais que possa ser comprado. Inclusive software jurídico.

Portanto o melhor sistema para advogados será aquele que melhor se encaixa nas tarefas e atividades que compões os processos operacionais e administrativos de cada escritório. Dessa forma, nenhum sócio deve "ir às compras" sem mapear detalhadamente a sua própria operação.

Ao realizar este mapeamento de processos que compõe seu fluxo produtivo, o advogado irá identificar e priorizar aquelas atividades que devem ser digitalizadas e automatizadas. A fim de facilitar essa missão, pode-se separar esse mapa a partir das áreas funcionais do escritório e suas principais demandas. 

• Produção e redação de peças jurídicas;
• Digitalização e gestão de documentos e provas;
• Controle de prazos;
• Busca de publicações e intimações nos diários oficiais e tribunais;
• Informar andamento de processos aos clientes;
• Gestão administrativa e financeira;
• Gestão de equipe, tempo e produtividade;
• Aquisição de novos clientes;
• Cobrança de honorários;
• Emissão de relatórios;
• Segurança da informação e privacidade;
• Análise de dados.

Em todas essas áreas e atividades existem recursos disponibilizados pelos softwares jurídicos. As funcionalidades a serem consideradas mais relevantes durante a escolha serão aquelas relacionadas às demandas mais importantes que o escritório mapeou e priorizou.

A crescente competitividade do mercado jurídico é uma razão adicional para considerar a aquisição de software jurídico. Em um cenário cada vez mais competitivo, os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que adotam tecnologias digitais e de automação adquirem uma vantagem significativa sobre aqueles que permanecem presos aos métodos manuais.

Softwares jurídicos se destinam a profissionais autônomos, departamentos jurídicos e escritórios de todos os tamanhos, todas as áreas de atuação seja consultivo ou contencioso. Atualmente quase todos os sistemas são no modelo SaaS (Software as a Service) e rodam online, portanto tendem a ter um valor mais acessível.

Não existe fórmula mágica ou bala de prata. O momento certo para adquirir um software para advogados depende das diversas variáveis apresentadas aqui. Além de atentar a esses critérios, fica reiterada a importância de realizar o mapeamento de processos e um plano de digitalização do escritório de advocacia.