Escritórios de advocacia - Onde e como investir em 2024

A resposta que todos atualmente esperam receber é em IA, que é a "hype" do momento! Isto é verdade, mas esta não é a única resposta e pretendo nesta breve discussão tecer alguns comentários que penso possam acrescentar alguns "inputs" para os gestores (sócios ou gestores profissionais) no momento de tomar esta difícil decisão.

Quanto investir?

Todos nós, que em algum momento passamos pela gestão deste negócio especifico, sabemos que a decisão de investir compete com a decisão de distribuir lucros, pois a equação financeira de um escritório de advocacia é muito simples: Faturamento menos impostos, custos diretos e fixos é igual ao lucro que normalmente é distribuído aos sócios. Desta forma, no momento da decisão de investir cada sócio faz imediatamente um mental a conta baseada no seu percentual de participação na sociedade e percebe quanto aquela decisão impactará no seu "bolso". Existem obviamente muitas exceções, que normalmente acontecem em escritórios maiores normalmente mais antigos, organizados e geridos de forma mais empresarial e com planejamento estratégico onde se define periodicamente reservas ou fundos destinados a investimentos de modo que o raciocínio simplista citado anteriormente não se aplica.

De qualquer modo, os valores destinados a investimentos (de qualquer natureza) são sempre limitados e por este motivos devem ser muito bem pensados, decididos e principalmente geridos para que atinjam o objetivo imaginado.

Onde investir?

Esta é a pergunta mais difícil de responder, pois considero que todo e qualquer escritório de advocacia está numa continua corrida com seus concorrentes e para isto, como sempre faço, vou utilizar uma comparação metafórica com o projeto e construção de um auto de corrida.

Não é uma corrida tipo "sprint" onde há uma explosão de energia por um pequeno espaço de tempo como um "dragster" que deve chegar o mais rapidamente possível numa reta de ¼ de milha, mas sim uma corrida de resistência, como as 24 horas de Le Mans, onde é necessária a gestão correta de todos os recursos para se chegar ao final em primeiro ou pelo menos em boa colocação.

Antes de analisar o projeto propriamente dito precisamos nos posicional para saber com quem estaremos competindo e temos duas grandes premissas:

Premissa 1 - A categoria

A primeira atitude a ser tomada é decidir em qual categoria se está competindo, ou seja, será uma corrida de karts, uma de "gran turismo" ou uma de "truck-racing" (como aqueles utilizados na antiga Paris-Dakar).

Em outras palavras, estamos falando de escritórios pequenos, médio ou grandes? As características e necessidades são totalmente diferentes!

Premissa 2 - A fase do desenvolvimento

Em que fase está o projeto? Na fase inicial, nos primeiros desenhos e concepção ou o protótipo já está em construção? Na fase de concepção podemos adotar praticamente qualquer solução e/ou mudar qualquer parte do projeto sem que haja um prejuízo

imediato. Podemos adotar um motor horizontal, um V8 ou V6 bastando para isto somente redesenhar o projeto. Se o protótipo já está em construção a mudança do motor interferirá por exemplo na estrutura do chassis, trazendo inúmeros gastos não previstos e a certeza de um atraso no cronograma.

No nosso caso, o escritório já tem algum sistema instalado (tomando apenas como exemplo um sistema de faturamento)? Se ainda não tiver, a decisão de adotar um retorna ao item anterior, ou seja, qual é o melhor sistema de faturamento que se adapta ao meu tamanho, minha necessidades e minha disponibilidade de investimento?

Se já existe um sistema instalado, a decisão de trocar por outro mais sofisticado exigirá um esforço muito maior, um período de adaptação e um custo muito maior do que se não houvesse nenhum previamente instalado.

Outro ponto a ser abordado é que à medida que o escritório cresce, suas necessidades vão se alterando e se tornando mais complexas, exigindo cada vez mais investimentos e tornando a decisão de investimento mais difícil.

Uma vez analisadas as premissas anteriores, já se tem a consciência de qual categoria se está participando e em qual fase de desenvolvimento o projeto está.

O projeto e a execução

Independentemente da categoria que se está participando, um bom auto de corrida deve ter as seguintes características (concebidas no projeto e executadas na construção): Potência, Resistência, Confiabilidade, Estabilidade, Dirigibilidade, Eficiência (consumo), Peso coerente, Um bom piloto e por fim um baixo Cx (coeficiente de resistência aerodinâmica)e tudo isso junto!

Potência

A escolha ou projeto do motor correto para o tipo de corrida que se está disputando, pois a potência necessária para levar aquele auto à velocidade desejada é obviamente um dos fatores mais importantes em qualquer projeto de um auto de corrida.

O faturamento em um escritório de advocacia é o principal fator que definirá a sua categoria e o volume possível de investimento. Este faturamento está na sua eficiência máxima? Pode ser melhorado com alguma alteração? Esta análise pode determinar, por exemplo em investimentos em: marketing, novos sistemas, novas áreas de atuação, etc.

Estabilidade e confiabilidade

Numa corrida de longa duração, a garantia que aquele auto vai chegar ao final é também um fator importantíssimo e este aspecto começa na concepção do projeto e na construção elaborada com cura.

A manutenção do faturamento, que em ultima instância garante a capacidade de investimento ao longo do tempo tem suas raízes na qualidade técnica oferecida, na qualidade de atendimento, na escolha, treinamento e motivação de seus profissionais. A analise a avaliação desses pontos deve determinar decisões de investimentos em contratação, formação da equipe bem como em planos de carreira e remuneração coerentes com as necessidades de cada profissional. Escritórios de advocacia são formados por pessoas prestando serviços para pessoas e este é o seu principal "asset". Investir nele é garantir a sobrevivência!

Resistência

Um auto de corrida deve resistir aos possíveis percalços que possam ocorrer numa disputa e sua construção deve ser robusta, sem ser exagerada e pesada (veremos mais a frente).

Escritórios devem resistir no tempo, ou seja, serem capazes de absorver sazonalidades, mudanças de mercado e alterações de equipe e também societárias. Para isto os investimentos em pesquisas, novas áreas e novas tecnologias são fundamentais.

Dirigibilidade

Não adianta nada ter um auto potentíssimo, mas que seja impossível de dirigi-lo!

A dirigibilidade em escritórios de advocacia não somente depende da quantidade e qualidade de controles existentes mas também de uma estrutura decisória coesa que saiba utiliza-los. Os investimentos em controles (financeiros, de produtividade, de rentabilidade, eficiência, etc.) são fundamentais para garantir a gestão correta do negócio.

Eficiência e Consumo

A escolha correta da potência do motor e seu consumo de combustível é fundamental, pois o ideal é ter o máximo de potência para garantir a velocidade desejada com o menor consumo possível de combustível.

O combustível utilizado na produção de qualquer peça jurídica é o tempo e a minimização de sua utilização garante a maior eficiência na produção jurídica. Para garantir a maior eficiência dois fatores são fundamentais: a qualidade e eficiência da equipe jurídica (item já discutido) e a gestão do tempo não dedicado à produção e sim à busca de informação. Gestão do Conhecimento é basicamente entregar a informação correta para a pessoa justa no menor tempo possível, pois quanto menor for o tempo dedicado à busca maior será a eficiência.

Investimentos em Gestão do Conhecimento aumentam significativamente a eficiência de qualquer escritório de advocacia!

Peso - Potência

Em qualquer auto e principalmente naqueles de corrida, quanto menor for o peso a ser "carregado" pelo motor, maior será o aproveitamento de cada hp gerado per este. Por este motivo motores atualmente são em alumínio, carrocerias em fibra de carbono, etc.

Em escritórios de advocacia a gestão eficiente de todos os custos envolvidos no processo define a eficiência financeira, ou em outras palavras, quanto sobra no final para investir ou distribuir Os controles de eficiência de equipes, pessoas e departamentos definem o correto dimensionamento destes e a gestão financeira de clientes, assuntos e contratos ajudam a definir critérios para novas contratações. A otimização dos custos fixos, pais como administração, espaços utilizados, consumos gerias, etc., ajudam a melhorar a eficiência.

Ter uma visão geral de todos os custos envolvidos na cadeia produtiva é fundamental para ajudar o gestor a tomar a decisão correta de investimentos e melhorar a eficiência geral.

Coeficiente de Resistencia Aerodinâmica (Cx)

Este coeficiente em ultima instância representa a resistência gerada pelo atrito do ar quando qualquer corpo se movimenta neste meio. A partir de uma certa velocidade passa

a ser muito importante e a consumir potência e consequentemente combustível. Por este motivo os projeto de autos de corrida atualmente passam por teste em tuneis de vento para minimizar seu efeito.

Considero na minha comparação metafórica a minimização do "Cx" como sendo a utilização da IA (mais recentemente chamada de IA (Generativa) que traz aquele aumento de eficiência decorrente da otimização de todo e qualquer processo interno de qualquer empresa. Em escritórios de advocacia é representada por sistemas mais inteligentes e amigáveis de busca de informações, auxilio na elaboração de documentos de qualquer espécie (contratos, recursos, petições, etc.) e sempre com interface em linguagem natural e intuitiva. Atualmente quase todo sistema oferecido já tem algum tipo de IA incorporado ("embedded") em seu interno.

Cabe aqui uma observação importante: IA não resolve todos os problemas existentes em um escritório de advocacia e não é algo do tipo "plug and play". Necessita de uma boa dose de parametrização e um grande período de testes e adptação. Deve ser adotada? Sem sombra de dúvida!

Piloto

Para que tudo isso possa ser aproveitado ao máximo, é necessário um ótimo piloto que consiga entender todas essas características dessa maquina especial e conseguir tirar o máximo de cada uma delas e além disso ser muito talentoso para pilotar no traçado ideal, no menor tempo possível e em qualquer pista, tais como Fangio, Senna e Schumacher. Faz toda a diferença em qualquer equipe de corrida!

No mudo jurídico é necessário haver alguém (ou grupo) que consiga governar todas essas características, ter profundidade técnica e além disso ter o respeito e a liderança necessários para definir rumos e ser seguido!

Conclusões

Primeira:

Avalie as duas premissas, ou seja, posicione-se na correta categoria e defina avaliando claramente em que fase do desenvolvimento está seu escritório. Não se deixe direcionar por seu ego. O importante é saber exatamente onde seu escritório está e não onde você gostaria que ele estivesse.

Segunda:

Avalie friamente todas as características do seu "projeto de auto de corrida" , ou seja, Potência, Estabilidade, Confiabilidade, Resistência, Dirigibilidade, Eficiência, Consumo, Peso, Coeficiente de Arrasto e Piloto e coloque-as em ordem de urgência ou maior necessidade. Lembre-se todas elas têm um custo escondido referente a implementação, parametrização e curva de aprendizado. Umas mais do que as outras. Não se deixe levar por promessas de vendedores.

Terceira:

Sendo o volume de investimento sempre limitado, decida por aquele ou aqueles que irão trazer o maior retorno por volume investido. Lembre: o auto que vence a corrida é aquele que combina as melhores características de projeto, execução e piloto. Invista corretamente de modo a obter essa combinação ótima!