Como a controladoria dos escritórios advocatícios pode beneficiar o cliente no mercado massificado?

A controladoria jurídica é o departamento dos escritórios de advocacia responsável por supervisionar e coordenar os prazos processuais, as atividades administrativas e os trâmites jurídicos-administrativos. Ela desempenha um papel fundamental para que os escritórios de advocacia possam atender às demandas de seus clientes de forma eficiente e lucrativa.

É importante destacar que o setor da controladoria jurídica nos escritórios acompanha os processos do início ao fim. Este departamento é responsável pelo cadastro dos processos nos softwares de gestão, realização da triagem de publicações, cadastramento dos prazos nas agendas da equipe técnica, realização de protocolos judiciais e administrativos, emissão de guias, além de assumir toda a parte administrativa das demandas processuais para que a equipe técnica se dedique ao atendimento ao cliente e na elaboração das peças processuais.

Assim, em consonância com o papel da controladoria e buscando o alto desempenho, bem como a supervisão dos processos, as principais funções da controladoria jurídica são:

• Gestão de processos: o departamento é responsável por manter e atualizar o registro de todos os processos do escritório, acompanhar os andamentos processuais, receber as publicações, distribuir os prazos e protocolar as petições nos processos.
• Análise de dados: os controllers desempenham um papel estratégico e fundamental na análise de dados, já que realizam auditorias, revisam dados processuais e demandas administrativas.
• Colaboração com as áreas jurídicas-técnicas: a controladoria trabalha em conjunto com as áreas técnicas para facilitar e desenvolver estratégias mais eficazes e rápidas para os processos.

Ademais, é válido destacar os benefícios que a controladoria jurídica traz para os clientes dos escritórios, que são:

• Redução de custos: identificação de processos que podem ser encerrados ou arquivados, elaboração de estratégias para reduzir o tempo de tramitação dos processos e demandas administrativas, resultando em uma redução significativa dos custos jurídicos para os clientes.
• Melhoria da eficiência: desenvolvimento de fluxos de trabalho mais eficientes, padronização de peças e procedimentos administrativos, bem como implementação de ferramentas organizacionais, softwares e tecnologias para automatizar tarefas rotineiras.
• Aumento da produtividade: remoção de procedimentos e demandas técnicas e administrativas da equipe técnica, permitindo que os advogados da equipe técnica se concentrem nas questões processuais, o que aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços jurídicos prestados, tanto no âmbito administrativo quanto no jurídico.
• Melhoria da qualidade: identificação de pontos de melhoria, desenvolvimento de planos de mitigação, bem como monitoramento do cumprimento de normas e regulamentos, visando proteger os interesses dos clientes e garantir a qualidade dos serviços jurídicos prestados.

Ademais, destaca-se que o principal objetivo dos escritórios comprometidos com os seus clientes é a entrega de resultados rápidos, eficazes e menos onerosos.

Portanto, é importante ressaltar que os escritórios que possuem uma controladoria especializada e competente, auxiliam com maestria os clientes a gerenciar suas demandas jurídicas de forma eficiente, reduzindo custos e a aumentando a produtividade.

Insta salientar que o trabalho de gestão na advocacia está diretamente ligado ao labor da controladoria, que se destaca em quatro tipos de gestões para auxiliar os clientes em seus negócios:

1. Gestão de processos: acompanhamento de processos judiciais e administrativos, garantindo o cumprimento dos prazos processuais e a preservação dos direitos do cliente.
2. Gestão de documentos: organização de manutenção dos documentos jurídicos do cliente, facilitando o acesso e a tomada de decisões.
3. Gestão de informações: coleta e análise de informações jurídicas relevantes.
4. Gestão de riscos: identificação e mitigação de riscos jurídicos, evitando prejuízos futuros ao cliente.

Assim, diante das características e funções apresentadas acima, que compõem a controladoria jurídica foi possível compreender o papel importantíssimo desempenhado por este setor para os clientes dos escritórios.

Porém, é no contencioso massificado que a controladoria se torna essencial, já que é no grande volume de processos e de demandas administrativas que as funções de gestão de processos, documentos, informações e riscos são postas à prova diariamente.

Devido à grande demanda do contencioso massificado, o labor é dividido entre dois pontos estratégicos: o técnico e o controller, visando entregar o melhor resultado possível para os clientes em todas as suas demandas, sendo elas jurídicas ou administrativas.

Deste modo, o trabalho dos controllers é uma ferramenta imprescindível para que os clientes que se enquadram no mercado massificado jurídico, obtenham os melhores resultados processuais e as melhores entregas administrativas de seus escritórios advocatícios.

Entende-se que a controladoria jurídica é um departamento crucial e indispensável para a advocacia massificada. Pois, a função exercida pelos controllers é fundamental e estratégica para a melhoria da eficiência operacional no setor massificados.

Perante a todo o exposto acima, concluímos que os escritórios de advocacia que possuem e investem em uma controladoria jurídica bem estruturada e especializada, entregam melhores resultados para os clientes no modelo de advocacia massificada, pois conseguem lidar com o grande volume de casos, bem como atender às necessidades de seus clientes de forma eficiente e lucrativa.