Gestão jurídica: indicadores financeiros para escritórios de advocacia

Advocacia do futuro e advocacia 4.0 são termos muito utilizados atualmente se referindo a bancas jurídicas que utilizam a digitalização e a automação para aumentar a eficiência e produtividade a fim de obter resultados financeiros positivos. Essa conceituação já deixa claro que não se trata de termos vazios ou "da moda".

No entanto eles sozinhos não dizem muito, já que se referem a diversos novos aspectos, disciplinas, métodos e tecnologias. Dessa forma se faz útil explorar a profundidade de tais conceitos, sobretudo no que tange à gestão jurídica. E neste artigo o faremos com foco específico na gestão financeira.

O motivo desse foco é que diversos estudos e pesquisas realizados na última década por FGV, Sebrae, Endeavor apontam sempre as mesmas conclusões: trinta por cento das empresas brasileiras (inclusos escritórios de advocacia) fecham em menos de dois anos. Entre os principais motivos de fechamento, boa parte deles são os financeiros.

O contexto de advocacia do futuro envolve uma série de megatendências da Indústria 4.0 típicas da transformação digital. Vou destacar aqui dois deles que enfatizam a necessidade da gestão jurídica e da visão empresarial.

Dois cenários da advocacia do futuro

• Mercado de alta competitividade

O mercado jurídico movimenta R$ 50 bilhões por ano. E vem crescendo em torno de 20% ao ano. Estes dados englobam números da advocacia, setor público e departamentos jurídicos. Além do montante financeiro que determina o tamanho do mercado, existem outras variáveis como o volume de processos ativos e o contingente de advogados.

O Brasil já é o país com a maior proporção de advogados por habitante do mundo: 1 para cada 164 habitantes. Já em números absolutos em 2022 o país ultrapassou a marca de 1,3 milhão de advogados ativos e registrados na Ordem. Esse contingente coloca o Brasil como o segundo país com o maior número de advogados atuantes, atrás apenas da Índia e tecnicamente empatado com os EUA. As informações são do Conselho Federal da OAB, da International Bar Association - IBA e da American Bar Association - ABA.

Esses dados impressionantes significam muito mais concorrência.

• Mercado de alta complexidade

Nas últimas décadas o Direito vem passando por mudanças que colocam em xeque o seu posicionamento conservador. Em meados dos anos 1990 se iniciou a informatização dos escritórios. Em 2013, através da Resolução CNJ n. 185/13, veio a obrigatoriedade do peticionamento eletrônico para alguns tipos de peças. Aquela determinação causou turbulência nos escritórios. No entanto aquilo foi pequeno.

O conjunto de mudanças que está atualmente em curso traz uma nova onda de tecnologias, métodos, conceitos e práticas. Mais complexas e mais impactantes. E justamente por representar uma grande mudança de status quo, a advocacia 4.0 traz consigo a adoção de uma visão empresarial pra os escritórios, independente do porte. Isso significa que advogadas e advogados necessitam de recursos e métodos de gestão em suas bancas.

Nesses contextos de competitividade e complexidade do mercado entra em cena a busca pela melhoria da produtividade. Dados de uma pesquisa feita em 2021 pela Thomson Reuters apontam que 2/3 dos advogados gastam mais de 40% do tempo em tarefas que não geram negócios nem honorários. Essa baixa produtividade é comum em bancas de todos os portes. Isso significa que não está relacionada apenas à recursos tecnológicos. Mas principalmente à ausência da tal visão empresarial no escritório.

Dessa forma, surge busca pela melhoria da produtividade. Afinal ela se reflete na lucratividade e nos resultados financeiros do escritório. Mas como medir a produtividade? Como melhorar a lucratividade? Quem chegou a esse ponto já começou a desenvolver a consciência sobre a importância da Gestão. E toda gestão utiliza Indicadores Chave de Performance ou KPIs.

O que é um indicador chave de performance | KPI - Key Performance Indicator

O KPI, traduzido como Indicador Chave de Performance, é o principal instrumento para mensurar os resultados de uma ação ou conjunto de ações em comparação com os objetivos e estratégias definidos em um planejamento. Os indicadores a serem monitorados dependem do tipo de projeto, campanha ou negócio. O benefício de monitorar essas métricas é transformar dados em informações e proporcionar tomadas de decisão inteligentes tanto em caso de sucesso quanto de problemas.

Métricas são elementos individuais medidos ao longo da execução de uma ação ou projeto. Elas podem corresponder a um valor numérico (#) ou porcentagem (%). Ou seja, uma métrica pode ser uma contagem (um número total de algo) ou uma relação (uma divisão de um número por outro). Um exemplo de métrica pode ser:

• Horas trabalhadas - contagem
• Horas trabalhadas por semana - relação

As métricas numéricas isoladamente nem sempre representam um índice importante para o negócio, pois são dados puramente quantitativos. Ao cruzar dimensões com uma ou mais métricas, teremos dados sendo transformados em informações, daí sim podemos definir isso como um Indicador.

• Horas trabalhadas durante o mês de setembro nas causas tributárias contenciosas

Portanto o KPI é um indicador selecionado a partir das métricas para explicar matematicamente o atingimento de um determinado objetivo do negócio.

Já deu pra perceber que podem existir dezenas de métricas e indicadores de diversas naturezas. Por isso é preciso organizá-los.

Indicadores de Performance precisam ser planejados

Até aqui entendemos que Indicadores Chave de Performance, são instrumentos para mensurar matematicamente o atingimento de resultados e objetivos. Mas eles não surgem do vácuo. Precisam ser selecionados a partir de métricas relevantes ao projeto ou negócio. Mas como é que se define quais métricas são relevantes a ponto de serem definidas como indicadores? A resposta é simples: no planejamento.

O Planejamento deve ser iniciado pela definição do Objetivo. Um objetivo significa O QUE quer conseguir / ONDE quer chegar. Em seguida se definem as Estratégias para chegar ao seu objetivo, ou seja, o COMO. O próximo passo é definir as Táticas, que dizer, as atividades e tarefas da estratégia.

Por fim se define as metas. Claro que a meta geral é chegar ao destino, mas se usar somente essa meta final e algo der errado no caminho, vai demorar a perceber que ela está comprometida. Por isso é importante também ter metas para algumas atividades ao longo do caminho. Se alguma delas falhar, vai ser fácil de identificar e rápido de corrigir. Somente após definição das metas é que serão escolhidos os Indicadores Chave de Performance.

A escolha das metas e indicadores mais importantes sempre vai depender de algumas variáveis. Algumas delas são: áreas de atuação, os nichos de mercado atendidos, o porte da banca, o posicionamento de mercado, o foco no consultivo ou no contencioso, o nível de digitalização e automação.

Como definir indicadores para gestão financeira focada em resultados

Não existe fórmula pronta. É preciso entender qual métrica representa melhor cada atividade relacionada às estratégias e objetivos. E na sequência quais dessas métricas podem ser definidas como indicadores que demonstrem claramente o desenrolar das atividades.

Em se tratando especificamente de gestão financeira, significa olhar para as métricas definidas no plano financeiro.

Esse plano faz parte do planejamento estratégico e reúne as projeções de despesas fixas e variáveis, de custos diretos e indiretos, de investimentos; bem como as estimativas de receita e faturamento. Alguns exemplos de Indicadores Financeiros são: Ticket Médio por cliente; Receita por Período / por Área; Despesas por Período / por Área; Faturamento Realizado; Lucratividade por cliente; Margem de lucro líquido; entre outros.

Erros ao definir indicadores

Lidar com métricas e indicadores nem sempre é algo intuitivo, sobretudo para iniciantes. Nesse sentido é importante atentar para algumas incorrências em erros que podem comprometer todo o trabalho de gestão do escritório de advocacia. Os erros mais comuns são:

• Escolher KPIs irrelevantes ou não alinhados com objetivos estratégicos
• Estabelecer muitos KPIs
• Criar Indicadores sem Metas relacionadas
• Focar em métricas de vaidade (números grandes que não significam nada)
• Desequilíbrio entre indicadores financeiros e operacionais
• Realizar Análises que não geram ações corretivas

Controles para mensurar atingimento de metas a partir dos indicadores

Uma vez que os indicadores chave foram definidos, o passo final é criar controles eficazes e facilmente acionáveis que permitam acompanhar os indicadores, portanto, avaliar se as atividades (táticas) estão sendo executadas da forma certa e no tempo esperado. Por padrão existem alguns controles financeiros mais utilizados:

• Contas a receber / Contas a pagar
• Conciliação bancária
• Demonstrativo de Fluxo de Caixa - DFC
• Demonstrativo de Resultados do Exercício - DRE
• Balanço Patrimonial

Esses controles costumas ser números em planilhas, ou seja, pouco amigáveis. No dia a dia é necessário verificar esses controles com mais agilidade. Para isso existem recursos de visualização de dados (Data Visualization): Gráficos, Diagramas de dispersão, Mapas de calor, Histogramas e Relatórios Gerenciais. Esses elementos visuais ainda podem ser reunidos em um quadro geral, também conhecido como dashboard.

Cabe ressaltar que os dashboards são mais úteis para organizar os indicadores importantes no dia a dia de forma visual e amigável. Enquanto os demonstrativos e os relatórios gerenciais entregam um consolidado por períodos mais longos com conclusões e insights.

Gestão financeira estratégica com foco em resultados

Ser estratégico significa agir de acordo com os objetivos planejados. Então a gestão com foco em Resultados significa seguir o planejamento e acompanhar o atingimento das metas. utilizando indicadores e controles.

Os relatórios gerenciais, dashboards e os demonstrativos representam um conjunto de controles extremamente poderoso para acompanhar a Gestão Financeira do escritório com foco em resultados.

Mas a mensuração dos resultados não se encerra somente em olhar os dados e números nesses instrumentos. Independente se os resultados foram positivos ou negativos, é imprescindível usar essas informações para tomar decisões estratégicas. Se os resultados foram negativos, algumas correções de rota serão necessárias. E mesmo quando os relatórios forem positivos, existe informação útil para identificar quais variáveis contribuíram para esse resultado. E com isso é possível potencializar essas variáveis.

Bem resumidamente esse é o fluxo de como se define indicadores e como se utiliza os dados e controles para uma gestão financeira focada em resultados. Todos esses processos de se utilizar Métricas e Indicadores na gestão do escritório de advocacia podem ser feitos em softwares jurídicos. Atualmente eles são acessíveis mesmo para advogados autônomos e escritórios de pequeno porte.

O escritório que desenvolveu uma visão empresarial estratégica e utiliza todo esse processo já está com os pés na Advocacia do Futuro.