A conta pesou no bolso, e agora? (sobre rateio de despesas)

"A conta está cara, quer dividir"? Esse tipo de pergunta é bastante comum em bares, restaurantes e estabelecimentos afins. Mas essa questão também é frequente em empresas pertencentes ao um mesmo grupo econômico.

Por que não compartilhar as despesas relacionadas aos serviços auxiliares ("backoffice"), locação, dentre outras de uso comum?

Do ponto de vista econômico, o compartilhamento de despesas traz um ganho de eficiência, além de minimizar os gastos em si ao compartilhá-las. Isso porque, num primeiro momento, essas despesas se concentram em uma única empresa do grupo, que repassará (rateio), proporcionalmente, os valores as demais.

No entanto, para evitar algumas surpresas tributárias indesejadas, é crucial tomar os devidos cuidados ao compartilhar essas despesas.

Desde setembro de 2013, a Receita Federal do Brasil consolidou o entendimento (Solução de Divergência COSIT nº 23) de que o rateio de despesas é uma prática possível, desde que tais operações estejam em consonância com as normas e os padrões contábeis aceitos.

Em outras palavras, as empresas devem contabilizar essas despesas de modo fidedigno, atrelando-as aos devidos contratos (instrumento formal), nos quais devem constar os critérios do rateio, sendo eles razoáveis e objetivos, baseados de acordo com o efetivo gasto de cada empresa e com o preço global pago pelos bens e serviços compartilhados.

Do contrário, essas despesas operacionais não poderão ser deduzidas da base de cálculo do Imposto de Renda de Pessa Jurídica - IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido - CSLL, tampouco utilizadas para tomada de crédito de Programa de Integração Social - PIS e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - COFINS, se aplicável

Não se nega o recente (em meados de 2022) posicionamento desfavorável da 3ª Turma do Conselho Superior de Recursos Fiscais - CSRF (Acórdão nº 9303-012.980), que entendeu que o reembolso referente ao rateio dessas despesas tem natureza jurídica de receita de prestação de serviço, para fins de incidência de PIS e COFINS.

Contudo, apesar desse entendimento isolado e controverso, o rateio de despesas ainda se demonstra uma alternativa econômica e viável, até porque o posicionamento fazendário externado desde 2013, através da Solução de Divergência COSIT 23, ainda está válido, inclusive vincula a todos contribuintes, por expressa previsão legal (artigo 33 da Instrução normativa RFB 2058, de 2022).

Nesse contexto, as empresas que desejam utilizar o rateio de despesas devem tomar as devidas precauções contratuais e contábeis para garantir que os critérios de rateio sejam claros, objetivos, fidedignos e proporcionais à utilização dos bens e serviços compartilhados por cada empresa. Isso é fundamental para evitar, no final das contas, o "rateio de tributos".