Terceirização de operações de suporte administrativo a atividades jurídicas impulsionam eficiência e escalabilidade

O ambiente de negócios passa por uma onda de transformações impulsionadas por modelos inovadores de operações. Entre esses, surge o conceito de "Legal Operate as a Service", que representa uma solução abrangente para a terceirização total ou parcial das operações de suporte administrativo - seja em departamentos jurídicos dentro das organizações, seja em escritórios de advocacia - com o objetivo de promover eficiência, escalabilidade e redução de custos. O termo "As a Service" tem ganhado destaque por sua capacidade de oferecer flexibilidade e adaptação a demandas crescentes, de maneira ágil e eficaz. A busca por eficiência é uma constante em escritórios e departamentos jurídicos, mas a questão crucial é "como" alcançar essa eficiência.

Os desafios enfrentados para operar de maneira mais eficiente são os mais variados. Muitos departamentos jurídicos e escritórios percebem que suas áreas de operações se tornaram gargalos, incapazes de atender as necessidades de suas respectivas organizações (no caso dos departamentos jurídicos) ou as do mercado e de seus clientes devido às limitações de estrutura (organizacional e tecnológica) ou orçamentária. É aí que o Legal Operate as a Service se destaca, oferecendo uma reestruturação das atividades operacionais como um serviço integrado que permite uma adequada sinergia entre pessoas, processos e tecnologias.

Trata-se de um modelo de terceirização que não se restringe simplesmente a transferir atividades, mas sim a compreender e mapear as necessidades específicas, inclusive aquelas que não estão sendo executadas, mas deveriam ser. Por meio de análises aprofundadas, é possível determinar a quantidade ideal de profissionais e de tecnologias necessárias para executar tarefas de forma mais eficiente e econômica. Este modelo, naturalmente, incorpora tecnologias. No entanto, ressalta-se que não é somente a aplicação de uma única tecnologia, mas a combinação estratégica delas para alcançar os resultados desejados. Um mapeamento cuidadoso é necessário para identificar as tecnologias mais adequadas e relevantes para otimizar as operações. Isso se dá em um contexto em que é possível habilitar este serviço integrado e desabilitá-lo conforme a necessidade de cada departamento jurídico ou escritório de advocacia 

É crucial compreender que o conceito de "Operate" abrange todas as atividades recorrentes necessárias para o funcionamento de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Desde o controle de prazos, cadastros de processos até a gestão de pagamentos, essas são tarefas inerentes e vitais para a atividade dos advogados. Sem elas, a operação jurídica enfrenta limitações significativas.

Além do uso da tecnologia, é importante salientar que simplesmente incorporar ferramentas como IA não é uma solução mágica para superar todos os desafios. A eficácia desse ambiente tecnológico depende fortemente de uma revisão dos processos internos. Se a base de dados não estiver sólida, por exemplo, qualquer aplicação tecnológica enfrentará obstáculos. Os departamentos jurídicos e escritórios enfrentam desafios semelhantes em termos de eficiência, porém, a forma como esses desafios se manifesta em cada ambiente pode variar. A gestão eficaz, a integração de tecnologias, a definição de equipes adequadas e a governança são fundamentais para melhorar não apenas a comunicação, mas também a definição precisa de atividades, visando a eficiência operacional.

A abordagem que utilizamos na Deloitte ao conduzir um projeto de Legal Operate as a Service não se limita à consultoria tradicional, de aconselhar o que deve ser feito pelos profissionais que atuam na área, mas abrange, principalmente, a implementação de novos processos e tecnologias, bem como a operação, em si, de atividades de backoffice, trazendo uma estrutura mais robusta e com menor risco para os escritórios.

Durante o Fenalaw 2023, apresentamos um case recente de profunda transformação em um escritório de advocacia, tangibilizando como a convergência entre pessoas, processos e tecnologias pode transformar e operar o backoffice administrativo dos escritórios de advocacia. O trabalho desenvolvido envolveu todas as etapas descritas acima, desde o mapeamento de processos internos até a identificação, seleção e implementação de novas tecnologias, além da operação direta das atividades administrativas de suporte aos advogados.

Em resumo, em um mundo de negócios dinâmicos em que processos e tecnologias evoluem constantemente, à medida que a pressão por mais eficiência e menores custos aumenta, o Legal Operate as a Service se destaca como uma solução eficaz para os desafios enfrentados pelos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, oferecendo a possibilidade de terceirizar atividades de suporte operacional, promovendo eficiência, a redução de custos e os ganhos de escala. Dessa maneira, os advogados conseguem focar em suas atribuições essenciais.