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Terceirização de operações de suporte administrativo a atividades jurídicas impulsionam eficiência e escalabilidade

Marcelo Natale, Daniela Pacheco e Paulo Silva

O conceito de "Legal Operate as a Service" está transformando o ambiente de negócios ao oferecer uma solução abrangente para a terceirização total ou parcial das operações de suporte administrativo em departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.

segunda-feira, 13 de novembro de 2023

Atualizado às 10:12

O ambiente de negócios passa por uma onda de transformações impulsionadas por modelos inovadores de operações. Entre esses, surge o conceito de "Legal Operate as a Service", que representa uma solução abrangente para a terceirização total ou parcial das operações de suporte administrativo - seja em departamentos jurídicos dentro das organizações, seja em escritórios de advocacia - com o objetivo de promover eficiência, escalabilidade e redução de custos. O termo "As a Service" tem ganhado destaque por sua capacidade de oferecer flexibilidade e adaptação a demandas crescentes, de maneira ágil e eficaz. A busca por eficiência é uma constante em escritórios e departamentos jurídicos, mas a questão crucial é "como" alcançar essa eficiência.

Os desafios enfrentados para operar de maneira mais eficiente são os mais variados. Muitos departamentos jurídicos e escritórios percebem que suas áreas de operações se tornaram gargalos, incapazes de atender as necessidades de suas respectivas organizações (no caso dos departamentos jurídicos) ou as do mercado e de seus clientes devido às limitações de estrutura (organizacional e tecnológica) ou orçamentária. É aí que o Legal Operate as a Service se destaca, oferecendo uma reestruturação das atividades operacionais como um serviço integrado que permite uma adequada sinergia entre pessoas, processos e tecnologias.

Trata-se de um modelo de terceirização que não se restringe simplesmente a transferir atividades, mas sim a compreender e mapear as necessidades específicas, inclusive aquelas que não estão sendo executadas, mas deveriam ser. Por meio de análises aprofundadas, é possível determinar a quantidade ideal de profissionais e de tecnologias necessárias para executar tarefas de forma mais eficiente e econômica. Este modelo, naturalmente, incorpora tecnologias. No entanto, ressalta-se que não é somente a aplicação de uma única tecnologia, mas a combinação estratégica delas para alcançar os resultados desejados. Um mapeamento cuidadoso é necessário para identificar as tecnologias mais adequadas e relevantes para otimizar as operações. Isso se dá em um contexto em que é possível habilitar este serviço integrado e desabilitá-lo conforme a necessidade de cada departamento jurídico ou escritório de advocacia 

É crucial compreender que o conceito de "Operate" abrange todas as atividades recorrentes necessárias para o funcionamento de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Desde o controle de prazos, cadastros de processos até a gestão de pagamentos, essas são tarefas inerentes e vitais para a atividade dos advogados. Sem elas, a operação jurídica enfrenta limitações significativas.

Além do uso da tecnologia, é importante salientar que simplesmente incorporar ferramentas como IA não é uma solução mágica para superar todos os desafios. A eficácia desse ambiente tecnológico depende fortemente de uma revisão dos processos internos. Se a base de dados não estiver sólida, por exemplo, qualquer aplicação tecnológica enfrentará obstáculos. Os departamentos jurídicos e escritórios enfrentam desafios semelhantes em termos de eficiência, porém, a forma como esses desafios se manifesta em cada ambiente pode variar. A gestão eficaz, a integração de tecnologias, a definição de equipes adequadas e a governança são fundamentais para melhorar não apenas a comunicação, mas também a definição precisa de atividades, visando a eficiência operacional.

A abordagem que utilizamos na Deloitte ao conduzir um projeto de Legal Operate as a Service não se limita à consultoria tradicional, de aconselhar o que deve ser feito pelos profissionais que atuam na área, mas abrange, principalmente, a implementação de novos processos e tecnologias, bem como a operação, em si, de atividades de backoffice, trazendo uma estrutura mais robusta e com menor risco para os escritórios.

Durante o Fenalaw 2023, apresentamos um case recente de profunda transformação em um escritório de advocacia, tangibilizando como a convergência entre pessoas, processos e tecnologias pode transformar e operar o backoffice administrativo dos escritórios de advocacia. O trabalho desenvolvido envolveu todas as etapas descritas acima, desde o mapeamento de processos internos até a identificação, seleção e implementação de novas tecnologias, além da operação direta das atividades administrativas de suporte aos advogados.

Em resumo, em um mundo de negócios dinâmicos em que processos e tecnologias evoluem constantemente, à medida que a pressão por mais eficiência e menores custos aumenta, o Legal Operate as a Service se destaca como uma solução eficaz para os desafios enfrentados pelos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, oferecendo a possibilidade de terceirizar atividades de suporte operacional, promovendo eficiência, a redução de custos e os ganhos de escala. Dessa maneira, os advogados conseguem focar em suas atribuições essenciais. 

Marcelo Natale

Marcelo Natale

Sócio da Consultoria da Deloitte.

Daniela Pacheco

Daniela Pacheco

Gerente da Consultoria da Deloitte.

Paulo Silva

Paulo Silva

Gerente sênior da Deloitte.

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