Gestão na advocacia com controladoria jurídica ou legal operations?

O Direito 4.0 trouxe uma nova realidade complexa para a rotina de advogados ao incorporar temas multidisciplinares. Como se essa onda avassaladora de novos conceitos, métodos e tecnologias não bastasse para desestruturar os ambientes jurídicos tão acostumados ao seu hermetismo, concomitantemente o mercado se tornou muito mais competitivo com o ingresso de dezenas de milhares de novos advogados ao mercado.

Diante dessa dura realidade, muitas novas habilidades e práticas se impuseram ao dia a dia de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Todas são importantes, mas aplicá-las simultaneamente é uma tarefa impossível para a maioria das bancas. Por isso a adesão ao Direito 4.0 se dá em forma de uma longa jornada. E como toda jornada, ela é feita de passos cadenciados. Então, antes de se lançar à jornada de digitalização e automação da advocacia, os sócios precisam "organizar a cozinha". E isso se faz com gestão.

Controladoria Jurídica e Legal Operations são as bases dessa organização. Porém, antes de adentrar nessas matérias, vamos expandir o entendimento do cenário atual do mercado jurídico. 

A alta competitividade no mercado Jurídico

O mercado jurídico é formado por todas as pessoas físicas e jurídicas que possuem demandas judiciais de alguma natureza e efetivamente desembolsam valores monetários para essa finalidade. Atualmente é um mercado que movimenta R$ 50 bilhões por ano. Além disso é um mercado que vem crescendo em torno de 20% ao ano. Estes dados foram levantados pela organização da Fenalaw e englobam números da advocacia, departamentos jurídicos e setor público.

Além do montante financeiro que determina o tamanho do mercado, outras variáveis como o volume de processos ativos e o contingente de advogados impressionam por sua magnitude.

O Brasil já é o país com a maior proporção de advogados por habitante do mundo: 1 advogado para cada 164 habitantes. Falando em números absolutos em 2022 o país ultrapassou a marca de 1,3 milhão de advogados ativos e registrados na Ordem. Esse contingente coloca o Brasil como o segundo país com o maior número de advogados atuantes, atrás apenas da Índia e tecnicamente empatado com os EUA. As informações são do Conselho Federal da OAB, da International Bar Association (IBA) e da American Bar Association (ABA).

Analisando dados históricos do setor, estes números são quase o dobro de 5 anos atrás, portanto um crescimento realmente impressionante. Mais notório ainda é a estimativa de que esses números podem dobrar novamente até o final de 2025.

Tudo isso significa muito mais concorrência e maior dificuldade em conquistar e manter clientes.

O posicionamento conservador que tradicionalmente pontuou o Direito pode representar um fator de risco daqui para diante. A pressão pela digitalização vem dos clientes e do próprio Poder Judiciário. No entanto, em hipótese alguma isso significa violar os preceitos estabelecidos pelas Prerrogativas, pelo Estatuto da Advocacia e pelo Código de Ética e Disciplina e por Regramentos específicos como o Provimento 205/2022.

Adotar estratégias de diferenciação no posicionamento e na atuação profissional vai ser imprescindível para se manter no mercado. Existem inúmeras formas para lançar mão dessas estratégias, mas aqui iremos focar nas bases de uma gestão bem organizada para garantir consistência operacional e produtividade. 

Gestão legal na advocacia 4.0

Diversas metodologias e tecnologias estão acelerando o Direito 4.0, mas todas elas estão orientadas a uma mesma premissa: dotar a advocacia de uma Visão Empresarial. Para gerar consistência operacional e produtividade é imprescindível adotar métodos e práticas de gestão.

A departamentalização do escritório é o primeiro passo do caminho para implantar algum método de gestão. Mesmo que o escritório nem tenha colaboradores e as tarefas recaiam todas sobre o sócio unipessoal, é importante ter os fluxos separados. Sobretudo as atividades administrativas das rotinas operacionais técnicas da advocacia.

A setorização deve considerar as áreas funcionais mais relevantes, como Administrativa-Financeira, Técnico-Jurídica, Controladoria, Atendimento, Marketing- Prospecção e Fechamento.

A despeito dessas seis áreas, quando falamos de gestão, vamos abordá-la em dois grandes focos: a gestão administrativa, que fica entre as competências de Legal Operations. E a gestão dos fluxos da produção jurídica, que fica sob a alçada da Controladoria Jurídica. Dessa forma pode ser aplicada tanto em escritórios de advocacia de qualquer porte como em departamentos jurídicos. 

O que é Controladoria Jurídica?

Controladoria Jurídica é uma Metodologia de Gestão focada no backoffice da produção jurídica. Portanto ela visa separar o administrativo da produção técnica.

O principal objetivo da controladoria jurídica é desenvolver métodos para controles efetivos de prazos e contingências. Para isso, cria e analisa indicadores de desempenho que possibilitam um monitoramento constante das atividades de cada colaborador.

Por essa característica a controladoria jurídica é uma função de nível gerencial. Ela é responsável por planejar a distribuição, padronização e fluxo de atividades.

As atividades mais significativas monitoradas pela controladoria Jurídica são receber intimações e notificações, coletar provas, distribuir de tarefas, acionar diligências, realizar cadastros e agendamentos, prover digitalizações de documentos, imputar processos e recursos no sistema, revisar peças jurídicas, organizar pagamento de custas, acompanhar prazos judiciais e elaborar relatórios internos e externos.

Com a digitalização dos escritórios de advocacia e dos departamentos jurídicos, a controladoria jurídica ganhou ferramentas que automatizam muitas das tarefas. Portanto é uma área que se encontra em período de transição, do manual para o automatizado. 

O que é Legal Operations?

Já o conceito de Legal Operations diz respeito a uma série de atividades operacionais e boas práticas dentro da gestão administrativa e financeira do escritório. Suas atividades mais relevantes são mapear e gerenciar os fluxos de trabalho internos, zelar pelo clima organizacional, gerenciar tecnologias, definir indicadores de performance, elaborar relatórios e dashboards, realizar o controle financeiro, supervisionar o marketing, realizar prospecção comercial e gerenciar pessoas.

O conceito de Legal Operations foi criado para empacotar todas essas atividades e ao mesmo tempo se alinhar com os métodos e técnicas que já se pratica exterior. Isso significa cuidar de todos os aspectos administrativos para deixar o advogado advogar. 

Quando e como implantar a Gestão na Advocacia?

Para ambos os dois aspectos da gestão nos ambientes jurídicos, existem diversos métodos à disposição. Alguns mais clássicos e outros mais atuais. Ainda que o PDCA seja o mais comum, não existe um método perfeito em absoluto. Cada escritório deve buscar o método que seja mais compatível com a sua realidade e a sua cultura.

Olhando para as 12 competências definidas pelo CLOC a primeira impressão que se tem é que Legal Operations se destina exclusivamente a bancas de grande porte. Obviamente estas têm pleno potencial e orçamento para aplicar as doze áreas de forma ampla. Mas e os escritórios de pequeno porte e advogados autônomos, os quais representam a imensa maioria do mercado jurídico, será que ficam de fora?

Claro que não. Em tese o conceito pode sim se aplicar a escritórios de todos os portes e áreas de atuação. Entretanto, na prática, será necessário realizar um exercício de "enxugamento" e/ou fracionamento do método. Inevitavelmente é necessário conhecer muito bem cada área do método para poder enxugá-lo e adaptá-lo aos pequenos escritórios. Isso torna o exercício ainda mais difícil para autônomos. Difícil, porém não impossível.

A realidade que se impôs ao mundo empresarial também se reflete no meio jurídico: empresas e escritórios vão ter que aprender a lidar com as novas diretrizes e tendências típicas de transformação digital. Não será por luxo, mas por sobrevivência. A competitividade vai aumentar juntamente com as exigências dos clientes e das tecnologias transformadoras. Ainda que esse movimento sempre se inicie nas grandes firmas, a Transformação Digital traz otimizações e métodos enxutos que permitem a qualquer um utilizar. Startups estão aí para provar isso. 

Advocacia do futuro com foco em produtividade

O conjunto de mudanças que está atualmente em curso sob a nomenclatura de Direito 4.0 traz uma nova onda de tecnologias, métodos, conceitos e práticas. Mais do que uma mudança operacional, essas novas tendências exerceram o papel de alertar os sócios e gestores sobre a necessidade de se atentar a assuntos corporativos tais como digitalização, automação, gestão e análise de dados. Aplicar essas disciplinas no âmbito dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos tem com objetivo primordial elevar a produtividade.

Bem resumidamente a produtividade é a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários.

Então a definição de produtividade está relacionada à quantidade e qualidade das atividades desenvolvidas em um determinado período, bem como atrelada aos recursos utilizados na tarefa produtiva. Ou seja, o conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados.

Entre as variáveis que compõe a produtividade, o tempo se mostra a mais complexa. A ansiedade em acionar tão somente os métodos de gestão de tempo pode subverter as boas práticas da produtividade. Claro que o controle do tempo é necessário, mas essa mensuração deve andar consoante com a priorização de tarefas.

Portanto para ser considerado produtivo, é imprescindível ter planejamento e método. Estes dois pilares irão fornecer indicadores mensuráveis que permitam a aferição dos resultados projetados. Esses critérios conjuntos garantem que as entregas estejam alinhadas com as demandas reais do escritório ao mesmo tempo em que respeitam os limites do profissional.

A produtividade é importante, por ser o indicador mais relevante na definição da competitividade e um dos principais pilares de motivação entre os colaboradores. Com a utilização intensa de tecnologias transformadoras que proporcionam elevados níveis de automação em todos os ambientes operacionais, a produtividade ganha um papel estratégico ainda mais relevante.

Aplicar o conceito de produtividade no ambiente jurídico passa por adotar os métodos de gestão sugeridos pela Controladoria Jurídica e por Legal Operations. São jornadas complexas, porém, como já foi dito, toda jornada começa com o primeiro passo.

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ALBINI, Samantha: Controladoria Jurídica Para Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos. Curitiba. Juruá Editora. 2014.

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FEIGELSON, Bruno et al. Departamento Jurídico 4.0 e Legal Operations - Saraiva Educação S.A., 2022.

FONTENELE, Ísis; BARBOSA, Maria Juliana et al: A Nova Era da Gestão

Jurídica: Contextos e soluções. Editora Évora. 2022.

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SANTOS, Luciene Rodighero: Gestão Financeira e Estratégica para Escritórios. Ed? Atlas, 2022.

SELEM, L.; BERTOZZI, R. A nova reinvenc¸a~o da advocacia : a bi'blia da gesta~o legal no Brasil sob a o''tica estrate'gica, societa'ria, dos nego'cios, de pessoas, produção, marketing jurídico e finanças. 

Curitiba: Jurua' Editora, 2014.