Rápido guia de negociação: roteiro e técnicas para negociar acordos

"Negociação" pode ser compreendida como uma "discussão visando alcançar um acordo", como define o dicionário Oxford. Trata-se de uma definição simples e direta focada no resultado final (acordo), abrangendo o processo (discussão). Há uma definição mais completa feira por Peter Sander: "negociação é ter uma discussão de dar e receber com outras partes, muitas vezes com interesses opostos, para conseguir algo importante que você quer ou de que necessita, ou para alcançar um objetivo".¹

As formas mais comuns de negociação são duas: a negociação posicional e a negociação ganha-ganha.

Na negociação posicional, cada parte envolvida assume uma posição e hesita ceder, ante o alto comprometimento ao seu plano de ação. Nesse tipo de negociação, as partes ficam muito concentradas em suas próprias necessidades, de modo que não conseguem entender as necessidades e vontades da outra parte, sem discussão de metas e objetivos.

Já na negociação ganha-ganha, busca-se o atendimento, ainda que parcial, da maior parte das necessidades das partes envolvidas na negociação. Quando os envolvidos têm a maior parte dos seus desejos atendidos, das suas necessidades preenchidas, os acordos são feitos mais facilmente. As concessões são ferramentas essenciais nessa negociação.

O êxito da negociação ganha-ganha exige a compreensão e antecipação das necessidades e desejos da parte contrária; além da flexibilidade com sua própria posição.

É extremamente importante o estudo delicado do BATNA ("Best Alternative to a Negotiated Agreement" - melhor alternativa a um acordo negociado). Qual é a alternativa, o melhor resultado, se o acordo não ocorrer? A medição da negociação (e suas concessões) com o BATNA claramente estabelecido melhora o acordo que você conseguirá.

Criar uma sinergia com a parte contrária, com postura cooperativa e escuta ativa e, inclusive, compartilhando informações, é um bom caminho efetivo para construção de um acordo. Compartilhar informações tem efeito de criar confiança da parte contrária. Isto aliado a formação de uma sinergia de identidade, como se verá a seguir, é importante ferramenta para criação de laço interpessoal que facilitará a negociação.

Em geral, as pessoas querem ser ouvidas e ser percebidas como competentes e compreendidas, sentindo-se livres para escolher e tomar decisões.

Sem arrogância ou prepotência, mantendo um clima amistoso e aberto ao diálogo, é importante demonstrar confiança e objetividade; sem demonstrar desespero ou pressão de urgência na celebração do acordo. Expor suas principais vantagens e pontos fortes é interessante, desde que seja feito com calma e de forma amistosa, sem criar um ambiente hostil.

Caso a parte contrária esteja muito fechada, sem abertura a compartilhar seus principais desejos e necessidades, é válido formular perguntas abertas para pesquisar os reais interesses e necessidades. E até apresentar opções que você presuma que sejam os principais pontos relevantes da negociação para ela. É muito importante compreender os pontos mais desejados (ou necessários) da parte contrária e também os pontos de pressão da parte contrária (aqueles que enfraquecem a negociação dela).

Como estratégia de negociação, podemos apontar o seguinte breve guia prático, condensado em 4 etapas.

1. Preparação: antes do início da negociação em si, é necessário ter claro o objetivo que se pretende na negociação. Quais são as necessidades e desejos? Quais pontos são cruciais e quais pontos admitem flexibilização? E qual é o principal objetivo? A compreensão da urgência na negociação é determinante: saber se você ou a parte contrária tem urgência é importante elemento de pressão externa que pode auxiliá-lo na negociação. Caso você tenha urgência, é importante que a outra parte não tenha conhecimento disto (ou isto seja minimizado). E caso a urgência seja da parte contrária, vale usar isso como pressão externa, desenvolvendo uma negociação mais lenta. É absolutamente necessário que se estude o pior cenário possível alternativo à negociação: caso o acordo não seja conquistado, qual o melhor (e o pior) cenário que pode ocorrer? E qual a probabilidade disto ocorrer? Com isto, você definirá limites da negociação. Estabelecer o ZOPA (Zona Possível de Acordo) é importantíssimo. Uma pesquisa da parte contrária para conhecê-la é relevante e desejável, facilitando a compreensão das suas necessidades e desejos, além de outros interesses envolvidos, principalmente comerciais e concorrenciais. O estudo prévio também ajudará a antecipar as objeções que serão feitas pela parte contrária, em quais pedidos haverá maior resistência e, com isto, previamente buscar argumentação (ou concessões de sua parte) para contorna-las.
2. Introdução: com prática de empatia e escuta e percepção ativa à parte envolvida contrária, mantendo uma comunicação eficaz e um canal aberto, sem utilização de linguagem dura, extremamente técnica ou intimidadora. A sinergia e reconhecimento é importante. Uma conversa inicial descontraída sobre outros assuntos pode ter bons resultados na criação de um vínculo inicial e afastar o clima hostil de início. Sinergia de identidade: é importante criar laços com o negociador da parte contrária. A utilização de roupas semelhantes, tom de voz parecido, utilização de termos iguais e até identidade na postura não-verbal são importantes ferramentas para maior vinculação do outro. Em uma reunião inicial, é importante deixar claro o objetivo pretendido e escutar a parte contrária em suas pretensões. Perguntas como "qual é o ponto mais relevante para você nesse acordo?" ou outras para desvendar o principal interesse na negociação facilitarão o percurso até o acordo.
3. Concessões: para maior chance de êxito, em uma negociação ganha-ganha, devem ser feitas concessões. As concessões devem ser apresentadas em ordem crescente de importância: primeiro se pede as mais fáceis da parte contrária aceitar. De outro lado, quando você fizer as concessões, todas devem ter o mesmo grau de resistência, de forma a ocultar da parte contrária quais são mais relevantes para você. Para cada concessão feita, deve ser pedida outra em troca. E é absolutamente crucial que todos os pedidos de concessão sejam justificados, fundamentados.  Não se deve iniciar a negociação e concessões com o maior desconto ou condições, com o máximo (ou próximo) da flexibilização. A primeira proposta servirá de âncora e o restante da negociação se desenvolverá a partir dela. De outro lado, o início muito fora e abaixo do esperado pela parte contrária pode frustrar a negociação e impedir o seu início. É importante que a negociação tenha intervalos, feita em pelo menos dois momentos: contrapropostas deixam todos mais confortáveis, com a percepção das partes que fecharam um melhor acordo. Uma negociação muito rápida prejudica essa percepção e a satisfação dos envolvidos.
4. Demonstração das concessões: a adoção de um estilo cooperativo de negociação, onde as partes envolvidas ganharão a maior parte de seus objetivos é o melhor método. Opções bem trabalhadas, com a preservação das relações interpessoais para o futuro, com um ambiente aberto ao diálogo e escuta ativa são ferramentas que facilitam se chegar a um acordo. Nesse cenário de transparência, vale registrar ao negociador contrário as vantagens e ganhos que ele estará levando com a negociação. É importante conseguir demonstrar à parte contrária que o acordo é melhor que o BATNA dela. A demonstração que a negociação é melhor que o pior cenário também é válida, mas deve ser feita com cautela para que o ambiente não se torne hostil ou essa colocação seja vista como ameaça.

Esse breve roteiro de negociação auxiliará na criação de um ambiente mais favorável a um acordo, com uma negociação eficaz. O foco da negociação são as pessoas envolvidas e os laços que são criados (ou reconstruídos). Um ambiente amistoso, com exposição tranquila e honesta dos principais interesses, facilita o acordo.

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1 São Paulo: Editora Gente, 2020. P. 18