Organização das informações como fator competitivo em escritórios de advocacia

Por conta das últimas crises mundiais (que não foram poucas) houve uma intensificação de todas as empresas na busca da eficiência, na diminuição de seus custos e na maior competividade no mercado e estes fatores influenciaram e estão influenciando os prestadores de serviços jurídicos.  As empresas consumidoras destes serviços, que são praticamente todas do mercado (difícil achar uma empresa que nunca precisou de uma assessoria jurídica para seus problemas) estão muito mais atentas aos critérios de contratação de qualquer serviço visando a otimização de seis custos, inclusive os jurídicos.

Como é sabido, os serviços jurídicos de qualidade não são baratos devido à sua alta complexidade e por envolverem a solução de altas somas de dinheiro e  entraram na relação de custos que também devem ser otimizados para todo gestor financeiro empresarial que os contrata. Este fato  mudou radicalmente o relacionamento das empresas consumidoras destes serviços com seus prestadores, os escritórios de advocacia.

Até pouco tempo atrás era comum ouvir das empresas a frase "este é o meu advogado que cuida de todos os meus problemas jurídicos" e isto mudou radicalmente recentemente. Atualmente as empresas fazem  cotações de preços também para contratação de escritórios de advocacia, coisa que no passado era impensável.  Além do exposto, outro fator contribuiu para esta alteração: o aumento exponencial na quantidade de bons escritórios de advocacia que prestam serviços de qualidade.

Qual é o impacto dessas alterações no  comportamento dos consumidores de serviços legais em seus prestadores? Resposta: uma coisa que não estavam acostumados, ou seja, a concorrência!. Como então aumentar a eficiência e consequentemente diminuir os custos de produção e oferecer serviços com preços mais competitivos?

Escritórios de advocacia fazem parte de um tipo de empresa que vende conhecimento e experiência que são fatores de custos difíceis de quantificar e de definir seu valor relativo no mercado. Uma coisa é certa: o tempo é o fator mais importante para conseguir acessar esse conhecimento e é o principal fator na quantificação dos custos e valores de venda desses serviços (lembram da importância do timesheet?).

Obviamente existe um outro fator que é até mais difícil de quantificar e muito mais subjetivo: Quantos escritórios ou advogados detém esse conhecimento/experiência? Como tudo que existe no mundo, as coisas mais raras são as mais caras, mas não vou entrar nessa discussão neste artigo.

Faremos uma análise imaginando que a seleção prévia dos escritórios candidatos à prestação do serviço já tenha considerado a experiência prévia e conhecimento necessários para a solução jurídica do desafio. O mercado jurídico brasileiro já está bastante desenvolvido apresentando um número suficiente de  "players"  que permitirá ao consumidor, como em outros mercados, escolher por outro critério, mais objetivo, que é o preço/valor  do serviço prestado.

Como já dito anteriormente, escritórios de advocacia vendem  conhecimento e então  como otimizar seus custos? Simples de responder, mas difícil de implementar, pois existem dois fatores envolvidos na apropriação desses "custos de produção"

O primeiro é representado pelo tempo dedicado pelo advogado no processo de análise do desafio, elaboração de seu raciocínio, síntese da solução à luz da legislação e elaboração/apresentação de seus argumentos (de forma escrita ou oral). Esse tempo só depende da experiência e conhecimento do advogado (senioridade) e da sua agilidade em concluir esse processo.

O segundo representa as pesquisas necessárias para o embasamento de sua "peça" e   conseguir fornecer uma resposta satisfatória ao cliente. Neste fator entra o tempo despendido para encontrar e acessar as informações relevantes e pertinentes para a argumentação correta.  A organização das informações e a otimização desse tempo de acesso a esse conhecimento é o fator competitivo (já havíamos selecionado escritórios no mesmo nível de conhecimento e experiência).

Lembremos que atualmente quem define o tempo de resposta é o consumidor e não o advogado  (exemplo: "Preciso desta resposta para amanhã")! Para satisfazer esta nova exigência é fundamental que os advogados tenham acesso a todas as informações (conhecimento e experiência prévios acumulados) de maneira intuitiva e rápida para satisfazê-lo. (observem que não usei o termo cliente).

Como já citado em publicações anteriores o tempo de busca de uma informação é o fator crítico, pois o consumidor está pagando pela informação e não pelo tempo que ela foi obtida e isto torna a otimização deste tempo em fator fundamental da definição do preço de venda e na eficiência e lucro do escritório.

Como fazer isto? Este é o desafio! 

O sistema mais importante de todos e que todo e qualquer escritório de advocacia deve ter é  um sistema de organização, catalogação e de busca dessas informações simples e intuitivo que minimize o tempo de busca que é  conhecido no mercado com "DMS" (document management system) ou GED (gerenciamento eletrônico de documentos) para nós brasileiros.

O gráfico abaixo mostra claramente essa importância:

Segundo a McKinsey, os chamados "knowledge workers" gastam 1.8 horas por dia na busca de documentos; o Gartner por sua vez relata que se gasta 18 minutos para encontrar um documento e o IDC fala em 5 horas por semana.

Pois bem, faça então suas contas e veja quanto tempo todos os seus advogados gastam por mês para encontrar essas informações sem poder cobrar do consumidor !

Um exemplo simples: um escritório com 20 advogados com uma taxa média de cobrança de honorários de 600 Reais (bastante conservador de minha parte) e um gasto médio de tempo na busca de informação de 0,8 horas diárias para encontrar documentos (media das informações acima) deixa de faturar num mês de 20 dias uteis o seguinte resultado:

20 advs x 20 dias x 0,8 hrs/dia x 600 Reais  =  192.0000,00 Reais  

Se imaginarmos que um sistema de busca reduzirá esse tempo à metade haveria uma economia 96.000,00 Reais para investimentos, que é mais do que suficiente para a aquisição de um sistema de DMS e provavelmente sobraria algo para distribuir aos sócios!

O que você está esperando para adotar isso no seu escritório ?

Outro fator também muito importante é fornecer aos sócios e advogados as demais informações necessárias à execução do trabalho e otimização do seu tempo. Lembremos que todo advogado vende conhecimento e tempo!

A existência de uma área de busca centralizada com todas as informações necessárias para que o advogado perca menos tempo buscado essas informações também chamada de intranet/extranet (com as novas exigências impostas ao trabalho home-office) é fator fundamental para otimizar esse tempo.

Apenas exemplificando cito algumas Informações que devem estar à mão do advogado para agilizar seu trabalho (existem outras): Timesheet, Jurisprudências, Leis, Decretos, Knowledge Base interno e externo, Agenda, Despesas e Prestação de contas, Faturamento e Contas a Receber, Serviços paralegais, Solicitação de serviços, Glossários, Dicionários, Guias de línguas, Reservas de salas e Solicitação de Serviços interno e externos, Procurações e Representações , Assinaturas de periódicos, Associações, Informativos, Cadastros, etc.