A importância da gestão nos escritórios de advocacia

Embora o conhecimento técnico seja de suma importância para o desenvolvimento e ampliação de um escritório de advocacia, uma gestão de qualidade interfere diretamente na excelência dos serviços prestados, uma vez que estamos lidando com clientes cada vez mais exigentes e informatizados. A advocacia é, sem dúvidas, estritamente ligada ao ser humano. Com intuito de preservar direitos, o contato com problemas reais e urgentes é que a torna uma profissão tão complexa.

Assim, a gestão de um escritório de advocacia se posiciona nos bastidores, buscando gerenciar todos os atos, mas sem ela não há possibilidade da entrega de resultados positivos. Nesse sentido, cabe compreender que a gestão objetiva alcançar o máximo de resultados positivos possíveis, observe o entendimento de Manuel Alberto Ramos sobre o que é gestão:

Com o aparecimento das organizações, surge a necessidade de gestão. A gestão é o processo de coordenar as atividades dos membros de uma organização, através do planeamento, organização, direção e controlo dos recursos organizacionais, de forma a atingir, de forma eficaz e eficiente, os objetivos estabelecidos. Da definição de gestão resultam duas ideias fundamentais:

1. As funções de planeamento, organização, direção e controlo.

2. Atingir os objetivos organizacionais de forma eficaz e eficiente.

A eficiência é a capacidade de conseguir o máximo de resultados (outputs) com o mínimo de recursos (inputs). É uma medida da relação entre os resultados alcançados e os recursos consumidos. Quanto maior for a produtividade de uma organização, mais eficiente ela será. A eficiência focaliza-se nos meios. Uma elevada eficiência significa um baixo desperdício de meios e recursos.

Os clientes são participantes essenciais, toda estruturação de um escritório visa a boa prestação de serviços. Assim, eles representam o sentido do negócio e sem eles não há possibilidade de existência dos serviços prestados. Conforme, Mario Leandro Campos, a importância do cliente deve sempre ser posta como primordial.

É primordial que você jamais se esqueça da importância do cliente na cadeia da prestação do serviço jurídico, uma vez que os escritórios atendem às necessidades dele. Para que se tenha oferta de serviços jurídicos, é necessário que haja uma demanda - de um lado, alguém precisando ser atendido e, no outro, alguém oferecendo um serviço capaz de atender a esse anseio.

Nesse sentido, a gestão do escritório interfere diretamente nessa relação, é através dela que é possível estruturar o melhor atendimento ao cliente. Além da necessidade de apresentar solução técnica mais adequado para um problema exposto, é necessário subsidiar todos os atos para que o cliente se sinta seguro.

A segurança que advém da transparência proporcionada pela boa gestão, faz com que o escritório flua com muito mais leveza. Assim, é necessário observar alguns pilares para uma gestão eficaz, com destaque para a Tecnologia, satisfação interna e planejamento. Para Samantha Albinia, apenas os advogados que compreenderem esses pilares se manterão ou crescerão no mercado jurídico.

"...os fatores chaves de sucesso na advocacia são apenas dois: de um lado, a gestão aliada à tecnologia (sim, ambas de braços dados); e de outro, as pessoas. Por tudo isso, os advogados que se manterão e crescerão no mercado jurídico do futuro serão aqueles que compreenderem que seu foco deverá estar: a) na adoção das técnicas e ferramentas de gestão, amparados pela tecnologia (da qual deverão ser amigos próximos); e b) no investimento nas pessoas, nas habilidades humanas, relacionais, que jamais serão substituídas pela inteligência artificial. Estes estarão sempre à frente do mercado, flexíveis e resilientes, inovando e reposicionando-se de acordo com as tendências. Crescendo e se fortalecendo por meio de um time coeso de pessoas talentosas. Protegendo sua reputação e alcançando sempre os melhores resultados. De outro lado, os que não se atentarem para isso logo perecerão. Se até agora conseguiram se manter em pé, daqui para frente não mais se sustentarão."

No século vinte e um é impossível sobreviver sem utilizar tecnologia, ela está presente em todos os aspectos. Assim, é importante compreender que buscar novas tecnologias não é um gasto, mas sim um investimento. Um sistema central de qualidade, alinhado com outras ferramentas, facilitam o dia a dia e aumentam a produtividade de forma significante. José Paulo Graciotti entende que mudar a mentalidade do escritório e dos advogados é muito mais do que adotar a tecnologia, é adotar uma cultura revolucionária. 

Muito mais importante que a adoção das novas tecnologias é a mudança do "mindset" de advogados e principalmente daqueles que dirigem escritórios de advocacia, pois a mudança é muito maior que a simples adoção de tecnologia. E a adoção de uma cultura revolucionária, como tem acontecido em quase todos os outros mercados e não simplesmente a evolucionária, pensando em fazer melhor o que sempre foi feito. O mercado em geral espera de todos os players a apresentação de opções diferentes e mais competitivas.

E a revolução já começou, observe que atualmente os robôs são capazes de realizar diversas tarefas que antes eram feitas manualmente, e isso não significa que eles irão substituir profissionais, mas sim economizar tempo para focar no que interessa: a solução de um problema.

Embora essencial, as tecnologias aplicadas em um escritório devem ser muito bem alinhadas e escolhidas para garantir a eficiência e seu uso. Nada adianta desprender esforços mentais e financeiros para contratar algo que não atenda às necessidades de uma equipe. Conforme Elton Bonfada, as contratações precisam estar alinhadas com todas as áreas do escritório.

Conhecendo melhor os objetivos das compras em uma organização, é preciso destacar que os objetivos do setor de compras precisam estar diretamente alinhados com os objetivos estratégicos da organização, visando a atender ao cliente interno, que são todas as áreas da empresa, e ao cliente externo, que são os clientes finais, aqueles que vão utilizar os produtos e os serviços oferecidos.

Não há gestão de qualidade sem tecnologia, mesmo as mais simples. Ela estará presente em todos os setores, tanto para fiscalizar, comprar, armazenar dados, controlar rotinas. Observe que as tecnologias são ampliadas cada vez mais, tornando as ações judiciais mais céleres. Hoje por meio de ferramentas é possível encontrar dados que antes não seriam encontrados.

Dessa maneira, a tecnologia facilita o contato com um cliente. A aplicação de contato de forma digital se torna um diferencial, pois será mais célere, tornando as relações, embora distantes, mais próximas. Oferecer um serviço estando distante pode parecer impossível, mas se torna real quando está alinhado com uma gestão de qualidade.

Partindo para outro pilar de uma gestão de qualidade podemos evidenciar a necessidade de possuir uma equipe satisfeita. Aqui não versamos apenas sobre a obrigatoriedade de retribuição pecuniária em conformidade com o serviço prestado, mas também sobre a necessidade de a gestão estar atenta a um ambiente sadio para os colaboradores. Vários fatores interferem nesse ambiente, como a preocupação em oferecer treinamentos, motivar, apresentar feedbacks, e ainda, saber administrar os conflitos. Como bem elencado por Ana Paula Rodrigues Alves, uma gestão estratégica bem implementada eleva a bons resultados e diminui os conflitos internos.

A gestão estratégica de pessoas é um conjunto de boas práticas, onde se investe e desenvolve o capital humano da empresa, proporcionando um ambiente seguro, com perspectiva de crescimento aos colaboradores que são valorizados e se sentem integrados, o que leva a bons resultados e diminui os conflitos e impactos negativos.

O fato é que a conscientização sobre a necessidade de manutenção da saúde mental faz com que diversos colaboradores repensem suas funções e ponha na balança a qualidade de vida que o trabalho desenvolvido oferece. Um fato interessante é que o número de pedido de desligamento das empresas tem crescido de forma exponencial. Segundo Fernando Mantovani, em entrevista para o G1 "o percentual de profissionais qualificados com nível superior pedindo demissão vem crescendo trimestre a trimestre, o que indica um importante movimento de busca de oportunidades mais alinhadas ao seu perfil e momento de vida."

Assim, fica claro que os colaborados não buscam apenas remunerações astronômicas, mas também um ambiente de trabalho saudável. Novamente retornamos para o fato de que escritórios de advocacia são baseados em seres humanos, a necessidade de compreender as necessidades humanas e alinhá-las para alcançar os objetivos do escritório,  são pilares para uma gestão de qualidade.

Seguindo esse raciocínio, os seres humanos são tendenciosos a falhar e é por isso que a gestão precisa desenvolver métodos para neutralizar todas as falhas antes que cause algum dano irreparável. A advocacia trabalha com prazos, o não cumprimento de uma atividade pode ser fatal para o desenvolvimento econômico.  A gestão ideal é aquela que consegue olhar cada colaborador como um indivíduo único, ajudando a desenvolver suas habilidades pessoais tornando o ambiente muito mais colaborativo e produtivos.

Dessa maneira, além de saber valorizar e gerir uma equipe é necessário identificar com agilidade todos os personagens que possa causar danos a organização. Observe que a causa de danos a gestão podem ser diversas, como sistemas que não entregam o que prometem, parceiros que não apresentam o que propõem, colaboradores que não seguem os fluxos, todos esses agentes podem ofertar riscos a uma organização.

O planejamento estratégico assegura a continuidade das ações implementadas, mantendo a organização em um ambiente controlado e previsível. Além disso, permite a adoção de medidas adequadas em caso de mudanças em ambientes instáveis e a percepção e antecipação a eventos adversos que podem ocorrer no futuro, para que possam ser desencadeadas medidas de prevenção ou ações adequadas se os eventos realmente ocorrerem (Bonfada E, Teixeira ALFQ, Oliveira LOD et al. Gestão de serviços jurídicos. Pg.186)

Por conseguinte, é extremante importante possuir um planejamento alinhado, com metas claras. O planejamento bem estruturado impactará essencialmente no patrimônio da empresa. O financeiro é uma das áreas mais importantes de um escritório de advocacia, é por meio dele que os gestores poderão projetar os próximos passos para o crescimento.

Dessa maneira, conforme o Sebrae, podemos compreender a gestão financeira da seguinte forma "o conjunto das ações e procedimentos administrativos relacionados com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras"

Assim, é por meio da gestão financeira que se mede como está caminhando o sucesso do escritório. Temos que entender que o escritório de advocacia é uma empresa, e como tal, visa auferir lucro. Dessa maneira, uma gestão eficiente que saiba identificar os pontos fortes para investimentos e os cortes necessários, faz com que o escritório alcance maiores patamares.

Além das inúmeras características de gestões presentes em um escritório, é necessário estar atento ao marketing. Embora os escritórios de advocacia e os advogados tenham serias regulamentações a respeito de suas propagandas, a gestão influencia diretamente no marketing.

Quando um cliente enxerga no escritório de advocacia uma gestão de qualidade, ele recebe um marketing positivo. Observe que se trata de um marketing orgânico. Para que ele seja consolidado, a gestão do escritório analisa e extrai diversos procedimentos que façam com que o cliente sinta que a gestão é funcional e que oferta segurança. Pequenos atos, como o envio de relatórios periodicamente, já demonstram o cuidado e constroem marketing positivos para os clientes. Outro exemplo é apresentar toda equipe e fazer o marketing humanizado, estando sempre disponível para atender o cliente, enviar newsletters, vídeos do escritório.

Observe que são inúmeros aspectos que demonstram a importância de uma gestão, pois ela impacta diretamente toda a qualidade do serviço prestado. Uma gestão que não compreende a necessidade de implementar e estar atento as novas tecnologias, não é capaz de gerir no século atual. Além disso, se não estiver atenta às tendências sociais que se modificam a cada século, perderá talentos que são essenciais para o desempenho do escritório. No mesmo sentido, um escritório sem planejamento não consegue se desenvolver e acaba apresentando de forma não intencional um marketing negativo aos seus clientes.

Dessa maneira, é possível concluir que a gestão de um escritório, embora muitas vezes passe despercebida, é de suma importância para o avanço e desempenho de um escritório, pois a má gestão causa danos irreparáveis. É importante ter em mente que a gestão será o resultado de diversos núcleos que devem estar alinhados ao interesse principal. Ainda assim, é importante entender que a gestão será feita por pessoas e para pessoas e por isso deve ser o mais humanizada possível.

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COMO FAZER A GESTÃO FINANCEIRA DO PEQUENO NEGÓCIO. Sebrae, 2014. Disponível em: https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-fazer-a-gestao-financeira-do-pequeno-negocio,d999a442d2e5a410VgnVCM1000003b74010aRCRD. Acesso em: 26 jul. 2022.

ESEQUIEL, Mario Leandro C. Gestão Eficiente de Escritórios de Advocacia.Saint Paul Publishing (Brazil), 2013. 9788580041248. Disponível em: https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788580041248/. Acesso em: 26 jul. 2022.

Bonfada, Elton, et al. Gestão de serviços jurídicos. Disponível em: Minha Biblioteca, Grupo A, 2018.

CAVALLINI, Marta. País bate recorde de pedidos de demissão em 12 meses, mostra levantamento. G1,30/06/2022. Trabalho e Carreita Disponível em: https://g1.globo.com/trabalho-e-carreira/noticia/2022/06/30/pais-bate-recorde-de-pedidos-de-demissao-em-12-meses-mostra-levantamento.ghtml. Acesso em: 26 jul. 2022

Manual da gestão para advogados./ coordenação de M294 Samantha Albini; organização de Ferrnanda Marcondes Corrêa./ Curitiba: Juruá, 2018. 240p. - v. I

Graciotti, José Paulo, Governança estratégica para escritórios de advocacia/José Paulo Graciotti, -2. ed. rev., atual. e ampl. - São Paulo: Thomson Reuters Brasil, 2019.