Digitalização do escritório de advocacia: 5 primeiros passos

Uma das diretrizes mais relevantes da Advocacia 4.0 é a digitalização do escritório jurídico, afinal esse movimento está relacionado à transformação digital que vem ocorrendo no Direito. Essa tendência se apresenta de forma inexorável, pois todo o mercado está se movendo em sinergia.

Ainda que o Direito tradicionalmente tenha se posicionado como uma atividade conservadora, ironicamente agora é a área que menos tem escolha no sentido de aderir à digitalização. Em todos os demais segmentos como indústria, comércio, serviços e agro as empresas até podem atrasar o inicio de suas trajetórias de transformação digital sem que isso comprometa sua rotina operacional. Já no mercado jurídico essa demora não é opção.

Não acredita? Pois imagine um advogado que se recusasse a aderir ao peticionamento eletrônico. Ou se colocasse contra as audiências virtuais. Esse escritório certamente não teria mais condições de existir, haja visto que os tribunais já não aceitam mais petições em papel físico e as audiências remotas foram oficializadas.

Ainda que a implantação do peticionamento eletrônico já tenha quase uma década, ele é praticamente um marco inicial da transformação digital no mercado jurídico. Além dessa exigência por parte do Poder Judiciário, outro fator de pressão pela digitalização vem da demanda das empresas contratantes de serviços jurídicos.

O que é digitalização do escritório de advocacia?

Digitalização do escritório jurídico se tornou um assunto recorrente nos veículos especializados e nas entidades de classe relacionadas ao Direito. Embora seja um tema relevante para escritórios de todas as áreas de atuação e todos os portes, nem todos os advogados o recebem da mesma forma. Enquanto alguns juristas se colocam desconfiados e inseguros, outros já estão se motivando para promover inovação na advocacia. Independente dessa ambiguidade de reações, um fato é certo: mais cedo ou mais tarde todas as bancas terão de enfrentar esse processo.

Ainda que a digitalização da advocacia envolva uma série de tecnologias transformadoras, o tema não se encerra somente em tecnologia. Ele passa por um novo modelo de negócio que usa recursos tecnológicos para realizar atendimentos e otimizar processos. Mas a principal diretriz do Direito 4.0 se inicia em pessoas. Mais precisamente na adoção de uma mentalidade digital por parte dos advogados.

Talvez o mercado jurídico não esteja tão familiarizado com o termo "novo modelo de negócio" que vem do ecossistema de inovação típico das startups. No âmbito advocatício, esse termo significa pensar o escritório como uma empresa que precisa faturar com clientes pagantes. É o fim definitivo da advocacia romântica na qual os clientes surgem como que por milagre. Ao se enxergar como empresa, o escritório precisa ter planejamento, objetivos e metas; bem como precisa atrair clientes utilizando a Presença Digital.

A utilização de recursos tecnológicos nessa jornada é imprescindível, mas insisto que a tecnologia é o meio, não o fim. Antes deles o escritório necessita entender e organizar os processos operacionais e fluxos de trabalho dentro do escritório.

A digitalização da banca jurídica envolve automação desses processos mapeados e isso implica em repensar toda a operação, independente se o escritório atua no consultivo ou no contencioso. A finalidade maior dessa otimização de processos com a automação é o ganho de produtividade.

Por onde começar a digitalização do escritório jurídico?

A digitalização da banca jurídica não é uma tarefa pontual, mas uma jornada. Não existe fórmula mágica, pois cada escritório tem suas próprias características e precisará desbravar o seu próprio caminho nessa jornada. No entanto, ainda que a digitalização seja mandatória para todos, não quer dizer que a implantação aconteça da mesma forma para bancas grandes e pequenas. As tecnologias digitais são importantes nessa jornada, mas elas precisam ser acionadas no momento certo. Muitos advogados incorrem no erro de contratar recursos tecnológicos antes desses cinco passos e acabam desperdiçando tempo e dinheiro.

• Mentalidade Digital

Um passo fundamental é a mudança de mentalidade. Advogados, gestores e operadores do Direito precisam renunciar ao atual modus operandi e abrir a mente para as inovações sociais, processuais e tecnológicas. Não importa o tamanho do escritório, a mudança de mentalidade tem que acontecer de ponta a ponta, top-down e bottom-up. Em algumas situações o mais difícil de mudar serão os próprios sócios, afeiçoados aos modelos que utilizaram quando da criação do negócio.

A mentalidade, ou "mindset" reflete o modo de pensar e desenvolver raciocínios específicos. Consequentemente o mindset digital diz respeito à mudança intencional de conhecimentos, pensamentos, opiniões e crenças a respeito de tudo o que envolve a nova Era Digital. Essa mudança ainda vai além, pois a transformação digital trouxe consigo novos métodos de gestão, inovação e uso de dados. Significa ainda pensar os processos e fluxos operacionais em consonância com as tecnologias digitais.

• Mapeamento de Processos

Uma empresa, assim como um escritório de advocacia, é composto de uma série de atividades e tarefas que formam fluxos operacionais. Todos esses fluxos são processos. Eles se encontram nas áreas administrativas, operacionais, logísticas, comerciais etc. Embora estes processos estejam presentes em todas as áreas funcionais da empresa, não significa que eles estejam organizados e gerenciados. É totalmente comum a organização simplesmente ir enfileirando essas atividades e tarefas sem avaliar se elas estão coerentes e se podem ser otimizadas.

Interromper a rotina de trabalho para identificar, documentar e analisar esses fluxos é o trabalho do Mapeamento de Processos. Trata-se de uma disciplina normatizada com metodologias bem definidas para executar essa função com eficiência. O resultado dele são diagramas e fluxogramas que mostram de forma eficiente, clara e organizada quais são as tarefas, qual ordem elas seguem e quem as realiza.

Independente de seguir rigidamente o método ou realizar de maneira intuitiva, o mapeamento de processos é o primeiro e inevitável passo para iniciar a transformação digital. Sem ele, todos os demais passos a seguir correm o risco de falharem.

• Automação planejada

O mapeamento de processos deverá fornecer um raio X muito preciso de como funcionam as tarefas e atividades cotidianas nas áreas e departamentos do escritório. Somente de posse desse mapeamento é que se deveria iniciar o planejamento da automação. Note que estou enfatizando o planejamento, e não a aquisição e instalação de recursos tecnológicos.

O planejamento é imprescindível para o sucesso da digitalização. Primeiro porque cada atividade e tarefa do fluxo operacional requer um tipo de automação que precisa ser entendido a fim de ser mais bem solucionado. Segundo porque existem dezenas de ferramentas e softwares similares para uma mesma função, portanto é necessário identificar qual o mais adequado ao escritório. Por fim, em terceiro, porque os diversos recursos tecnológicos a serem utilizados precisarão estar integrados e nem sempre as soluções disponíveis no mercado se conectam facilmente.

Esse planejamento da automação vai proporcionar redução de custos, diminuição dos erros, aumento da produtividade, maior segurança de dados, redução de falhas de comunicação e maior sinergia entre departamentos.

• Comunicação interna e externa

A comunicação vem passando por severas transformações nas duas últimas décadas. Primeiramente a internet trouxe o email e os instant messengers que rodavam os computadores. Alguns anos depois a massificação dos celulares popularizou os recursos de SMS. Por fim vieram os novos serviços de mensageria como aplicativos de smartphones. Com tantas opções, o tradicional telefonema perdeu bastante espaço.

Essa nova dinâmica de interagir afeta tanto a comunicação interna do escritório quanto o atendimento aos clientes. O trabalho remoto adotado em grande escala desde o início da pandemia em 2020 jamais teria sido bem sucedido se não tivesse lançado mão dessas ferramentas mais dinâmicas de comunicação.

Da mesma forma, o atendimento ao cliente ganhou muito mais agilidade e eficiência ao utilizar robôs integrados aos serviços de mensageria. Os chatbots podem ser utilizados para um pré-atendimento realizando algumas tarefas repetitivas como obter dados do cliente, informações iniciais sobre suas demandas, bem como suas dúvidas e questionamentos. Essa simples automação economiza muito tempo útil do colaborador atendente, pois ele já recebe as informações formatas que agilizam o atendimento.

• Computação em Nuvem / Cloud Computing

A banda larga cada vez mais acessível e os custos de armazenamento online em queda são os vetores que mais impulsionam a Computação em Nuvem. Na prática a cloud computing significa transferir todo o seu servidor local de aplicações e arquivos para um servidor virtual, ou seja, na nuvem. Se o seu escritório sequer tem um servidor local, significa migrar tudo do seu computador pessoal para alguma das plataformas de armazenamento.

A versão mais simples desse serviço é disponibilizada gratuitamente a usuários do Google e Dropbox ou a valores significativamente baixos a assinantes dos serviços da Microsoft, Amazon e Apple. Versões pagas ou direcionadas a uso profissional costumam acrescentar recursos extras.

O benefício principal deste serviço é utilizar a plataforma de armazenamento para guardar seus arquivos em segurança e ao mesmo tempo poder acessá-los de qualquer lugar a qualquer hora.  Em uma instância mais profunda a computação em nuvem também proporciona uma série de serviços online - os chamados Software as a Service - através dos quais aplicações e softwares rodam diretamente no espaço virtual da nuvem.

Note que, dos cinco passos para a digitalização apontados nesse artigo, os três primeiros não se referem a tecnologias. Eles estão ligados a cultura e planejamento. Mais uma vez eu enfatizo que, a tecnologia é importante, mas a transformação digital não se resume a ela.

Desde 2020 com as restrições impostas pela pandemia, muitas bancas se viram obrigadas a adotar algum tipo de trabalho remoto e inevitavelmente participar de audiências virtuais. Os escritórios que já possuíam alguma familiaridade com a cultura digital tiveram mais facilidade na adequação dos processos aos canais digitais.

A mentalidade digital, o mapeamento de processos e o planejamento de implantação e automação são passos que não podem ser ignorados. Obviamente eles demandam algum tempo de transição e organização, mas isso não é problema. No processo de Transformação Digital a direção é mais importante do que a velocidade. Então cada escritório deve encontrar o seu ritmo para tocar esses processos.