Advocacia 4.0 focada em produtividade, o papel da automação jurídica

Uma pesquisa realizada pela Thomson Reuters em 2019 constatou que 67% dos advogados gastam mais de 40% do tempo em tarefas que não geram negócios ou honorários. Isso significa um grande desperdício de tempo e de talentos. Ou, mais especificamente, significa um baixíssimo índice de produtividade. Mas desde quando esses termos gerenciais adentraram ao universo jurídico? 

Já tem alguns anos que o termo advocacia 4.0 vem sendo propagado intensamente. Ainda que em algumas situações essa menção não passe de sensacionalismo para vender serviços, a verdade é que o direito está às portas de um novo tempo. 

Na esteira da digitalização e da automação vem a otimização de processos que leva ao aumento da produtividade. A cultura digital orientada a dados leva a análises preditivas e prescritivas, algo que representa "olhar para frente" em oposição aos relatórios gerenciais que apenas mostram o passado recente. Todas essas premissas da advocacia 4.0 trouxeram a produtividade e outros indicadores gerenciais para o centro das atenções de escritórios e departamentos jurídicos. 

O que é advocacia 4.0 

Em suma direito 4.0 é a transformação digital aplicada ao universo jurídico. Esse movimento se iniciou tão logo os escritórios e departamentos jurídicos começaram a utilizar as tecnologias transformadoras. A debalde os tribunais trilharam o mesmo caminho. Importante frisar que o direito 4.0 não se restringe somente a tecnologias. Ele é formado por outros conceitos, disciplinas, métodos e principalmente pela mentalidade dos profissionais que deve ser aberta a inovações e recursos digitais.  

Existe um consenso de que a advocacia 4.0 se iniciou a partir das pesquisas do professor britânico Richard Susskind. Em 2013 ele publicou o livro "Tomorrow's Lawyers" que hoje é considerada a principal obra sobre o futuro da advocacia. Sua visão futurista ainda foi explorada em diversos artigos, palestras e entrevistas, além dos próprios livros.  

A cada novo método, tecnologia ou ferramenta desenvolvida pelo mercado se confirmam as previsões do professor britânico. As megatendências, os métodos ágeis e as tecnologias transformadoras forçaram uma nova era no direito e estamos justamente na aurora desse movimento. 

O que é produtividade 

Bem resumidamente a produtividade é a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. Essa definição do tipo "fazer mais com menos" ajuda a compreender esse conceito subjetivo, mas ao mesmo tempo deixa algumas arestas que geram confusão.  

A produtividade não pode ser relegada meramente ao aspecto quantitativo, embora ele seja relevante. É imprescindível que o fator qualitativo do trabalho também seja levado em consideração. Para isso os recursos físicos, financeiros e pessoais devem entra na equação. Sem essa visão ampla é muito fácil cair na armadilha de "fazer muito bem o que não precisava ser feito".  

Então a definição de produtividade está relacionada à quantidade e qualidade das atividades desenvolvidas em um determinado período, bem como atrelada aos recursos utilizados na tarefa produtiva. Ou seja, o conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados. 

Entre as variáveis que compõe a produtividade, o tempo se mostra a mais complexa. A ansiedade em acionar métodos de gestão de tempo pode subverter as boas práticas da produtividade. Claro que o controle do tempo é necessário, mas essa mensuração deve andar consoante com a priorização de tarefas. Portanto para ser considerado produtivo, é imprescindível ter planejamento e método. Estes dois pilares irão fornecer indicadores mensuráveis que permitam a aferição dos resultados projetados. Esses critérios conjuntos garantem que as entregas estejam alinhadas com as demandas reais da companhia ao mesmo tempo em que respeitam os limites do profissional. 

A produtividade é importante, por ser o indicador mais relevante na definição da competitividade e um dos principais pilares de motivação entre os colaboradores. Com a utilização intensa de tecnologias transformadoras que proporcionam elevados níveis de automação em todos os ambientes operacionais, a produtividade ganha um papel estratégico ainda mais relevante.  

Vantagens proporcionadas pela produtividade 

Como se pode notar, a definição de produtividade é tão ampla quanto complexa. Embora existam outras abordagens sobre esse termo, todas elas trabalham no sentido de que a produtividade é uma métrica que traz sólidas vantagens às entidades que a praticam. Porém, quando falamos de vantagens, não podemos deixa-las soltas no ar, elas só serão tangíveis se realmente percebidas e definidas como indicadores acionáveis. Sendo assim, vejamos algumas delas. 

• Economia de recursos 

Essa sempre é considerada a vantagem mais proeminente, afinal impacta diretamente nos resultados financeiros e na satisfação do cliente. Os recursos mais otimizados tendem a ser os financeiros e o tempo, acarretando uma otimização da competitividade e sustentabilidade do escritório ou departamento jurídico. 

• Eficiência e agilidade 

Fluxos operacionais bem planejados e executados sob métodos conscientes se tornam mais ágeis e eficientes. Com isso os prazos são cumpridos com mais tranquilidade, garantindo entregas de qualidade e ambiente produtivo saudável. 

• Maior criatividade e estratégia 

Com o ganho de tempo proporcionado pelo planejamento e pela automação, os colaboradores poderão se dedicar a atividades mais criativas e estratégicas. Independente da área de atuação ou do foco em consultivo ou contencioso, criatividade e estratégia são diferenciais importantíssimos na construção de uma marca jurídica forte. 

• Ambiente de trabalho saudável 

Uma vez que os colaboradores mais operacionais não estão sempre "correndo contra o tempo", e nem realizando tarefas operacionais repetitivas, os trabalhos executados são mais fluidos, rápidos e objetivos.  

• Atração de novos talentos 

Uma marca jurídica sólida, pautada na eficiência e na qualidade se torna muito mais percebida pelo entorno. Inevitavelmente esse escritório ou departamento jurídico será cobiçado pelos talentos mis promissores do mercado. 

Métricas de produtividade: volumetria 

O que não é mensurado não é gerenciado. Essa máxima do professor Edwards Deming se aplica inconteste nesse cenário. Não se pode praticar a produtividade se ela não for aplicada sob métodos seguros e indicadores relevantes. Para isso são necessárias métricas que tenham a capacidade de traduzir numericamente o atingimento dos resultados esperados. No caso da produção jurídica, o conjunto de métricas que tem essa função é a volumetria. 

Volumetria pode ser definida como a mensuração da produção jurídica interna e como ela impacta a produtividade da banca. Os escritórios e departamentos jurídicos devem utilizar indicadores de volumetria para quantificar o volume de atividades que estão sendo realizadas durante um determinado período, em associação com os indicadores estratégicos a fim de avaliar o desempenho do negócio e identificar o atingimento das metas. 

A questão é que muitos escritórios ou departamentos jurídicos possuem uma quantidade considerável de volume de dados, mas não sabem como transformar tais dados em informações relevantes para medir a produtividade da equipe, identificar se a equação volume x colaborador está em harmonia, avaliar se a estratégia adotada é a mais lucrativa ou se precisa de correções e como tudo isso afeta a performance do escritório. 

Para que o processo funcione, são necessários planejamento e métodos, já citados. Para iniciantes, algumas ferramentas adicionais podem ser úteis, como por exemplo, a Matriz de Eisenhower. A principal função dela é estabelecer níveis de prioridade em projetos de forma inteligente e objetiva 

A Matriz de Eisenhower propõe um gráfico matricial onde os eixos são importância e urgência. Assim é possível distribuir visualmente pelos quadrantes as tarefas a serem realizadas. Esse é um recurso simples de priorização de atividades que pode ser muito útil nos primeiros estágios de organização para a automação e produtividade. Um mapeamento de processos também pode ser muito útil nessa etapa. 

RPA - Robotic Process Automation 

Automação é tornar um processo automático. O objetivo é deixar a automação realizar as tarefas operacionais e repetitivas enquanto o advogado se dedica às atividades intelectuais e estratégicas. 

RPA é um processo de inovação tecnológica no qual as tarefas operacionais repetitivas que eram realizadas por operadores humanos são transferidas a um conjunto de elementos tecnológicos, também conhecidos como robôs. No caso, um robô pode ser qualquer software, algoritmo ou estrutura mecatrônica que possua algum nível de inteligência e opere com autonomia.  

Automação na advocacia 

A automação das atividades jurídicas foi uma das previsões do pesquisador Richard Susskind, citado no início deste artigo. Em diversas ocasiões ele sinalizou que os operadores do direito iriam deixar as tarefas operacionais repetitivas para as máquinas a fim de se dedicarem às atividades criativas e estratégicas. 

A prática de agregar velocidade e agilidade a um trabalho de qualidade se tornou mandatória. E mesmo assim a automação é muito mais do que apenas contratar soluções tecnológicas. As ferramentas, práticas e processos adotados devem atender ao fluxo de trabalho e à cultura do escritório para atingirem os objetivos de otimizar a produtividade e melhorar a prestação de serviços jurídicos aos clientes. 

A automação na advocacia consiste em transferir as tarefas operacionais repetitivas dos advogados e colaboradores para os softwares e robôs. No caso dos documentos jurídicos significa elaborar as peças com padrões previamente definidos pelos próprios advogados de modo a evitar que a redação de informações já executadas anteriormente seja repetida sempre que se gera um novo documento jurídico. Com isso a produção se torna mais rápida, mais precisa e mais eficaz ao mesmo tempo em que libera o advogado para dedicar seu tempo a atividades estratégicas e ao atendimento personalizado aos clientes. Dentre as inúmeras atividades cotidianas do escritório passíveis de automação, podemos destacar: 

• Pesquisa jurídica 

Faz parte da rotina do advogado em diversas áreas de atuação realizar pesquisas por doutrinas, jurisprudências, súmulas e publicações dos diários oficiais e dos tribunais de todas as esferas. Com essas informações digitalizadas, os softwares de pesquisa por publicações jurídicas realizam o trabalho com muito mais amplitude e em menor tempo. 

• Automação de processos e documentos 

Esta automação diz respeito a elaborar peças como petições iniciais, contratos, procurações, contratos de honorários, teses utilizando algoritmos lógicos. 

• Análise de contratos com inteligência artificial 

Advogados da área empresarial e departamentos jurídicos passam boa parte de seu tempo em uma tarefa repetitiva que exige atenção e causa fadiga mental. Esse é exatamente o tipo de tarefa q um robô sempre irá fazer muito melhor do que o ser humano. Aqui se usa também o conceito de aprendizado de máquina, pois a IA precisa "aprender" a revisar os contratos das mais variadas aplicações. 

• Atendimento com Chatbot 

O atendimento às pessoas que entram em contato com o escritório é uma tarefa que consome muitos recursos e tempo com explicações repetitivas. Automatizar essa função faz com que os questionamentos básicos de clientes e prospects sejam respondidos por robôs. Os chatbots que fazem esse trabalho atuam sobre diversos aplicativos de comunicação e mensageria. 

Advocacia 4.0 focada em produtividade 

Definitivamente a visão empresarial foi adotada pela advocacia e diversos termos gerenciais vem sendo integrados ao direito. A definição de produtividade aqui exposta não pretende ser absoluta. Afinal o termo é complexo e possui inúmeras abordagens. Essa exploração do conceito é tão somente uma das possíveis abordagens. Outros pesquisadores certamente terão pontos de vistas complementares e/ou dissonantes. E isso é ótimo no sentido de enriquecer a discussão. 

O advogado do futuro, idealizado pelo pesquisador Richard Susskind possui habilidades emocionais ligadas à criatividade e estratégia tanto quanto competências técnicas associadas a ferramentas de gestão e automação. O futuro já chegou e a nova Era do direito já está em curso. Sejam bem-vindas e bem-vindos à advocacia 4.0 e à transformação digital no universo jurídico.