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A necessária due diligence nos contratos do condomínio

A Due Diligence consiste em fazer uma análise de risco, antes de se firmar um contrato, através de relatório e respectiva documentação, visando segurança jurídica e eficiência no negócio.

quinta-feira, 30 de junho de 2022

Atualizado às 13:40

De forma bem simplificada, Due Diligence é uma prática que consiste basicamente em fazer uma investigação e análise de risco de tudo que pode ocorrer no futuro, antes de se firmar um relacionamento contratual, através de relatório e respectiva documentação que o justifica, visando segurança jurídica e eficiência no negócio.

Todo esse procedimento analítico documental é extremamente necessário, não só na esfera empresarial, mas também na vida dos condomínios edilícios residenciais e comerciais, sendo parte integrante do processo de compliance e gestão, no que toca a evitar contratações que possam atrair  riscos, passivo judicial e financeiro, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, que tenham o potencial de provocar prejuízos de grande monta para toda a massa condominial, além de preservar a ética e a imparcialidade quanto a forma de contratação de funcionários, colaboradores e prestadores de serviços em geral, evitando que se coloque em dúvida a idoneidade da gestão nesse sentido (síndico e até mesmo conselheiros).

Rotineiramente nos deparamos com situações em que, por questões financeiras, a maioria das assembleias condominiais deliberam pela escolha de prestadores de serviços de menor valor, sem analisar os riscos da contratação, qualidade técnica, tempo de mercado etc., e com isso, via de regra amargam prejuízos enormes, frente ao vetusto ditado: "O barato que saiu caro!"

Mas o problema não para por aí, já que em situações como essa, os resultados da catastrófica prestação de serviços por parte da empresa contratada, por vezes, dependendo da situação, poderá implicar o síndico diretamente, no que se refere às responsabilidades civis, previdenciárias, tributárias, trabalhistas e até mesmo criminais.

Outrossim, os maiores deveres e riscos que decorrem de errônea contratação de um prestador de serviços para os condomínios e que responsabilizam diretamente o síndico, civil e criminalmente, são:

  • Descumprimento dos deveres legais, inclusive fiscais (tributários e previdenciários);
  • Descumprimento dos deveres contidos na convenção e no regulamento interno;
  • Contratações de serviços com valores superfaturados comparados similares no mercado;
  • Contratações baseadas em favoritismos, nepotismos e corrupções;
  • Contratações sem análise prévia de referências anteriores em outros condomínios (qualidade, prazos, preço etc.);
  • Contratações sem ponderar a expertise da empresa; etc.

Com o fito de resguardar o síndico e a massa condominial, a Due Diligence que sugerimos para a contratação de prestadores de serviços deve conter, no mínimo, os seguintes documentos:

  • Cópia do contrato social e de todas as alterações;
  • Emissão de certidões pessoais dos sócios da empresa;
  • Comprovante de endereço dos sócios da empresa;
  • Alvará de funcionamento da empresa;
  • Certidão de regularidade da empresa na junta comercial do Estado e na Receita Federal do Brasil ou órgão e/ou entidade de classe;
  • Cópias das guias de recolhimento do INSS e demais encargos dos funcionários que irão trabalhar no condomínio (em caso de contratação de mão de obra);
  • Certificado de regularidade junto ao FGTS (CRF) (em caso de contratação de mão de obra);
  • Certidão negativa de débitos trabalhistas junto ao TST;
  • Prova de inscrição no cadastro de contribuintes do Município, relativo ao domicílio ou sede da empresa participante, pertinente ao seu ramo de atividade;
  • Certidão negativa de débitos relativos a créditos tributários Federais e à dívida ativa da União, emitida pela secretaria da Receita Federal do Brasil;
  • Certidões dos distribuidores de processos cíveis, criminais e trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou prestadores de serviços autônomos;
  • Verificar se a empresa terceirizada está cumprindo com a convenção coletiva de trabalho da categoria (em caso de contratação de mão de obra);
  • Certidão negativa de débitos de tributos Estaduais e Federais;
  • Certidão dos feitos ajuizados (distribuidores da justiça).

Sugerimos o prazo máximo de dez dias uteis para que todos esses documentos sejam entregues (de uma só vez e não "picados") à gestão condominial pela empresa que pretende ser contratada.

Sob outro enfoque, necessário se faz separar as funções e esclarecer que incumbe ao síndico ou administradora exigir a apresentação de tais documentos por parte do pretenso prestador de serviços, e ao departamento jurídico contratado especificamente para tal finalidade, proceder a análise minuciosa dos mesmos, que deverão ser-lhe encaminhados juntamente com o contrato de prestação de serviços, para que, então, seja emitido o parecer jurídico.

Nesse liame, o dossiê completo da Due Diligence, portanto, será composto dos documentos apresentados, inclusive das certidões, do contrato de prestação de serviços apresentado pela empresa postulante e pelo parecer do departamento jurídico.

Derradeiramente, frise-se que o síndico do condomínio é quem decidirá pela contratação ou não da empresa que se candidatou à prestação de serviços em questão, não sendo o caso de se levar à consultoria do Conselho Consultivo ou mesmo deliberação assemblear, por se tratar de decisão de cunho de sua exclusiva competência. Todavia, se o síndico desejar levar a Due Diligence a amplo conhecimento da comunidade condominial, poderá tomar por escrito a opinião do Conselho Consultivo em reunião fechada e/ou até mesmo encaminhar o tema para votação em assembleia geral extraordinária, não havendo qualquer impedimento nesse sentido. 

Particularmente, ficamos com a segunda opção, não só pela questão de privilegiar uma gestão democrática, mas também pelo aspecto de quão mais transparente for o síndico, compartilhando suas ideias e angariando votos de suas decisões através de deliberações assembleares que as ratificam, menores são as chances de ser responsabilizado diretamente no futuro.

Richard Franklin Mello d'Avila

Richard Franklin Mello d'Avila

Graduado em 1988 pela PUC-Campinas. Sócio da MORELLI & D'AVILA SOCIEDADE DE ADVOGADOS desde 1989. Pós-Graduado em Advocacia Consultiva. Relator da Comissão de Ética da OAB/Subseção-Campinas por 4 anos

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