Quanto seu escritório está perdendo não adotando um sistema de gerenciamento eletronico de documentos (GED)

Conhecimento é um "asset" que se obtém através de três formas distintas e que se complementam: estudo, experiência e aquisição de terceiros. Os dois primeiros métodos normalmente são utilizados na aquisição de conhecimento que nos interessa pessoalmente e que utilizamos na nossa vida pessoal. O terceiro método pode ser utilizados para dois propósitos distintos:

- o primeiro ocorre quando queremos incorporar na nossa relação de conhecimentos adquiridos no passado (por estudo ou experiência), mas não tendo o tempo disponível para aprender e desta forma nos apoiamos em profissionais mais experientes para nos ajudar a resolver nosso problemas. Como exemplo podemos citar a contratação de consultorias especializadas em varias áreas que "cedem" seu conhecimento para nos. Uma vez prestado o serviço, o conhecimento passa a incorporar ao nosso já existente.

- o segundo acontece quando não temos esse conhecimento, não nos interessa ou é impossível obtê-lo. Como exemplo podemos citar quando vamos a um medico para uma consulta sobre um problema de saúde ou vamos a um advogado para uma consulta sobre um problema jurídico. Nos dois casos não queremos aprender medicina ou advocacia para resolver nossos problemas e nos utilizamos de profissionais que detém tal conhecimento para nos ajudar.

Escritórios de advocacia são claramente empresas prestadoras de serviços intelectuais e que vendem seu conhecimento a outras empresas que estão dispostas a pagar (pelo segundo motivo acima) e tem um desafio: como determinar o valor desse conhecimento a ser fornecido.

Existem três formas de determinar esse valor, sendo uma delas objetiva e outras duas subjetivas ou mais difíceis de determinar.

- a primeira, objetiva, determina-se pela quantidade de tempo utilizado pelo profissional mais experiente para transmitir seu conhecimento àquele que o está contratando. Essa é a forma tradicionalmente utilizada pelos escritórios de advocacia quando utilizam o famoso timesheet para determinar o valor do serviço prestado fazendo a compilação do tempo dispendido e multiplicando-o pelo nível de experiencia do profissional (quando mais experiente, mais caro o seu tempo);

- a segunda, subjetiva, refere-se ao valor relativo do conhecimento transmitido, ou seja, qual é o impacto no cliente na sua aquisição. Em outras palavras, aquele conhecimento determinará um ganho ou perda de dinheiro da ordem de centenas ou milhões de dólares;

- a terceira, comparativa, tem a ver com a concorrência entre os prestadores desse serviço, ou seja, quanto o mercado em media costuma cobrar em média. A subjetividade neste caso está na imagem que o prestador de serviço tem em relação ao mercado e a quantidade de prestadores existem nesse mercado. Quanto maior for a imagem de especialização do prestador e menor for o mercado, maior será o preço.

Em 1748 no seu ensaio "Advice to a Young Tradesman", Benjamin Franklin escreveu "Remember that time is money" e seguindo essas linha de pensamento vamos analisar somente a primeira forma de determinação de valor que é o tempo utilizado na transmissão do conhecimento (reitero a importância da adoção do timesheet em todo e qualquer escritório de advocacia).

Como sempre tenho dito, escritórios de advocacia "vendem tempo de cérebro de seus colaboradores" e independentemente das duas formas subjetivas citadas, a correta determinação do tempo utilizado em qualquer trabalho é de fundamental importância para determinar seu valor. Quanto maior for o tempo utilizado maior será o valor a ser cobrado, porém existe o limite físico temporal que todo profissional está submetido: as horas possíveis de trabalho.

Se imaginarmos um expediente normal de trabalho de 8 horas diárias com 20 dias úteis por mês teremos 160 horas possíveis de faturamento por profissional, mas sabemos que isso é muito difícil de ser atingido pela perda de tempo decorrente de vários fatores sendo a principal delas a busca de informações.

Segundo McKinsey, os chamados "knowledge workers" gastam 1.8 horas por dia na busca de documentos; o Gartner por sua vez relata que gasta-se 18 minutos para encontrar um documento e o IDC fala em 5 horas por semana.

Essas estatísticas referem-se a empresas que não possuíam um DMS instalado!

Agora passamos a fazer algumas contas muito simples e algumas suposições:

- vamos assumir a versão mais conservadora (do IDC), ou seja 5 horas semanais ou 1 hora por dia de trabalho de perda por busca de informação. Isto representa 12,5% de ineficiência que vai se somar as outras ineficiências já existentes (pausa para café , interrupções por motivos pessoais etc.);

- isto representa 20 horas mensais não trabalhadas / faturadas para cada profissional;

- consideremos  a adoção de um sistema de DMS com inteligência artificial incorporada (todos os atuais existente no mercado hoje já tem essa tecnologia) consegue reduzir em 80% a 90% dessa perda diária, pois permite a localização quase instantânea de documentos por meio de sistemas inteligentes de busca por metadados;

- isto representa uma diminuição das horas perdidas mensalmente para apenas 2 a 4 horas e aumentado a capacidade ideal de faturamento em 16 a 18 horas mensais;

- façamos uma suposição conservadora e  imaginar que apenas metade dessas horas ganhas sejam utilizadas para novos trabalhos sendo a outra metade utilizada para descanso ou novas pausas;

- isto transforma o aumento de capacidade produtiva de cada profissional em 8 a 9 horas mensais.

Após todas essas considerações e imaginando um escritório com 20 colaboradores e uma taxa media de cobrança da ordem de R$500,00 por horas teremos:

20 advogados vezes 8 horas vezes R$ 500,00/hora é igual a R$ 80.000,00. Em outras palavras, a adoção de um sistema de DMS num escritório de 20 advogados proporciona um aumento de faturamento de no mínimo oitenta mil Reais!