Quando buscar ajuda profissional na gestão de escritórios de advocacia

Faço uma comparação metafórica da gestão de um escritório de advocacia com um jogo de xadrez, em que o movimento de qualquer peça pode mudar (e às vezes muda), de maneira radical as opções de jogadas futuras e toda a distribuição de forças e dentro do tabuleiro. Além dos desafios normais a que qualquer empresa está sujeita (concorrência, qualidade de seus produtos, marketing, atendimento, etc.), existem outros fatores inerentes às características do negócio dos escritórios de advocacia e, principalmente, à profissão de advogado.

O principal fator que temos que considerar é a formação acadêmica do advogado que concentra 100% de sua formação nos aspectos técnicos do direito e na prática da advocacia desconsiderando totalmente a opção de que este advogado poderá no futuro se transformar num proprietário de um escritório de advocacia. Todo escritório de advocacia é uma empresa que pode ser muito simples (sociedade unipessoal), mas mesmo assim ter obrigações diferentes da pessoa física e, portanto, necessitam de uma pequena ajuda externa.

À medida que este escritório cresce, aumentam as complexidades exigindo cada vez mais a atenção do(s) sócio(s) que o administram e "roubando" destes o tempo que é destinado à própria advocacia e também maior conhecimento gerencial para dirigir e governar seu negócio sem ter tido a devida formação e todo o conhecimento já desenvolvido no mundo da gestão empresarial.

O crescimento dessa complexidade não acompanha o crescimento das receitas (faturamento) que cresce de maneira orgânica sem grande oscilações ou solavancos. Ela normalmente é percebida quando a estrutura organizacional começa a demostrar fraquezas ou limites no acompanhamento desse crescimento e força os gestores a tomarem alguma decisão para corrigi-la. Podemos ilustrar com os gráficos a seguir como isto acontece:

Curva da receita (faturamento)

Curva de custos fixos

Cada degrau no gráfico da direita representa uma decisão tomada e seu respectivo aumento nos custos. Podemos dar como exemplos: a contratação de uma secretaria para ajudar no atendimento ou a contração de um software, ou o aumento de área física etc.

Outro fator a ser considerado é a psicologia comportamental do advogado e é necessário entendê-lo, para poder analisar e compreender a forma com que vários escritórios estão estruturados e geridos. A mais importante é a baixíssima tolerância a falhas, pois pela própria profissão e de seu trabalho, o advogado não se pode dar ao luxo de cometer falhas em seus argumentos, documentos apresentados ou citações (sejam de Leis, doutrina ou jurisprudência), sob o risco de seus argumentos serem destruídos por seus oponentes; sem falar em falhas mais banais, porém muito mais graves, tais como: perdas de prazo, não recolhimento de custas etc., que desqualificam o processo perante o tribunal, sem entrar no mérito da questão envolvida.

A gestão de empresas no cenário atual altamente competitivo e em contínua mutação, e agora em recessão, exige de seus gestores características como criatividade, resiliência e inovação, que passam, obrigatoriamente, por processos de experimentação, aprendizado com as falhas (e não repetição delas) e constantes correções de rumo.

Esse processo dinâmico se opõe frontalmente ao comportamento ao qual o advogado foi treinado e está acostumado a ter em relação à solução de seus desafios, que exige do advogado gestor uma formação que ele não teve na universidade e também uma atualização constante a que sequer tem tempo disponível para se dedicar.

Se colocarmos todos os fatores juntos, ou seja, desconhecimento técnico acadêmico de gestão somado ao aumento constante da complexidade de seu negócio e a própria característica da profissão, geralmente chegamos a um ponto onde o advogado gestor se vê sufocado pelas necessidades gerenciais e tendo a sensação que as horas diárias de dedicação não são mais suficientes e gerando stress, insatisfação e frustação.

Dependendo da velocidade de crescimento, do tamanho do escritório e da capacidade gerencial do(s) sócio(s) esse momento pode ocorrer em diferentes fases do crescimento, mas SEMPRE acontece é exatamente nesse cenário que cresce muito a importância da contratação de uma consultoria, que irá acrescentar aos gestores o conhecimento específico e a experiência na gestão empresarial.

Esse ajuste será diferente para cada escritório e caberá ao consultor identificar as limitações de cada um ou ajudar a resolver aquelas já identificadas por seus gestores. Existem dezenas de pontos a ser melhorados e, apenas exemplificando, cito alguns que considero mais críticos (a ordem de importância deve ser definida pela necessidade do escritório):

- definição da estrutura organizacional /administrativa correta;

- definição da estrutura decisória a ser adotada;

- definição da estrutura de relativização dos sócios (repartição do lucro);

- adoção da tecnologia correta para o tipo da advocacia exercida;

- adoção da filosofia de "gestão do conhecimento";

- adoção de sistemas de extração de informações internas (BI é apenas uma delas);

- criação de controles e apropriação de custos;

- adoção de plano estratégico em curto e médio prazos;

- criação e acompanhamento de orçamentos e precificação de serviços;

- adoção de políticas de retenção de talentos e motivação profissional;

- adoção de plano de carreira e de remuneração para a equipe jurídica e do back office.

Como escolher a consultora certa? Difícil, mas existem alguns pontos que devem ser observados antes da contratação para não ter frustração futura:

- Se possível tenha a noção exata da necessidade para buscar a consultoria específica.

- Lembre sempre que normalmente o que sentimos são os sintomas do problema (como uma doença) e a sua causa pode não ser aquela aparente, além disso, podem existir várias causas concomitantes. Somente uma empresa com grande experiência e vivência em casos semelhantes pode ajudar corretamente.

- Cerifique-se que a empresa tenha a experiência necessária para o seu caso.

- Solicite desta a confirmação de casos semelhantes resolvidos.

- Consulte clientes já atendidos. Na impossibilidade disto, busque referências no mercado e outra áreas de atuação e verifique o padrão de atendimento.

- Evite empresas que tragam produtos ou soluções chamadas "de prateleira". Cada escritório é único, exige uma análise detalhada e a proposição de uma solução específica.

- Não siga ou copie cegamente a solução utilizada em outro escritório, porém se tiver acesso procure conhecer melhor qual era os problemas, como foi resolvido e quem o executou. Isto pode evitar muita dor de cabeça futura.

- Nunca contrate software antes de analisar detalhadamente o problema. A ilusão de que se "aperta um botão" para resolver o problema leva inexoravelmente à frustação.

- Cuidado com "surfadores de hypes" que utilizam demasiadamente expressões que estão na moda. Não existe uma solução magica ou tecnologia que resolva tudo!

Importante: escritórios de advocacia são e formados por pessoas e que na maioria das vezes os problemas são gerados por dificuldades na liderança, no gerenciamento, na motivação, orientação e no treinamento dessas mesmas pessoas. Não basta somente se preocupar somente com procedimentos e problemas de tecnologia. Escritórios de advocacia são como tabuleiros de xadrez onde cada peça tem sua função, por menos importante que possa parecer e a sua gestão correta associada ao planejamento antecipado das "jogadas" são fatores fundamentais para a vitória da partida.