Estrutura de um sistema de compliance empresarial

Compliance vem do verbo inglês to comply que se refere a agir de acordo com um conjunto de normas e regras. Desta forma, uma empresa em compliance é uma empresa em conformidade com as normas legais.

Superado a definição de compliance se faz necessário o estudo do que vem a ser efetivamente um programa de compliance e como ele deve ser implementado. Nesta toada temos que o compliance refere-se ao conjunto de procedimentos capazes de levar ao cumprimento da norma, nele deve-se ter estratégias não só para prevenção de riscos, mas também para gestão dos riscos, apresentando soluções em tempo hábil.

É sabido que um bom programa de compliance deve seguir uma estrutura, no entanto, o primeiro passo a se fazer segundo Sinduscon-Pr (2016) é um diagnóstico prévio sobre a empresa a qual se deseja implementar tal programa, a fim de que seja possível traçar um plano de ação que atinja as necessidades de cada empresa de maneira particularizada.

Diante disso, temos que o mapeamento dos riscos, bem como de eventuais acontecimentos dos mesmos, permite a organização ter uma visão geral de quais são suas necessidades e o que será preciso fazer para manter a empresa em conformidade, e a partir de então delimitar os itens que deverão compor o programa de compliance.

Realizado o diagnóstico é preciso definir a estrutura organizacional. De acordo com Sindurcon (2016), este é o momento de definir a estrutura do compliance que a empresa pretende adotar, isto é, por ser um sistema facultativo cabe a entidade empresarial definir se irá contratar um profissional na área para cuidar da gestão do compliance ou se irá criar um departamento específico direcionado ao compliance. Cada empresa deverá escolher um modelo que melhor se enquadre a sua realidade.

Por outro lado, a fim de se alcançar a uma melhor efetividade do programa de compliance o planejamento é crucial, nesse momento será necessário a criação de um plano de ação.

Segundo o Dicionário Financeiro (2020), um plano de ação consiste em uma ferramenta de gestão empresarial que tem como base a criação de uma lista, no qual deverá conter todos os passos necessários para se atingir determinado objetivo.

Assim, o plano de ação é fundamental para delimitar quais serão as etapas que deverão conter no programa de compliance, quem serão os profissionais envolvidos na gestão do mesmo, prazo para solução de eventuais erros ao decorrer de sua execução bem como quanto do orçamento precisará ser desprendido pela instituição para que se possa atingir esse objetivo.

Lembrando que um bom plano de ação para a gestão do projeto é essencial para o êxito do programa de compliance.

As políticas corporativas da empresa estão diretamente relacionadas ao método que será utilizado para estimular os colaboradores a agirem em conformidade com as normas legais e o Código de Ética e Conduta constitui o principal mecanismo para formatar o compliance dentro da organização.

Por fim, é importante enfatizar que o Código de conduta é o alicerce dentro de um sistema de compliance, pois relaciona-se as políticas coorporativas, isto é, ao método que a empresa irá utilizar para estimular todos os seus colaboradores a agirem em conformidade com as normas legais. Desta forma sua adesão por todos os colaboradores da organização deve ser obrigatória.