Provedor de e-mail: O que é e como escolher o melhor para sua empresa

Para que você possa se comunicar com eficiência com os seus clientes, fornecedores e parceiros, é fundamental ter um e-mail profissional ativo. Mas antes disso, você precisa decidir qual provedor de e-mail irá utilizar.

O mercado está repleto de opções e é preciso se atentar a alguns detalhes de grande importância que podem fazer total diferença e evitar grandes dores de cabeça no futuro.

Portanto, para assegurar a melhor escolha, escrevemos este artigo com tudo o que você precisa saber antes de contratar. Confira!

O que é e como funciona?

Esse tipo de serviço fornece os esforços técnicos por trás do envio e do recebimento de seus e-mails, como hospedagem, armazenamento, backups e o gerenciamento das contas.

E como ele funciona? De forma geral, esse fornecedor conecta seu e-mail corporativo a um processador central, onde todo o seu histórico de mensagens recebidas e enviadas ficam armazenadas. Ele também é responsável pela estrutura do e-mail, onde podem ser encontrados campos como envio de mensagens, lixeira, conversas e arquivos.

Por que é tão importante saber escolher a melhor opção?

Segundo pesquisa do IBGE, quase 62% dos brasileiros utilizam o e-mail como forma de comunicação e esse número só tende a crescer. E com ele, infelizmente o número de spams também vem aumentando consideravelmente.

Agora, imagine se um e-mail de um parceiro ou cliente seu cai na caixa de spam e você perde uma oportunidade de negócio? Utilizando um bom provedor esse tipo de erro é drasticamente reduzido, pois ele auxilia no reconhecimento dessas mensagens evitando que você perca algo relevante.

Além disso, o serviço é conectado a um processador central, que armazena os arquivos e históricos de mensagem, incluindo o que é mandado para a lixeira. Isso permite que você recupere informações e faça backup na nuvem sem perder a segurança dos dados. Sua segurança é bastante reforçada, com sistemas de antivírus e criptografia.

Quais as vantagens de utilizá-los?

Provedores de e-mails profissionais possuem diversas vantagens em relação aos de e-mails pessoais. Esses benefícios podem ser decisivos na construção da sua marca, pois passam muito mais credibilidade aos seus clientes e parceiros.

Separamos as 6 principais vantagens do seu uso:

• Contas personalizadas - É possível ter e-mail personalizados com o nome da sua empresa, como [email protected];
• Mais espaço de armazenamento - É possível dispor de um maior espaço de armazenamento, além de mais espaço para o envio de anexos;
• Criação de múltiplas contas - Além da conta principal, você pode criar diversas caixas postais para os outros setores, como o RH, o financeiro ou o comercial; 
• Recuperação de e-mails e cópias de segurança - Possuem cópias de segurança de todas as mensagens recebidas e enviadas, então, caso você exclua por engano algum e-mail, você ainda poderá acessá-lo;
• Dados protegidos - Para garantir a proteção dos dados, seu e-mail precisa ter uma hospedagem segura. Além disso, possui estruturas estáveis, sistemas de antivírus e antispam;
• Suporte - Alguns problemas ao longo do caminho são inevitáveis e, por isso, é essencial contar com uma empresa como a Penso Tecnologia que possa prestar suporte de TI quando necessário.

5 considerações na hora de escolher

Antes de mais nada é preciso ressaltar que a escolha da opção ideal para a sua empresa precisa estar alinhada com os seus objetivos. Isso quer dizer que o escolhido deve oferecer planos que estejam de acordo com a sua demanda.

Porém, existem algumas considerações gerais que é preciso levar em conta no momento da escolha. Vamos a elas!

1 - Compare o custo-benefício

Nem sempre a solução mais barata é a mais adequada ao seu negócio. Entretanto, não adianta pagar pelo plano mais completo e não utilizar todos os recursos. Não deixe se levar pelos preços, você precisa se atentar à relação custo-benefício.

Por exemplo, é preciso verificar, além do preço, o número de contas disponibilizadas no plano ou se a empresa cobra de forma individual pelos e-mails. Para microempreendedores individuais (MEI) é provável que uma conta já solucione a questão, porém, para empresas maiores, é preciso um número maior.

2 - Verifique o armazenamento

Este item é um dos mais importantes a serem levados em consideração, pois se não for bem planejado, alguns problemas podem ocorrer.

Antes de mais nada verifique se o plano oferecido possui um bom espaço de armazenamento na nuvem. Caso contrário, você poderá perder um bom tempo apagando e-mail, spam e anexos por causa de problemas de espaço.

Tudo vai depender da sua demanda. Caso você não receba ou envie muitos e-mails, um plano com um armazenamento menor pode ser suficiente. Porém, caso você tenha contas extras, é preciso incluir nessa conta o espaço total que será compartilhado pelas contas.

3 - Fique atento aos recursos disponíveis

Oferecem muito mais recursos que podem agilizar o dia a dia da sua equipe, como o armazenamento e edição de arquivos de textos, chat e videoconferência, dispensando inclusive a necessidade de adquirir licenças ou baixar programas no PC.

O que você deve avaliar é se o provedor cobra algo a mais por esses serviços ou se eles estão integrados ao valor do plano.

4 - Segurança

Os anti-spam automáticos já estão em praticamente todas as soluções de e-mail, profissionais ou não. Mesmo assim, você deve se certificar sobre a eficiência desse serviço em cada provedor. O controle automático dessas mensagens suspeitas ajuda a empresa a ganhar produtividade, reduzir riscos de invasões e outros problemas de segurança.

5 - Suporte

A grande parte possui algum tipo de suporte ao cliente. Certifique-se da disponibilidade do suporte, como ele funciona e como fazer a solicitação. Também vale pesquisar como é a satisfação geral dos clientes da empresa para descobrir se o atendimento é satisfatório.