Controle de processos judiciais: ferramentas e práticas para otimização

Um dos grandes desafios para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de grandes empresas é ter um controle de processos judiciais adequado. Afinal, fazer o acompanhamento da tramitação das ações é fundamental para alcançar bons resultados. No entanto, quando há um grande volume de demandas processuais esse controle fica comprometido.

Portanto, é preciso implantar soluções que visam a otimização dos procedimentos internos, objetivando uma maior produtividade e melhor organização.

Ao longo do texto, vamos apresentar algumas ferramentas e práticas que podem ser agregadas à sua rotina jurídica para melhorar o controle de processos. Veja abaixo!

Desafio no controle de processos judiciais

Você sabia que o Brasil é campeão mundial, com folga, de ações jurídicas? Apenas em reclamações trabalhistas, o país concentra aproximadamente 90% da demanda mundial.

Com isso, pode-se afirmar que a demanda de processos cíveis e trabalhistas em grandes companhias já não é mais a mesma de algumas décadas atrás. Atualmente, existem empresas que precisam gerir até 50 mil processos ativos. Logo, elas terceirizam essa operação para escritórios de advocacia, que então passam a cuidar também de dezenas de milhares de processos.

Uma coisa é fazer o gerenciamento de 100 processos, outra bem diferente é gerir 10.000. Por isso, é tão importante buscar formas de não perder o controle dessas demandas, de forma que não se perca a qualidade no atendimento.

Dicas para otimizar o gerenciamento de processos judiciais

O controle de processos judiciais, ou seja, a organização das demandas e monitoramento de andamentos e prazos, é fundamental para o pleno funcionamento de ambientes jurídicos.

Listamos algumas práticas que podem ser implementadas com o intuito de melhorar o gerenciamento de processos. Confira a seguir.

Padronização das informações

Quando há um volume muito elevado de processos, deve-se criar meios de simplificar o cadastramento de informações. Com tudo padronizado, a busca e análise destes dados é feita de forma mais ágil, o que ajuda a manter o controle dos processos. 

Portanto, indicamos que você faça uma categorização das informações de acordo com algumas características em comum. Por exemplo, é possível fazer essa divisão segundo a área do Direito de cada processo, dividi-las entre ações de pessoas jurídicas e físicas, entre outras.

Controle de tarefas e prazos

O controle de tarefas e prazos processuais é muito importante para que sejam evitados equívocos que poderiam trazer grandes prejuízos para os clientes e/ou para a própria empresa.

Portanto, seu negócio deve criar um método de acompanhamento de demandas. Ou seja, é preciso que o gestor tenha controle macro de todas as atividades da empresa, tais como prazos, detalhamento de ações, órgão e a instância, qual é a fase do processo etc.

Dessa forma, é possível ter um panorama geral da atual situação da empresa/escritório, possibilitando que sejam realizadas medidas corretivas para otimizar os processos, quando necessário.

Neste sentido, uma dica interessante é utilizar o Sistema Push dos Tribunais de Justiça como aliada no controle de tarefas. Basta fazer um cadastro com e-mail e número do processo e você terá acesso a toda movimentação processual.

Integração de dados

Um dos principais desafios na hora de gerenciar processos judiciais é a dificuldade de integrar todas as informações necessárias de forma otimizada. Na maioria dos casos, departamentos jurídicos e escritórios de advocacia contam com várias planilhas de informações. Tudo fica muito disperso, o que dificulta a busca de dados.

Logo, o acúmulo de planilhas, assim como de pastas manuais, gera uma demanda de tempo maior para análise das informações. Portanto, há prejuízo na produtividade e ainda deixa o negócio mais suscetível a erros.

A solução está na automatização de dados, ou seja, a tecnologia torna-se a grande aliada no controle de processos. É o que falaremos logo abaixo.

Ferramentas para gerenciar processos judiciais

As ferramentas de organização são fundamentais para o gerenciamento processual. Atualmente, com a disponibilidade da tecnologia como aliada na rotina jurídica, não faz mais sentido ter um controle manual desses dados.

Ainda é muito comum o uso de planilhas online para fazer esse acompanhamento, no entanto, administrar um elevado volume de dados nessas ferramentas se torna uma tarefa complicada. E, claro, ainda que seja possível o compartilhamento digital, as planilhas ainda exigem um trabalho manual e grande atenção.

Por isso, é interessante recorrer a softwares jurídicos que vão automatizar a gestão processual.

Softwares de gestão

Se o seu negócio lida com uma grande demanda processual, então você precisa de um software para garantir eficiência e agilidade nas entregas. Além de manter prazos e andamento dos processos organizados em um só lugar, essas ferramentas também automatizam uma série de etapas burocráticas de controle do processo judicial.

Com um bom software jurídico, seu negócio será capaz de gerir os dados de forma mais organizada e ágil, aumentando a produtividade e reduzindo erros ao longo do processo.

Além disso, há de se destacar também o aumento na segurança das informações armazenadas digitalmente e facilidade de acesso aos dados.

Sistemas de Business Intelligence

Outra forma de otimizar o controle de processos judiciais é através de softwares que vão transformar dados em informações através de Business Intelligence. Com relatórios em mãos, seu negócio será capaz de fazer uma análise crítica das demandas jurídicas, com base em dados reais.

O Legal Metrics é o primeiro BI exclusivo para a área jurídica. O sistema integra as mais avançadas soluções de analytics com inteligência jurídica e traz eficiência na gestão de performance de sua carteira de processos.

Com o Legal Metrics, você terá acesso a informações que contam uma  história, ou seja, que permitem a compreensão de panoramas passados, realidades atuais e projeção de cenários futuros.

Com isso, torna-se possível tomar decisões corretivas e preditivas.