KM - dos cadastros à competitividade

COMEÇANDO PELOS DADOS E CADASTROS

Lembrando que em grande parte dos escritórios de advocacia os aspectos administrativos são relegados a um segundo plano ou (pior) e que os profissionais jurídicos são ocupados demais para se preocupar com esses aspectos considerados "menores", inicia-se o problema.

A definição correta das informações relevantes que devem compor todos os cadastros dos escritórios é fundamental para a sua melhor utilização futura. Poucas informações tornam o processo de cadastramento fácil e ágil, porém com poucos resultados quando se pensa em relatórios estatísticos que ajudem na tomada de decisão. Por outro lado, uma quantidade grande de informações pode tornar o cadastramento exaustivo e enfadonho o que mina a sua existência. A definição da quantidade balanceada de informações que devem ser armazenadas é fator fundamental. Exemplo: os contatos existentes no cliente, sua origem, sua função, e seus interesses e relacionamentos internos são fundamentais para ações de cobrança, ações de marketing, cross selling, etc.

Outro ponto a ser considerado é a definição da responsabilidade pelo acompanhamento dos cadastros. Isto inclui o gerenciamento desde a criação das informações iniciais ou cadastramento inicial, a atualização e manutenção constante e periódica, ou seja, a higienização e a garantia de que todos os campos estejam preenchidos com os mesmos critérios, ou seja a homogeneização!

Apenas come exemplo cito alguns erros comuns e perigosos existentes em cadastros mal geridos:

Dados incorretos ou inválidos, chamados de "bad data".

Duplicidade ou inconsistência.

Informações ou dados questionáveis (não confiáveis).

Práticas falhas (atribuição a pessoal não qualificado ou cadastro aberto para qualquer pessoa poder alterá-lo) e ainda sem dupla verificação.

Esse "pequenos" detalhes irão fazer toda a diferença no grau de confiabilidade dos relatórios gerencias (dashboards) criados e consequentemente na aferição das decisões empresariais baseadas e tomadas a partir deles.

Resumindo: Cadastros formam a base fundamental e principal premissa para que qualquer iniciativa de implementação de gestão do conhecimento em toda empresa tenha a mínima chance de ter sucesso. Embora geralmente relegados a um segundo plano, me arriscaria afirmar que, além do timesheet, é um dos pilares para uma boa e eficiente gestão!

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO TRADICIONAL

O conceito adotado pelos sistemas operacionais (file servers) onde são utilizadas pastas eletrônicas, baseia-se na importação do método físico utilizado há séculos nos arquivos e bibliotecas. Para se arquivar ou encontrar um documento é preciso conhecer o "endereço completo" do mesmo, ou seja: a sala, a estante, a prateleira e a pasta e no file server o conceito é o mesmo. Precisamos conhecer o caminho completo desde a raiz até a pasta final onde se encontra um documento.

Esse critério apresenta algumas falhas críticas quanto à sua confiabilidade como por exemplo:

O critério de hierarquização das informações pode variar de pessoa a pessoa, pois não existe um certo e outro errado. Algumas pessoas podem considerar que na estrutura de arquivamento o critério principal é o cliente seguido do assunto (ou contrato) e posteriormente o tipo de documento. Outros podem considerar que o mais importante é o tema ao qual se refere o documento, seguido do tipo e posteriormente do cliente. Um terceiro pode considerar o autor como principal, seguido do teme e depois do assunto.

Essa variabilidade irá criar dificuldade quando uma pessoa tenta arquivar ou recuperar um documento na estrutura criada por outra. Se houver a possibilidade de cada pessoa poder criar seu próprio critério num mesmo ambiente de trabalho, está criada a confusão!

Mesmo havendo um critério único de criação da estrutura e sendo a mesma pessoa que a criou, após algum tempo essa mesma pessoa pode ter dificuldade em se lembrar simplesmente onde salvou aquele documento. Advogados costumam trabalhar em caso similares e à vezes repetitivos o que dificulta bastante a lembrança após algum tempo.

A nomenclatura das pastas pode também ser um fator crítico para o salvamento e recuperação de um documento. Pastas com nome parecidos ou dúbios podem induzir a erros.

O arquivamento errôneo e inadvertido de um documento pode determinar o seu sumiço pois nem mesmo o seu autor lembrará de onde aquele documento foi guardado.

SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRONIDO DE DOCUMENTOS

Um sistema de gerenciamento de documentos funciona de maneira totalmente diferente, atribuindo a cada documento uma serie de "tags" como se fossem "post-its" grudados no papel com aquelas informações importantes que aquele documento contém.

O exemplo básico para um escritório de advocacia é:

Nome do cliente (evita-se usar códigos numéricos que dificultam a memória)

Nome do caso, ou assunto, ou processo, ou contrato (novamente sem códigos)

Tipo do documento (contrato, recurso, petição, etc.)

Data do documento

Autor do documento

Area do Direito (tributário, trabalhista, etc.)

Versão do documento (importante para contratos negociados)

Tipo eletrônico do arquivo (Word, Excel, etc.)

Nome do documento (criado pelo autor)

Como normalmente não lembramos de todas as informações contidas nos "tags" de cada documento (quanto mais antigo o documento, pior), basta fornecer aqueles que lembramos para que o sistema recupere todos aqueles que satisfazem aquela condição, além de permitir a busca por palavras internas ao documento

Com as novas tecnologias de inteligência artificial e machine learning, por exemplo esses sistemas podem apresentar algumas facilidades incríveis, como por exemplo sugerir documentos similares àquele solicitado, apresentar estatísticas de uso com importância relativa ao tema e muitas outras facilidades que o antigo sistema de pastas nem sequer imagina.

Outro ponto a ser considerado é o tempo gasto para se encontrar uma informação. No método tradicional, como já dito, se não tivermos o endereço completo do documento torna-se muito difícil a sua localização e em muitos casos advogados preferem fazê-los novamente após vários minutos de busca infrutífera. Tempo é dinheiro!

A combinação de sistemas de gerenciamento eletrônico (Documente Management System ou DMS) associado a motores de busca (Search Engines) inteligentes cria uma nova realidade para qualquer empresa e de maneira mais intensa para os escritórios de advocacia onde mais de 90% das suas informações e como consequência seu conhecimento está sob a forma de texto.

A UTILIZAÇÃO

Estas são as mudanças (positivas) que um sistema de DMS pode trazer para qualquer escritório de advocacia:

1.       Condivide le competenze specialistiche.

2.       Migliora l'agilità organizzativa.

3.       Risoluzione dei problemi più rapida con informazioni più facili da trovare

4.       Traccia tutte le idee, documenti e altri dati

5.       Aumenta l'efficienza operativa e la produttività del personale

6.       Rende possibili imparare dagli errori riutilizzando le competenze esistenti

7.       Permete standardizzare i processi e i documenti

8.       Stimola la crescita e l'innovazione

9.       Ottieni il massimo dal tuo capitale intellettuale collettivo

10.     Riduce i Costi

11.     Migliora i processi aziendali, decisionale e strategici.

12.     Permette consegna più rapida e servizi migliori ai clienti con

13.     Migliora la produttività, redditività e come conseguenza la competitività

O resultado é: maior eficiência, maior produtividade, maior rentabilidade e consequentemente maior competitividade!