Precificação de propostas na prestação de serviços legais - como calcular

1 - A HISTÓRIA

Tradicionalmente os escritórios de advocacia corporativos, seguindo o modelo americano, costumavam e ainda costumam (esse é o problema) cobrar seus honorários baseados nas horas de seus profissionais dedicadas ao cliente num determinado assunto, caso ou processo e esse critério segue uma lógica que explica a sua adoção.

A advocacia corporativa pode ser definida como serviços intelectuais, complexos, prestados por profissionais altamente qualificados e que precisam dedicar seu "tempo de cérebro" para resolver o desafio jurídico do cliente e a consequência á a cobrança de altos valores na prestação desses serviços. Esse modelo foi concebido para ser justo para ambos os lados cobrando do cliente apenas o tempo dedicado àquele trabalho e remunerando o escritório na mesma proporção.

Ao longo do tempo essa forma de cobrança trouxe um efeito colateral adverso ao cliente, pois induziu nos escritórios um relaxamento nos controles de custos e uma certa despreocupação em relação à eficiência, pois não há limites ou parâmetros para o cliente se basear ou negociar. Esse método aliado a uma época de expansão de demanda e pouca concorrência (até alguns anos atrás), gerou uma inflação de preços e tornando esse tipo serviço ainda mais caro.

Como o mercado se auto regula e os tempos são outros, atualmente com as crises financeiras associadas à maior concorrência e principalmente devido a uma mudança postural dos clientes que exigem mais dos prestadores de serviço além da qualidade técnica, os escritórios começam a ter que se preocupar com outros pontos e não só no valor da taxa horaria de seus advogados no momento de elaborar uma proposta..

2 - OS CUSTOS DIRETOS

Como o principal fator de produção de prestadores de serviços legais são seus profissionais, o chamado "custo na mão de obra" (se é que podemos assim chamar) representa o seu único custo direto e o conhecimento do comportamento destes custos é fundamental para se poder elaborar uma proposta correta.

Basicamente podemos ter três situações diversas na contratação dos colaboradores e que impactarão em formas diversas de controle: remuneração fixa; remuneração fixa mais bônus por produtividade e remuneração totalmente variável em função do faturamento.

a. Remuneração Fixa.

Aparentemente, apesar de ser a mais simples é aquela que exige maior controle e conhecimento de seus efeitos. Basicamente o custo hora de um colaborador pode ser calculado como o valor total de sua remuneração mensal, computando todos os encargos e benefícios dividido pelo número de horas de trabalho do mês (algo que pode variar de 140 a 160 horas caso adote-se 7 horas ou 8 horas diárias para 20 dias úteis).

O ponto "chave" repousa no fato de que normalmente os profissionais não conseguem ter 100% de aproveitamento, ou seja, não conseguem produzir para efeito de faturamento o total das 140 ou 160 horas do mês. Considerando-se essa característica, o custo hora real de cada profissional deve ser calculado dividindo-se a sua remuneração pelo número de horas efetivamente trabalhadas, o que geralmente resulta em um custo horário maior que o teórico.

Exemplo: Um advogado que recebe R$ 8.000,00 de remuneração mensal teria seu custo horário teórico de R$ 50,00 (para 160 horas mensais) ou R$57,14 (para 140 horas mensais), porém se esse mesmo profissional fatura apenas 70 horas num determinado mês, seu custo horário real naquele mesmo mês é de R$ 114,29, ou seja, consideravelmente maior!

Para que possamos ter esse tipo de informação é fundamental a adoção de duas práticas: i.primeiro, da obrigatoriedade do preenchimento do timesheet para todos advogados e todos os casos/contratos e ii.segundo, da revisão/correção dos  lançamentos pelos sócios responsáveis pelos respectivos casos/contratos. Somente assim teremos números confiáveis.

b. Remuneração Fixa mais Bônus por produtividade

Neste caso a diferença recai sobre o valor do bônus (anual ou semestral) concedido ao profissional em função de sua produtividade.  Como o bônus é concedido num período diferente do mensal, é importante salientar que se deve primeiro calcular o efeito do bônus sobre o valor da remuneração mensal e somente depois fazer os cálculos como explicado no método anterior.

Exemplo: Um advogado que recebe R$ 8.000,00 de remuneração mensal mais um bônus anual de R$ 36.000,00, teria seu custo mensal ajustado para R$ 11.000,00 (8 x 12 +11 / 12), resultando num custo horário teórico de R$ 68,75 para aqueles que adotam 160 horas mensais ou R$78,57 para os que adotam 140 horas mensais. Se esse mesmo profissional fatura apenas 70 horas num determinado mês, seu custo horário real naquele mesmo mês é de R$ 157,14, novamente consideravelmente maior!

c. Remuneração totalmente variável

Esta é a opção mais simples de ser calculada, pois o valor da remuneração do profissional está previamente definida como um valor fixo por hora faturada ou definida como um percentual do valor faturado. Desta forma o custo horário daquele profissional é facilmente determinável para efeito de elaboração de uma proposta.

Exemplos: o valor da remuneração do advogado pode ter sido definido como R$ 100,00 por hora faturada e no segundo caso como 50% do valor da taxa horária cobrada do cliente.

Nos dois casos o valor do custo hora do profissional, para efeito de proposta é fixo e o que passa a ser variável é a remuneração mensal deste profissional e que vai depender do faturamento por ele realizado.

3  OS CUSTOS FIXOS

Nas empresas de prestação de serviço intelectual, todos nos outros custos não relacionados com a própria produção intelectual geralmente são fixos, ou seja, não variam em função do faturamento. Esta categoria inclui quase todos os outros custos que existem num escritório de advocacia, com poucas exceções, ou seja, custos de ocupação (locação, condomínio, segurança), custos de operação (administração, tecnologia, internet, energia, despesas gerais, etc.).

Algumas poucas exceções não são fixas teoricamente (telefonia e gastos com consumo de materiais de escritório) e que dependem da quantidade de profissionais existentes e do graus de atividade, mas que por serem proporcionalmente muito menos relevantes, para efeito desta discussão também serão consideradas fixas em relação ao faturamento.

O ponto a ser considerado para efeito de cálculo dos custos de produção é que estes custos são fixos em determinadas condições, mas podem variar consideravelmente em funções de decisões estratégicas, como por exemplo aumento da área de ocupação.

Para que possamos conhecer o efeito final de tais custos sobre cada profissional será necessário definir claramente os critérios de apropriação de tais custos em função de sua natureza, como por exemplo:

Custos de ocupação: apropriação por espaço ocupado

Custos de Operação: apropriação por número de profissionais

Custos de Eventos / Marketing: apropriação por faturamento

Considerando-se esses critérios de apropriação conseguiremos chegar ao quinhão per capita dos custos fixos ou "overhead costs" que deverão ser adicionados aos custos diretos para que possamos saber o custo real de cada profissional associado a uma proposta.

É fundamental a existência de três condições para termos números confiáveis:

Primeiro, a adoção de um plano de contas financeiro contendo o detalhamento de todos os custos existentes no escritório;

Segundo a definição clara de todos os critérios de apropriação para cada tipo de custo e

Terceiro, um sistema financeiro (ERP) que permita executar tais apropriações e gerar os relatórios necessários.

Importante lembrar que tais cálculos devem ser atualizados regularmente para que possamos ter os índices exatos para serem acrescidos aos custos diretos detalhados anteriormente.

4 - OS IMPOSTOS

Cada País tem sua legislação específica para esses assuntos. Na maioria deles existe o "IVA", ou imposto sobre valor agregado e no Brasil uma miscelânea de impostos, tais como Imposto de Renda, Contribuição Social, PIS, Cofins, ISS, etc., mas o importante nessa discussão é que devemos conhecer detalhadamente o efeito final de todos eles sobre a receita para podermos orçar e controlar custos corretamente.

5 - O DESAFIO

Os dois itens anteriores servem apenas para se ter a ideia real de custo horário de cada profissional que será envolvido na elaboração da proposta. O grande desafio está em como elaborá-la quando existir um limite no seu valor, imposto pelo cliente, solicitado um desconto expressivo ou imposto pelo mercado, por exemplo.

Como resolver? Mudar o profissional, utilizando-se um que tenha custo hora menor? Diminuir o número de horas previsto na proposta e impor esse limite ao profissional? Rever os custos fixos? Alterar (diminuir) a taxa horaria cobrada?

Para se tomar a decisão correta é necessário ter o conhecimento profundo e detalhado da estrutura de custos e do grau de produtividade dessa mesma estrutura e se nenhuma das perguntas anteriores tiver uma resposta aceitável e a única possível seja "assumir um prejuízo nesta proposta para manter ou captar o cliente", pode ser que seu escritório esteja perdendo competitividade!

6 - AS FORMAS DE CÁLCULO

Tendo- se como premissas as seguintes simples equações:

1. Lucro (ou resultado) = Valor da Receita - Impostos - Custos Totais.
2. Rentabilidade  = Lucro / Receita.

Sob a forma matemática:

1. L = VR*(1-%Imp) - (CD +CF)
2. Rent= L /VR

Onde:

L = Lucro (resultado ou margem liquida)

VR = Receita (valor apresentado como preço na proposta)

%Imp = Percentual de Impostos incidentes sobra a Receita

CD = Custos Diretos

CF - Custos Fixos

Rent - Rentabilidade liquida

Estas fórmulas devem ser utilizadas para se ter a correta visão dos resultados esperados em cada proposta elaborada em basicamente três situações diferentes:

a. Proposta por hora, sem limite pré-estabelecido - Cálculo da Rentabilidade.

Este é o caso tradicional de cobrança e o mais simples de se controlar. O valor final da proposta é a soma das horas estimadas de cada profissional para a execução do trabalho multiplicadas pelas respectivas taxas horárias de cada um, ou seja:

VR = (Hrs ADV1*Tx1 + Hrs ADV2*Tx2 + ... +Hrs ADVn*TXn)

Neste caso o Lucro é calculado como sendo:

L = VR*(1-%Imp) - (CHD1 +CHD2 + ... CHDn) - CFI*número de advogados

e a rentabilidade como:

Rent = L /VR

Onde:

VR = Receita (valor apresentado como preço na proposta)

Hrs ADV é a quantidade de horas de cada advogado

TX é a taxa horaria de cada advogado

L = Lucro (resultado ou margem liquida)

%Imp = Percentual de Impostos incidentes sobra a Receita

CHD é o Custo Horário Direto de cada advogado

CFI é o Custo fixo per capita (calculado conforme item 3)

b. Preço baseado em Custos mais Margem pré-definida

Neste caso deve-se começar pelos custos envolvidos no trabalho solicitado e adicionar a margem esperada, ou seja:

VR = [(CHD1*hrs +CHD2*hrs+ ...= CHDn*hrs) + (CFI*número de advogados)] * (1+Rent)

(1 -%Imp)

Onde:

VR = Receita (valor apresentado como preço na proposta)

CHD é o Custo Horário Direto de cada advogado

Hrs ADV é a quantidade de horas de cada advogado

CFI é o Custo fixo per capita (calculado conforme item 3)

hr é o número de horas estimado para cada advogado

Rent é a rentabilidade esperada

%Imp = Percentual de Impostos incidentes sobra a Receita

c. Proposta com limite imposto pelo Cliente- Cálculo do Lucro e Rentabilidade

Neste caso, que infelizmente tem se tornado mais comum, o valor final da proposta é definido pelo cliente ou limitado pelo mercado, restando ao escritório analisar o lucro e a rentabilidade que aquele trabalho irá auferir ao seu negócio, ou seja:

L = VR*(1-%Imp) - (CD +CF)

Rent= L /VR

Onde:

L = Lucro (resultado ou margem liquida)

VR = Receita (valor apresentado como preço na proposta)

%Imp = Percentual de Impostos incidentes sobra a Receita

CD = Custos Diretos

CF - Custos Fixos

Rent - Rentabilidade liquida

Observando-se bem as duas equações verificaremos que os valores VR (valor da proposta), %I (percentual de imposto sobre receita) são fixos, restando apenas as variáveis CD (custos diretos) e CF (custos fixos) passiveis de serem alteradas.

Se os valores assim calculados de Lucro e Rentabilidade não forem satisfatórios o escritório deverá rever a estrutura de profissionais considerada para a execução dos trabalhos prevista na proposta e revisando a quantidade de horas estimadas e/ou o nível de profissionais envolvidos.

Outra análise que deve ser feita, muito mais profunda e complexa, é fazer um levantamento detalhado de sua estrutura de custos fixos e verificar se está superdimensionada causando aumento indesejável em seus custos. Neste caso a solução é muito mais demorada, complexa e desagradável, pois envolve custos fixos (ocupação, locação, condomínio, segurança, administração, tecnologia, internet, energia, despesas gerais, etc.) que são mais difíceis de serem alterados.

7 - COMO SE ADAPTAR

Partindo-se da premissa que o mercado hoje é "buyers pricing" e não "sellers pricing", toda e qualquer proposta precisa ser pensada de fora para dentro e levar em consideração outros fatores além da taxa horaria de seus profissionais.

São basicamente três os fatores objetivos que devem ser considerados na elaboração de uma proposta:

a. Taxa horaria .- (tudo o que foi discutido até o momento)!

b. Valor intrínseco do trabalho. - Lembrando a famosa frase de Warren Buffet "preço é o que você paga e valor é o que você leva", ou seja, qual é o valor agregado ao cliente com a prestação dos serviços. Perante aos olhos do cliente o mesmo serviço pode ter valores diferentes se, por exemplo o serviço tiver um impacto (positivo ou negativo) no cliente de alguns milhares de Reais ou de alguns milhões de Reais.

c. Valor de Mercado. - O mercado impõe a escritórios equivalentes (nível de qualidade, imagem de mercado, tamanho, tipo de advocacia e conceito perante o cliente) níveis de preços parecidos para serviços equivalentes e por isso não há mais muita liberdade na precificação da proposta.

Precificação de serviços intelectuais é uma arte associada à ciência e não podemos deixar de considerar fatores subjetivos nesse processo. Alguns fatores como: afinidades pessoais, empatias ou antipatias, imposições de níveis superiores (no caso de clientes internacionais), conflitos de interesse (de outros prestadores).