Lista de verificação e passo a passo do departamento de RH para startups

As startups têm muito trabalho pela frente e, na correria do dia a dia dos negócios, pode ser difícil reservar tempo e estabelecer uma estratégia sólida para o departamento de RH.

Embora muitas pequenas empresas possam não ver a necessidade de um departamento de RH, é um ativo necessário e valioso em sua empresa, especialmente se você está procurando crescer. Não só estabelecer um departamento de RH desde o início pode ajudar a manter sua empresa organizada enquanto você cresce, mas também pode lidar com problemas internos que podem surgir quando você menos espera.

A maioria das pequenas empresas e startups tem pequenos departamentos de RH que podem ter apenas uma pessoa na equipe (se é que eles têm um departamento de RH). Mesmo se você tiver uma equipe de RH formada por uma única pessoa, certifique-se de que eles tenham experiência em contratação, folha de pagamento, benefícios, integração e treinamento. Ter um software de RH para pequenas empresas ajudará a mantê-lo organizado e pronto para desenvolver seu departamento de RH do zero.

Por que você precisa de políticas de RH?

Antes de iniciar sua lista de verificação de RH, é importante estabelecer por que é importante ter políticas de RH. Configurar um departamento de RH em uma pequena empresa é criar políticas, planos e processos para cuidar das necessidades de curto prazo do seu negócio e mitigar os riscos de longo prazo. Políticas sólidas de RH melhoram a experiência do funcionário e limitam a responsabilidade da sua empresa.

No entanto, criar políticas de RH e garantir a conformidade com as leis federais não envolve apenas chegar a um IPO ou obter financiamento externo. Oferecer uma grande experiência aumenta o ROI em outras áreas, incluindo produtividade do funcionário, lucro da empresa e experiência do funcionário. Os empregadores que se preocupam com seu pessoal ganham a reputação de ser um ótimo lugar para trabalhar, atraindo talentos incríveis para suas fileiras.

Para iniciar sua lista de verificação inicial do departamento de RH, você também deve incluir as políticas da empresa em relação a:

• Comportamento ético: enfatize a importância do comportamento ético para seus funcionários. O comportamento antiético costuma ser resultado da cultura da empresa e deve ser tratado pelo RH. 
• Emprego à vontade: deixe claro que o funcionário ou empregador pode rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento, desde que sua empresa esteja em estado de liberdade.
• Mudanças nas políticas: reserve o direito da sua empresa de mudar as políticas sempre que necessário.

Conforme você analisa a lista de verificação de inicialização do seu departamento de RH, lembre-se de que seus planos e políticas de RH devem ser personalizados de acordo com as necessidades individuais de sua startup. Implemente suas políticas simultaneamente depois de decidi-las para eliminar confusão e comunicar a necessidade dessas políticas a seus funcionários. Isso pode minimizar o impacto negativo e manter a cultura de sua startup no longo prazo.

A lista de verificação inicial do seu departamento de RH

Quer você tenha trabalhado com departamentos de RH no passado, ou seja, novo no jogo, é importante começar com o básico. Muitos empregadores se perguntam quantos funcionários precisam em sua equipe de RH. Embora não haja um número definido, muitas startups simplesmente começam com um profissional de RH e adicionam mais à medida que crescem. Não importa o tamanho do seu departamento de RH, é uma boa ideia começar considerando estas três áreas:

• Remuneração e benefícios dos funcionários: sua equipe de RH deve trabalhar com contabilidade para que possam responder a quaisquer dúvidas dos funcionários sobre folha de pagamento.
• Outras preocupações e prioridades do departamento: RH está lá para ajudar os funcionários em todos os departamentos e precisa saber o que está acontecendo. Seu pessoal de RH deve encontrar e entrevistar outros funcionários para ter uma ideia da empresa, ver pontos de vista diferentes e ganhar a confiança dos funcionários.
• Um plano de RH específico para sua startup: ao criar seu plano de RH, certifique-se de que os objetivos de RH e da empresa estejam alinhados. Ajude a definir metas realistas de RH que podem ser implementadas nos primeiros três a seis meses.

Se não houver um plano em vigor, caberá ao seu profissional de RH desenvolver um departamento de RH desde o início. Eles podem fazer isso seguindo nossa lista de verificação passo a passo do departamento de RH e dedicando tempo para implementar cada aspecto da maneira que melhor se adapte às necessidades do seu negócio.

1. Estabelecer Design Organizacional

Sua empresa não precisa ter um plano organizacional abrangente no dia da abertura, mas você precisa ter um plano básico do departamento de RH para estrutura e operação. Este plano servirá de orientação à medida que a sua empresa se expande e o ajudará a desenvolver o seu departamento de RH.

2. Estabelecer procedimentos de integração e recrutamento

Mesmo que sua startup seja pequena, você precisa considerar como tomar decisões de contratação. Isso inclui onde publicar seus anúncios de emprego, como determinar quem são seus candidatos-alvo e como estruturar o processo de integração. Esteja você contratando seu primeiro ou 50º funcionário, certifique-se de ter a papelada necessária pronta para eles. Isso inclui:

• Carta de oferta
• Informações do funcionário para folha de pagamento
• Verificação de emprego
• Papelada de capital
• Quaisquer acordos de trabalho (não concorrência, propriedade intelectual, etc.)

Além da papelada necessária, considere seu processo de integração para novos funcionários. Um bom processo de integração prepara seus funcionários para o sucesso desde o primeiro dia. Certifique-se de estar pronto para recebê-los no primeiro dia e use esse tempo para estabelecer expectativas e apresentar objetivos. Verifique regularmente com seus funcionários durante os primeiros meses e mantenha uma comunicação aberta com os novos contratados.

3. Delinear Regulamentos para Conformidade, Segurança e Saúde

Um ponto importante é garantir que seu ambiente de trabalho seja seguro para os funcionários e atenda aos regulamentos federais e locais. Seu ambiente de trabalho deve estar em conformidade com a lei, bem como políticas delineadas para comportamentos para ficar em conformidade, normalmente por meio de assinatura ou assinatura eletrônica .

• Segurança: inclui a criação de um plano de ação de emergência, identificando saídas e rotas de emergência, fornecendo primeiros socorros e suprimentos médicos e mantendo o ambiente de trabalho seguro.
• Comportamento: inclui políticas sobre oportunidades iguais de emprego no local de trabalho, bem como políticas de assédio sexual.

O desenvolvimento de um departamento de RH focado na criação de um local de trabalho que cumpra as regulamentações federais de conformidade, segurança e saúde fornece proteção legal para sua empresa. Os regulamentos mudam com frequência, e é aí que uma equipe de RH dedicada pode ajudar a garantir que você esteja em conformidade com as leis federais e locais.

4. Determinar Remuneração e Benefícios

Agora que criou seu processo de contratação, você vai querer saber como manter os funcionários em sua empresa por um longo período. Garantir que sua empresa estabeleça remuneração e benefícios competitivos pode ajudá-lo a chegar lá. Para estabelecer esses planos, você precisará determinar como é sua estrutura de pagamento, bem como as políticas para férias e licença médica, benefícios de aposentadoria e qual sistema você usará para gerenciar a folha de pagamento.

• Estrutura de remuneração: determine uma estrutura de remuneração da empresa que seja competitiva e justa, com base em uma avaliação de seu mercado.
• Benefícios: alguns benefícios são voluntários e alguns são exigidos por lei. Os benefícios voluntários incluem contas médicas, odontológicas, oftalmológicas, seguro de vida, planos privados de aposentadoria e etc. Os benefícios obrigatórios incluem, pagamento de impostos previdenciários, FGTS e etc.
• Sistema de gerenciamento de folha de pagamento: existem dezenas de sistemas diferentes de gerenciamento de folha de pagamento. Erros de folha de pagamento podem ser caros para consertar - faça sua pesquisa para encontrar o melhor sistema de gerenciamento para atender às necessidades de sua startup.

Lista de verificação do departamento de RH para startups

Implementar as políticas de RH certas pode ajudar sua startup a crescer sem problemas. Use esta lista de verificação para cobrir o básico e dar ao seu novo empreendimento uma vantagem inicial.

Conformidade

Comportamento ético

• Você possui políticas de assédio e segurança no local de trabalho?
• Você tem diretrizes de conduta adicionais para desenvolver uma cultura saudável?

Emprego

• Quais são os benefícios da sua empresa? Ou da região?
• Que expectativas os funcionários precisam atender para permanecer empregados?

Direito de alterar as políticas

• Você informou aos funcionários sobre seu direito de alterar as políticas?
• Que mecanismos você usará para informar os funcionários sobre essas mudanças quando ocorrerem?

 Armazenamento de documentos e auditorias:

• Como você coletará as assinaturas necessárias?
• Onde você armazenará os documentos assinados?

Compensação

Faixas de pagamento:

•     Com base nas tendências do mercado de trabalho, o que sua organização deve definir como salário inicial para cada posição?
•     Quanto espaço os funcionários terão para crescer em seu salário?
•     Com que frequência a compensação será revisada?

Benefícios:

• Como você cobrirá os benefícios exigidos pelas leis federais e estaduais?
• Quais benefícios básicos seus funcionários esperam?
• Quais benefícios ou vantagens exclusivos você oferecerá?

Folha de pagamento

Dividindo responsabilidades:

• Que tecnologia você usará para processar sua folha de pagamento?
• Quais funcionários serão responsáveis por supervisionar a folha de pagamento?
• Você terceirizará o processamento da folha de pagamento?

Recrutamento

Estratégia de contratação:

• Como os gerentes em sua organização solicitarão novas contratações?
• Quem precisará aprovar novas solicitações de contratação?

 Diversidade:

• Como você garantirá que sua contratação não seja discriminatória?
• Como você selecionará os candidatos que correspondem aos valores da sua organização?
• Como você encontrará candidatos que representam uma diversidade de origens e experiências de vida?

Integração

Orientação:

• O que você precisa abordar durante a orientação?
• O que você fará para apresentar as novas contratações à sua cultura?
• Quais documentos você fará com que os novos contratados leiam e assinem antes do primeiro dia?

Treinamento:

• De quais recursos seus gerentes precisarão para treinar novos contratados?
• Como você fará o acompanhamento para garantir que os novos contratados estejam utilizando plenamente seus benefícios?

Atuação

Avaliação de desempenho:

• Que estrutura você fornecerá para que os gerentes avaliem e relatem o desempenho?
• Como você registrará e rastreará as metas dos funcionários?
• Com que frequência a remuneração dos funcionários será revisada e atualizada?