7 documentos indispensáveis nas operações de importação

Você já teve problemas com os documentos em suas operações de importação?

Neste artigo iremos lhe informar quais os documentos mais utilizados no processo de importação, erros a serem evitados e como solucionar os equívocos que podem acontecer, visando economizar tempo, dinheiro e problemas em suas operações.

Nas diversas fases do processo de importação são exigidos vários documentos, por isso é necessário que você importador conheça todos eles, bem como os procedimentos intrínsecos na elaboração de cada um deles.

Afinal, evitar erros e problemas futuros é fundamental. Mas não se preocupe, pois sabemos que não é um procedimento fácil.

Por isso é imprescindível que se conheça todos os documentos e exigências  de forma minuciosa nas várias fases do procedimento de importação (comercial, aduaneira, contábil e operacional), para que todo o processo seja um sucesso.

Por que é importante?

Todos os documentos aqui apresentados servem para que ocorra o mínimo de erro possível na operação, porque o que nenhum importador quer é ter atrasos ou sofrer penalidades, que possam vir a acontecer. 

Esses documentos servem para assegurar que as mercadorias sejam devidamente nacionalizadas e que passam pelos controles legais sem problemas, bem como, obedeçam aos prazos estabelecidos para evitar erros e prejuízos.

Os documentos

Após entender o quão importante e indispensáveis são os documentos nas operações de importação, você também irá conhecer suas minúcias. São detalhes pequenos, mas de grande relevância que, se forem executados de forma equivocada,  podem gerar problemas sérios.

Certificado de Origem (CO)

Vamos iniciar nosso conteúdo por um dos documentos mais relevantes do procedimento de importação: O Certificado de Origem (CO). Esse certificado serve para atestar a origem de uma mercadoria exportada validada por instituições internacionais. Além de oferecer vantagens previstas nos acordos comerciais.

Esse documento que pode ser em papel ou digital, certifica que a mercadoria foi feita utilizando todos os critérios de produção, servindo como prova da origem da mercadoria.

Desde 2005, com a anuência de todos os países membros da ALADI, um projeto concebido pela Associação Latino - Americana (ALADI) busca substituir gradualmente os certificados emitidos em papel por um documento eletrônico.

Além disso, busca garantir que os produtos sejam beneficiados pela preferência tarifária e não sejam provenientes de países que não  façam parte do determinado acordo, dessa forma, os países membros do acordo obtêm ganhos de produção interna.

O tipo de modelo utilizado pode variar conforme o acordo internacional em que se encaixa. Existem diversos tipos de acordos internacionais, entre eles o CO Mercosul e o CO Aladi, que são  os mais utilizados nas operações de importação provenientes da América do Sul.

O CO é providenciado pelo exportador nas entidades autorizadas pela SECEX,  para se certificar que a mercadoria foi produzida utilizando os parâmetros de produção previamente estabelecidos.

Para que o CO esteja completo, são necessários 3 documentos base:

• Fatura comercial;
• Declaração de origem;
• Formulário do certificado de origem preenchido.

Vale ressaltar que, logo abaixo, os referidos documentos também serão analisados aqui.

Em geral, os erros mais comuns no CO são de digitação, os erros formais, podendo ser corrigidos de forma simples desde que não alterem a qualificação ou origem do produto, como datas, nome e/ou domicílio do importador ou nome do exportador.

Em contrapartida, os erros materiais no CO normalmente não são suscetíveis a correção, pois estes afetam a qualificação de origem como a descrição da mercadoria ou critério de origem incorretos.

O CO está referido na Instrução Normativa RFB no 1864/ 2018, que dispõe sobre os procedimentos de verificação de origem de mercadorias importadas com tratamento tarifário preferencial.

Portanto, para evitar problemas mais comuns neste documento torna-se necessária a revisão atenciosa de todos os campos obrigatórios do CO.

Packing List ou Romaneio de Carga

O próximo é o Packing List, documento que organiza todas as informações do pedido ao importador. Este específica as mercadorias que são embarcadas além de todas as cargas fracionadas, basicamente é detalhando todas as informações da carga.

Este documento funciona como uma  declaração onde são descritas as informações caixa por caixa os seguintes dados:

• peso bruto;
• peso líquido;
• cubagem;
• código para rastreamento;
• quantidade;
• número da caixa que ocupa.

Tais informações servem para facilitar a localização de qualquer produto no lote. A separação das caixas facilita a organização para a alfândega, e um ponto muito importante para destacar é a Checagem Física da carga. Após a confirmação das informações que a mercadoria é liberada.

Diferentemente da Fatura Proforma, que é o próximo documento a ser analisado, o Romaneio de Carga (Packing List) possui apenas aspectos logísticos que facilitam a localização da carga e não dados financeiros.

Existe ainda no Regulamento Aduaneiro a possibilidade de penalidade caso não seja  apresentado o Romaneio de Carga, conforme o art. 728, inciso VIII, o que resulta na multa de R $500,00 (quinhentos reais)  devido sua obrigatoriedade.

Fatura Proforma

Seguindo o nosso texto sobre documentos essenciais na importação, falaremos da Fatura Proforma ou Proforma Invoice, que se origina  do processo de negociação entre o importador e o exportador. Esse documento indica detalhes da compra específica.

Os dados que esse documento exige são:

• Dados do exportador(nome e endereço);
• Dados do importador (nome e endereço);
• Descrição do item (preço unitário, preço total e unidade comercializada);
• Modalidade de transporte;
• Previsão de embarque;
• Incoterms (abreviatura em inglês que significa "Termos Internacionais de Comércio", são normas padronizadas que regulam aspectos comércio internacional, que deixa claro os riscos, custos, obrigações entre vendedor e comprador);
• Local do embarque;
• Peso líquido e bruto;
• Tipo da embalagem/volume;
• Modalidade de pagamento.

Embora contenha tantos dados essenciais você deve estar se perguntando: esse documento tem valor legal? E a resposta é: NÃO! Não possui nenhum valor jurídico ou contábil, porém exerce um importante papel no comércio exterior.

A solicitação da emissão da Fatura Proforma é recomendada antes de se efetuar alguma compra no exterior, pois caso ocorra problemas com a operação a mesma pode ser usada como comprovante do que foi pactuado entre as partes.

A emissão da Fatura Proforma é fundamental para o fechamento do câmbio, nos casos de pagamentos antecipados e nas modalidades que apresentem carta de crédito.

Além disso, é o documento que formaliza a negociação entre as partes envolvidas, sendo assim, mais um documento indispensável, executando mais uma etapa na operação de importação.

Fatura comercial

Falaremos agora da Fatura comercial ou Commercial Invoice que, simplificando, é uma nota fiscal e ao contrário da Fatura Proforma, tem valor contratual pois tem validade internacional, o que torna este um dos documentos mais relevantes para as operações de importação.

Esta, representa a operação de compra e venda entre o exportador e importador, tem valor contratual e deve ser emitida pelo exportador, de acordo com o  Regulamento Aduaneiro art. 553, inciso II, o documento deve ser assinado pelo importador.

Os dados que compõem a Fatura Comercial obrigatoriamente são:

• Razão social, endereço completo, telefone, contato e CNPJ do exportador;
• Importador - Nome da empresa, endereço completo, telefone, contato e nº de registro do importador (como por exemplo NIT, CUIT, RUC, entre outros);
• Consignee - Nome da empresa, endereço completo, telefone, contato e nº de registro (como por exemplo NIT, CUIT, RUC, entre outros);
• Notify - Nome da empresa, endereço completo, telefone, contato e nº de registro (como por exemplo NIT, CUIT, RUC, entre outros);
• Número da fatura comercial;
• Data da emissão;
• Condição de pagamento;
• Local de embarque na origem e local de desembarque no destino;
• Modal de transporte;
• País de origem;
• Quantidade e espécie de volumes;
• Descrição da mercadoria, sendo o mais claro possível e havendo tradução para o inglês ou espanhol, dependendo o país de destino;
• Cubagem;
• Peso líquido, assim considerando o peso sem qualquer tipo de embalagem;
• Peso bruto;
• Valor unitário e total de cada item descrito na fatura;
• Frete e demais despesas, se houver (de acordo com o incoterm escolhido);
• Moeda;
• Incoterm;

Conforme o Ato Declaratório Interpretativo RFB no 14/2009 a Declaração de Importação deve obrigatoriamente ser instruída com a via original da Fatura Comercial pelo importador, inclusive.

A não apresentação da via ocasionará a interrupção do curso do despacho, de acordo com o art. 570  § 1º, inciso I, do Regulamento Aduaneiro. A multa na importação chega a R $200,00 ( Duzentos reais ), caso a fatura seja enviada sem algumas de suas informações.

Conhecimento de embarque

Dando continuidade, vamos falar do Conhecimento de Embarque, um documento emitido pela transportadora que atesta o recebimento da carga, fazendo a confirmação das condições de transporte.

O Conhecimento de Embarque é fundamental pois define a contratação da operação de transporte entre países diferentes, também funciona como uma espécie de título de posse e propriedade da mercadoria, além de ser um comprovante da mercadoria.

Além disso, serve para analisar as obrigações da entrega de mercadoria ao destinatário, e fazer a conferência de posse das mercadorias. Esse documento funciona como um recibo, confirmando que as mercadorias foram entregues, ao endereço a qual foi destinado.

Por conta de sua relevância e por ser um documento com propriedade constitui um título de crédito, ademais, pode receber denominações variadas de acordo com o meio de transporte utilizado, como:

• Modal marítimo (se destina às importações que não tem carga suficiente para um container)
• Modal rodoviária (75% da distribuição das cargas é feita por meio deste, normalmente transporta mercadorias industrializadas);
• Modal ferroviária (mais indicado para transportar cargas de alto volume como minérios, materiais siderúrgicos etc.);
• Modal aéreo (o mais indicado para transporte de mercadorias frágeis e eletrônicos, para territórios nacionais e internacionais).

Alguns dados são necessários independente do meio de transporte da carga, pois, como a mercadoria pode circular internacionalmente, algumas informações são essenciais para comprovar o recebimento da mercadoria, são exemplos:

• Tipo e quantidade de itens embarcados (com descrição de mercadoria,  classificação fiscal, peso bruto e líquido dimensão e volume da carga):
• Nome e endereço das partes (importador, exportador e consignatário fiscal de embarque);
• Origem e destino da carga (aeroportos, portos etc.);
• Dados do meio de transporte;
• Valor e forma de pagamento do frete.

Por isso, qualquer problema relacionado ao transporte de carga ficará seguro com este documento. Além disso, ele será utilizado para os trâmites de desembaraço aduaneiro de importação, mais uma vez, destacamos a importância de emitir um documento correto.

Licenciamento de carga (LI)

Já entrando nos documentos finais nas operações de importação, esse documento serve com base para o despacho aduaneiro.

Este documento é pelo qual o Governo autoriza a importação realizada mediante a verificação do cumprimento das normas legais, é um procedimento administrativo que envolve a apresentação de um pedido.

De maneira geral, as informações indispensáveis que esse documento deve conter são:

• Importador e exportador;
• País de origem;
• Procedimento e aquisição da mercadoria;
• Regime tributário;
• Cobertura cambial.

Vale lembrar que nem todos os documentos necessitam de Licenciamento de Carga, por esse motivo, requer a consulta de Tratamento Administrativo Geral no SISCOMEX, pois é obrigatória a verificação em qualquer processo de importação, podendo ser emitidos antes ou depois do embarque da mercadoria.

A forma do documento de Licenciamento de Carga pode variar pelo tipo de mercadoria que está na operação, que é emitida através de órgãos anuentes que necessitam de análise complementar.

As modalidades previstas no Portaria Secex 23/2011 são:  Importações dispensadas de Licenciamento; Importações sujeitas a Licenciamento Automático: deferimento em até 10 (dez) dias úteis, e Importações sujeitas a Licenciamento Não Automático: deferimento em até 60 (sessenta) dias.

Uma das funções desse documento é liberar a entrada e saída da mercadoria, averiguar se as mercadorias estão em conformidade com os requisitos internacionais exigidos e se a mercadoria pode circular no Brasil.

Entre esses órgãos estão a ANVISA, ANEEL e INMETRO, este documento possui grande relevância, pois, traz certa segurança para a mercadoria e, assim, para os envolvidos na operação.

Declaração de importação (DI)

Por fim, o último documento que citaremos neste artigo é a Declaração de Importação, que, como o próprio nome diz, tem como função declarar os dados do processo de importação.

É nele que constam os dados do contrato, como: valor da mercadoria, valor dos impostos, classificação fiscal, fabricante etc.

Este documento está sujeito à realização do despacho aduaneiro, onde se verifica a autenticidade dos dados. Usando como base para todo esse processo a DI, para que seja suficiente esse documento, o mesmo deve conter:

• Identidade do importador e do vendedor;
• Importação da carga;
• Classificação fiscal;
• Valor aduaneiro;
• Procedência e aquisição.

A produção da DI é dividida entre geral, que corresponde à operação de importação, e específica, que identifica os produtos e as propriedades comerciais, fiscal e contábil.

Após o registro da DI deve-se solicitar a impressão do extrato da declaração, o qual servirá como base para conferência dos dados e aduaneira pela autoridade fiscal devida.

O que acontece se houver erro em algum documento e como resolver?

Primeiramente evitar que erros aconteçam se torna mais fácil do que resolvê-los, falhas como informações incompletas, falta de assinaturas, erros de digitação, e prazos atrasados são alguns dos motivos que fazem com que o processo atrase e isso pode ser evitado se houver uma análise criteriosa.

É bem mais simples do que parece: basta apenas dar mais atenção ao processo de digitação dos documentos antes das mercadorias embarcarem, na fase de negociação, fase de  pré-embarque e as outras fases do processo.

Por isso é recomendado começar o processo de digitação dos documentos antes na SISCOMEX, sistema da Receita Federal, onde ainda é possível solicitar a emissão de documentos e correções. Também é indispensável a atenção após a chegada da carga no porto, aeroporto ou local de desembarque da mercadoria.

Conhecendo os erros mais comuns, você que é importador, deve redobrar a atenção, pois, por mais que o exportador seja cuidadoso, falhas podem acontecer e se não forem identificadas com antecedência podem gerar grandes dores de cabeça.

Para alguns equívocos a resolução é mais simples, precisando apenas emitir uma nova guia, já em outros, é necessário a contratação de alguém experiente que entenda dos processos e saiba como resolver, o que pode lhe ocasionar custos altos e demora a ser solucionado.

Apesar de parecer redundante, todas essas informações são extremamente importantes para as operações de importação, cada detalhe faz a diferença e são necessários para evitar dores de cabeça para o importador.

A atenção e cautela podem evitar multas, recolhimento da carga, problemas na receita federal e SEFAZ, e nós sabemos que não é fácil lidar com tanta burocracia e em vários lugares diferentes.