O protagonismo da controladoria jurídica inteligente e suas muitas facetas

Todo escritório de advocacia focado em excelência na prestação de serviços dispõe de uma equipe interna específica e destacada para os controles. No entanto, para além do que ainda se imagina, a equipe de controladoria atua em uma imensidão diversificada de atos e ações que superam em muito as já conhecidas atividades de leitura de publicações e protocolos de prazos.

Assim, entender as necessidades do escritório para desenhar as atividades e montar a equipe certa de Controladoria Inteligente é o passo inicial para se definir como seguirão os trabalhos e para firmar o protagonismo da controladoria perante as equipes técnicas e diretoria. 

Compreender a formação, conhecimento e imprescindibilidade das atividades da Controladoria Inteligente gera cooperação, sinergia e, consequentemente, crescimento das equipes e do escritório. 

Ou seja, é fato que a Controladoria Inteligente vai muito além do que se tem como ideia pré-padronizada, valendo serem listadas algumas das atividades principais e pilares desse setor: 

1: Mapeamento dos fluxos de trabalho 

A equipe de Controladoria Inteligente é capaz de compreender e mapear todo e qualquer fluxo de trabalho. Com isso, é capacitada para identificar eventuais escapes, excessos ou necessidades de complementação nos fluxos próprios e das demais equipes. 

Detendo caráter persuasivo, sempre respeitando as opiniões de todos e pontos estratégicos ou de necessidade interna, pode e deve indicar quais as melhorias de fluxo capazes de influenciar positivamente na produtividade e resultados, bem como, com potencial de melhorarar o dia a dia de cada envolvido. 

Da mesma forma está apta para recepcionar e compreender alterações demandadas pela equipe técnica, seguindo o que lhe for apresentado e, quando necessário, procedendo com os ajustes que melhor se adequem ao dia a dia de todos os envolvidos nos procedimentos. 

2: Identificação de facilitadores e possíveis pontos de automação 

Quando se menciona o uso de robôs, logo se pensa na otimização do trabalho realizado, já que um dos benefícios da automação, senão o principal, é a redução dos trabalhos mecânicos que antes eram realizados por um profissional e que, então, poderão ser realizados por um robô.

Publicações e protocolos, por exemplo, representam um grande volume de trabalho para grandes escritórios e a execução destes, em parte, é mecânica, se resume em muitos cliques e acessos a diversos sistemas - infelizmente os sistemas dos tribunais não são unificados -, fazer o download de informações e documentos dos sistemas dos tribunais e upload para o sistema do escritório; além do tempo despendido para a realização manual dessas atividades, o risco de equívocos fica em muito aumentado. 

Outro benefício da automação é o auxílio na manutenção da integridade de dados e informações na base do escritório. Isso porque há ferramentas que podem ser utilizadas para busca e atualização diária destas informações, o que mantém a base interna e do cliente sempre confiável e pronta para a realização de auditorias, campanhas de negociação e quaisquer outras atuações estratégicas na carteira.

O papel da Controladoria Inteligente nessa questão envolve identificar quais atividades podem ser automatizadas, quais os melhores e mais indicados meios de automação para os resultados objetivados, bem como, manter o foco de seus profissionais na parte intelectual e de mitigação de contingências.

3: Ferramentas de Gestão (BI)

Trabalhando em conjunto com o setor de Tecnologia da Informação, a Controladoria Inteligente une os conhecimentos jurídicos, dos procedimentos e fluxos ao conhecimento técnico de Business Intelligence a fim de identificar quais são os dados que, mais do que os relatórios básicos e diretos extraídos do sistema interno de controle de processos, podem ser analisados através de dashboards que suportem a tomada de decisão.

O uso dessas ferramentas é essencial e traz maior eficácia e precisão na análise de produtividade, divisão de bases e carteiras, revisão de procedimentos, informações basilares e que devem ser repassadas periodicamente aos clientes. 

4: Constante acompanhamento, revisão e correção de eventuais incongruências da base no sistema interno 

Para a otimização das atividades e a conquista da excelência, cabe à Controladoria Inteligente manter um sistema limpo, alimentado com dados corretos, análise minuciosa e atenta, bem como a utilização de tecnologia e dos mais diversos meios de apoio, simultaneamente.

As atividades realizadas pela Controladoria Inteligente são muito dinâmicas, isso porque há a necessidade de interação multidisciplinar, tendo em vista a diversidade de matérias, tribunais e clientes. Por essa razão é que deve ser constante a atualização e alimentação do sistema interno, a análise dos dados cadastrados, uma vez que a padronização não é o suficiente para alcançar as peculiaridades de cada caso, assim como, a automação deve ser acompanhada da expertise humana, pois é sempre necessário entender os problemas dos clientes com profundidade.

5: Evitar contingências 

A Controladoria Jurídica, apesar de muitas vezes não ter o status de protagonista dentro do escritório, é um setor primordial. Embora não seja uma área independente, mantém contato direto com todas as atividades desenvolvidas e em todas as suas fases dentro da rotina do escritório de advocacia, como, por exemplo: geração de cadastros, leitura das publicações, agendamentos dos prazos, confecção das guias de custas e preparo, realização dos protocolos e acompanhamento da agenda dos prazos dos advogados.

O profissional que atua na Controladoria precisa, necessariamente, ser detentor de conhecimento sólido em Direito e nas matérias em que o escritório atua, visto que é por ele que passam as análises de identificação de riscos, não bastando o colaborador ser apenas um auxiliar administrativo, mas sim, aquele que possua graduação até mesmo curso/especialização em Direito Processual - de acordo com a atuação da banca.

6: Estreitamento da relação do escritório com juízos e servidores 

A fluidez da sociedade moderna exigiu uma grande inovação jurídica. Com o intuito de atender os novos anseios sociais, o CPC/15 trouxe consigo grandes inovações no âmbito procedimental, sobretudo no que tange o modo como o processo civil deve se estruturar no direito brasileiro.

Neste sentido, surge o princípio da cooperação processual, consagrado no artigo 6º do CPC. A ideia de que todos os sujeitos do processo devem cooperar entre si supera o - ultrapassado - entendimento de que cada parte deve se ater somente aos seus ideais e o juiz apenas proferir a decisão final.

O princípio da cooperação busca resoluções judiciais justas e eficazes à sociedade e, para isto, o estreitamento de laços entre os servidores da justiça e as partes se faz essencial. Um exemplo disso é a necessidade de integração entre a Controladoria Jurídica Inteligente e os servidores para a realização de audiências, principalmente com a adoção de atos virtuais.

Há codependência entre os sujeitos do processo para que os atos sejam realizados harmonicamente: às partes cabe informar ao juízo, com antecedência, o contato de todas as pessoas que participarão do ato; aos servidores cabe contatar os demais sujeitos do processo, disponibilizando as informações que possibilitem a participação da audiência, a exemplo, o link de acesso à sala virtual.

O contato prévio entre os sujeitos processuais evita o cancelamento e/ou redesignação das audiências, por conseguinte, evita a morosidade e se efetiva o princípio constitucional da razoável duração do processo (art. 5º, LXXVIII, CRFB).

7: Suporte e consolidação do trabalho da técnica 

Indicadores operacionais, metas e a própria busca pelo destaque na competitividade empresarial exigem que o escritório crie ferramentas e fluxos internos que auxiliem no aperfeiçoamento, engajamento e manutenção da qualidade da equipe.

E quando o assunto se converte ao suporte à equipe técnica, a Controladoria Inteligente torna-se essencial para garantir a eficiência na produtividade e qualidade das peças processuais, pois oportuniza a otimização de tempo ao profissional, bem como dos fluxos adotados pelo escritório.  

Nítido, portanto, que toda bancada que preze pela extrema qualidade na prestação dos serviços jurídicos oferecidos tem estabelecida uma Controladoria Jurídica Inteligente com equipe firme, dotada de conhecimentos jurídicos sólidos e aliados à criatividade, noções fortes de gestão de processos e procedimentos, curiosidade e busca constante por melhorias e inovação.