O papel da controladoria jurídica dentro dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos

Quem é advogado(a) sabe que a rotina de um escritório de advocacia ou departamento jurídico envolve, além do estudo constante e da criação de teses, elaboração de petições, despachos junto a juízes, sustentações orais e atendimento aos clientes, bem como acompanhamento diário de publicações, lançamento de prazos para a redação e o cumprimento de petições, protocolo junto aos órgãos administrativos e/ou judiciais, acompanhamento diário de processos e tantas outras tarefas e atividades inerentes a esse ofício.

Sabe-se, ainda, que tudo isso deve ocorrer sem falhas ou erros, de maneira ágil, inteligente, organizada e focada no cliente e nas entregas de valor.

Um diferencial de organização e controle de toda essa rotina jurídica consiste na possibilidade de implantação dentro dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos da chamada controladoria jurídica ? que, a depender do tamanho do escritório e de seus objetivos, pode ser composta por poucas pessoas ou por uma equipe em departamento criado dentro do escritório, para centralização de todas as tarefas e atividades administrativas/jurídicas que não exigem redação e elaboração de teses, mas que demandam atenção, organização, atualização e conhecimento jurídico, focadas em processos, tecnologia, dados e pessoas. Tudo isso sob o olhar atento da gestão, uma vez que a controladoria jurídica se ocupa de questões burocráticas e repetitivas na rotina de prestação de serviços jurídicos; suas práticas possibilitam o aumento da produtividade da equipe técnica e que as ações desta sejam direcionadas para além do acompanhamento de prazos processuais.

A controladoria jurídica pode ser resumida nos termos controle e gestão da produção jurídica:

• A controladoria jurídica permite um controle constante e organizado dos processos e dos prazos, seja por meio de recepção de publicações, indicação e lançamento de prazos, alimentação do software do escritório e/ou do cliente, organização dos documentos (processuais ou não) ou dupla checagem (de todos os lançamentos feitos, de todas as publicações colhidas, de todos os prazos cumpridos ou por ventura adiados quando não se tratarem de prazos peremptórios), evitando erros ou falhas capazes de fulminar de morte qualquer processo; e
• Com a gestão da produção jurídica, a controladoria jurídica é capaz de informar gestores e clientes acerca da situação de cada processo e do desempenho de cada integrante do escritório, propondo metas e estratégias com vistas a maior produtividade e à excelência dos resultados. A controladoria jurídica também consegue registrar e dar retornos sobre visitas aos fóruns e às repartições públicas e sobre decisões judiciais, emitindo relatórios gerenciais para os clientes (internos e externos), o que otimiza sobremaneira o tempo da equipe técnica.

Pode-se dizer que tudo começa e termina com a colaboração da controladoria jurídica, que realiza todas as tarefas e atividades jurídico-administrativas, além de proporcionar todo o suporte que os advogados necessitam para lidar com seu fluxo de trabalho, identificando, por meio de indicadores de desempenho, os resultados de cada membro da equipe e viabilizando a definição de metas e a criação de estratégicas com foco na excelência.

Hoje, sabe-se que o escritório de advocacia não pode nem deve ser visto apenas como um conjunto de pessoas dotadas de expertise técnica, muito menos como produtoras de prazos judiciais, mas, sim, como indivíduos com uma visão mais ampla, capazes de auxiliar o cliente como consultores na tomada de decisões, o que abre uma gama de possibilidades para prevenir dissabores e perdas de capital, otimizando o negócio do cliente em questões estratégicas, por exemplo, na seara empresarial e tributária, mediante comunicação ativa e proativa.

Nesse contexto, a controladoria jurídica assume um importante papel ao retirar do escopo da equipe técnica tarefas burocráticas, que demandam tempo e atenção, proporcionando a ela uma visão geral e focada nas demandas e necessidades dos clientes e de seus processos.

Segundo Samantha Albini, pioneira na implantação da controladoria jurídica no Brasil, ela é

[...] um setor do escritório de advocacia ou departamento jurídico que atua dando suporte ao setor técnico, garantindo a efetividade, a qualidade, a segurança e a agilidade nos serviços jurídicos e realizando a análise de resultados da produção jurídica. Ela também atua como guardiã do software de gestão, assegurando sua integridade, e como o setor de qualidade do escritório e departamento jurídico, criando, fiscalizando e mantendo os procedimentos padrão. De qualquer forma, o importante é compreender que ela é o setor responsável pela gestão centralizada dos serviços jurídicos¹.

Assim, fica claro que a controladoria jurídica é um setor abrangente que envolve gestão de software, gestão de qualidade, gestão de resultados, gerenciando, ainda, os pedidos da equipe técnica e dando-lhe suporte em suas demandas.

É na controladoria jurídica que encontramos uma gestão centralizada dos serviços jurídicos, com métricas e análise de dados por meio de dashboards e business intelligence. Esse setor também auxilia os gestores na tomada de decisões e busca otimizar as entregas de valor, seja por meio da alimentação de softwares de gestão, da análise de dados, do uso de metodologias ágeis, ou do chamado design thinking; isso possibilita que os advogados e os demais profissionais se concentrem em suas teses e nas soluções jurídicas desejadas pelos clientes. A maturidade da controladoria jurídica leva os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos a dominar o uso de ferramentas que agilizem as atividades repetitivas e operacionais, mostrando os benefícios da inovação, da tecnologia e da automação.

O papel da controladoria jurídica dentro dos escritórios e departamentos jurídicos vai muito além de um simples suporte. Buscando esclarecer questões nesse sentido, todos os anos ocorre um encontro de departamentos jurídicos norte-americanos denominado Corporate Legal Operations Consorcium (CLOC), cujo objetivo é guiar os profissionais da área jurídica na implementação das chamadas operações legais (legal operations) pelo mundo. As operações legais ficam aos cuidados de equipes multifuncionais e os escritórios e departamentos jurídicos são inspirados a melhorar e aumentar a eficiência dos negócios jurídicos. Ressalta-se que uma das competências incentivadas pelo CLOC é a criação de uma controladoria jurídica competente para lidar com as chamadas operações práticas, de modo a liberar as equipes jurídicas da realização de atividades repetitivas e operacionais.

O CLOC discute a realidade atual e a realidade desejada e pontua que na

[...] realidade atual: em muitos departamentos internos, com frequência os advogados assumem vários papéis por necessidade e acabam lidando com tarefas que não exigem um diploma de advogado(a). As tarefas geralmente não são atribuídas estrategicamente ou com a especialização em mente. Isso aumenta os custos e diminui sua capacidade de contribuir em outro lugar, ao passo que o estado desejado é permitir que os advogados pratiquem a advocacia e minimizem sua distração com tarefas e projetos operacionais [tradução nossa]².

Orienta-se, ainda, que sejam criadas e treinadas dentro da controladoria jurídica equipes de trabalho flexíveis, eficientes e experientes em operações específicas; com isso, surgirão benefícios como redução de custos e aumento da produtividade das equipes jurídicas, tendo em vista que estas se concentrarão nas tarefas de maior valor agregado, alcançando melhores resultados com maior velocidade e eficiência na produção jurídica geral.

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